8 800 250 73 45 Отдел продаж 8 (800) 250 73 45 Техподдержка 8 (800) 250 73 45 Онлайн-кассы

EDI документы

Формирование EDI-документа

Для формирования нового исходящего EDI-документа в системе Такском-Файлер можно использовать один из трёх способов:

  • Импорт xml-документа, сформированного в соответствии с требованиями формата, см. п. 8.8.1.
  • Ручной ввод данных в бланк утвержденного формата без использования входящих документов, см. п. 8.8.2.
  • Формирование EDI-документа как ответа на входящий EDI-документ, см. п. 8.8.3. Формирование ответного EDI-документа. Большинство полей документа при этом запол- няется автоматически по информации из входящего EDI-документа с возможностью их редактирования.

Формируемые документы до отправки хранятся в разделе "Черновики".

Схема размещения отправленных/полученных EDI-документов:

Импорт EDI-документа

При импорте распознаются только документы установленного формата в виде файлов xml и zip архива, содержащего единственный xml файл.

ПРИМЕЧАНИЕ: При некоторых нарушениях формата импортируемый документ может быть импортирован как неформализованный.

Для импорта документа с проведением проверки его формата необходимо:

  • Войти в любой из разделов: "Черновики", "Прайс-листы", "Заказы и поставки" или "Документооборот" главного меню.
  • Нажать кнопку "Загрузить документы".
  • Выделить импортируемый файл или несколько импортируемых файлов и нажать кнопку "Открыть". Отобразится сообщение о загрузке документа (документов).
  • После импорта и автоматической проверки документа в правом нижнем углу окна на несколько секунд отобразится сообщение о результате импорта и проверки документа. Примеры:
  • Сообщение о загрузке с ошибками, не означает, что документ повреждён при импорте. Это может означать, что в сформированном письме с импортированным документом отсутствуют обязательные атрибуты, например, "Получатель" (адресат), "Отправи- тель", "Дата".
  • После этого импортированный документ доступен в таблице разделе "Черновики".
    Результат проверки отображается в колонке "Статус".

Для получения информации об ошибках нужно:

  • Перейти по ссылке на документ в колонке "Тип документа".
  • Перейти по ссылке "результаты контроля".
  • Откроется текст протокола проверки со ссылкой для перехода к редактированию импортированного документа.

Для редактирования письма с импортированным документом нужно нажать кнопку "Редактировать" и исправить ошибки.

Ручной ввод данных в бланк установленного формата

Если для формируемого документа существует документ, предшествующий ему по схеме, представленной в п. 8.8, то для автоматического переноса данных из предшествующего документа (сокращения объёма вводимых вручную данных) как правило его удобнее формировать как ответный, см. п. 8.8.3. Формирование ответа на EDI-документ.

Для создания письма с документом путём заполнения экранной формы (бланка) необходимо:

  • Открыть раздел "Документооборот" или "Черновики" и нажать кнопку меню "Создать документ".
  • В открывшемся меню выбрать необходимый тип документа. Чтобы открыть подраздел меню, нужно нажать кнопку

Для обеспечения возможности быстрого выбора всех документов по сделке для формализованных документов можно указать № сделки (не более 255 символов), который является одним из параметров фильтра документов (см. п. 13. Использование фильтра).

Для заполнения поля "Получатель" следует кнопкой открыть список контрагентов. Для поиска в этом списке можно задать параметры поиска в левой части окна и нажать кнопку "Поиск". Для выбора нужного значения среди удовлетворяющих параметрам поиска следует нажать ссылку с наименованием контрагента. Пример:

Следует отметить, что поле "ИНН/КПП" контрагента заполняется автоматически в результате выбора в поле "Получатель".

При выборе адресата (получателя или плательщика) доступны только контрагенты, положительно ответившие на приглашение к обмену электронными документами (см.п. 6.3. Формирование и ведение таблицы контрагентов). Если контрагент не найден - уточните параметры поиска. (Окно поиска отображает не более 10 абонентов, соответствующих параметрам поиска.)

После выбора получателя для указания подразделения и контактных лиц на стороне отправителя и получателя рекомендуется после выбора получателя воспользоваться кнопками "+Добавить контактное лицо" и заполнить открывшиеся поля.

Если получатель при настройке дал разрешение показывать контрагентам подразделения своей организации, то поле "Подразделение" можно заполнить как произвольным текстом, так и при помощи выбора названия в списке подразделений.

Поля, выделенные розовым цветом, обязательны для заполнения.

При помощи кнопки "Загрузить" к письму можно добавить файл данных, предназначенный для автоматической обработки внешней программой адресата. Этот файл не подписывается, его размер должен быть не более 10240 Кб.

До отправки письма можно также зафиксировать его связь с ранее отправленными или полученными документами. Для этого используется кнопка "Выбрать документы для связи". Подробнее о связывании документов см. п. 8.6. Связывание документов.

При необходимости указать тему письма и сопроводить отправляемые документы пояснением или иным текстом следует воспользоваться кнопкой "Добавить описание".

Созданное письмо можно сохранить, проверить или отправить с помощью кнопок панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ. В случае роуминга ООО "Такском" не может нести ответственность за отображение всех дополнительных атрибутов (связанные документы, данные о контактных лицах отправителя и получателя, описание) на стороне получателя.

Формирование ответа на EDI-документ

Для формирования ответа на EDI-документ необходимо найти и открыть этот документ в подразделе "Входящие" раздела "Прайс-листы" или "Заказы и поставки", а затем - воспользоваться одной из кнопок на верхней панели инструментов.

Для облегчения поиска можно упорядочить документы в списке по значениям любого столбца нажатием на заголовок столбца или воспользоваться фильтром.

Для использования фильтра необходимо:

  • открыть параметры фильтрации переходом по ссылке "Показать параметры";
  • установить необходимые параметры фильтрации ("Отправитель", "Тип документа", "Номер документа", "Дата получения...", "Дата документа...", "Статус") или выбрать фильтр, созданный ранее (см. 6.5. Поиск сформированных, отправленных или полученных документов);
  • отфильтровать входящие документы нажатием кнопки "Применить фильтр".

Новые (непрочитанные) входящие документы выделены жирным шрифтом.

Данные контактных лиц по полученному документу, если они заданы, можно увидеть, если щелкнуть левой кнопкой мыши на наименовании отправителя:

Чтобы открыть документ, нужно нажать ссылку с названием типа документа в колонке "Документ":

Ознакомившись с документом, можно направить его на согласование (кнопка "На согласование") или для обработки ("Переместить") в другое подразделение или конкретному сотруд- нику своей организации, а также скачать, выбрав соответствующий пункт в меню "Ещё".

Подробнее см. п. 9. Направление документов на согласование или подписание.

Для формирования ответа на входящий EDI-документ Прайс-лист нужно нажать кнопку "Согласовать прайс", "Отклонить" или "Сформировать заказ".

Подробнее о формировании Заказа см. п. 8.8.3.1. Формирование Заказа в ответ на Прайслист.

Для формирования ответа на входящий EDI-документ Заказ нужно нажать кнопку "Сформировать ответ", "Отклонить" или "Сформировать уведомление об отгрузке" над экранной формой открытого документа.

Для ввода кодов маркировки при заполнении Уведомление об отгрузке сначала нужно нажать кнопку слева от наименования товара:

Подробнее о формировании Уведомления об отгрузке см. п. 8.8.3.2. Формирование Уведомления об отгрузке товара.

Для формирования ответа на входящий EDI-документ Уведомление об отгрузке нужно нажать кнопку "Сформировать уведомление о приёмке" или "Отклонить".

После нажатия этих кнопок откроется электронный бланк ответного EDI-документа, который следует заполнить (поля, обязательные для заполнения, выделены розовым цветом) и отправить нажатием кнопки "Отправить". Подробнее о формировании Уведомления о приемке см. 8.8.3.3. Формирование Уведомления о приемке.

При необходимости перед отправкой ответный EDI-документ можно сохранить или, полностью заполнив, направить на согласование. Предназначенный для этого пункт меню и кнопка указаны на рис.:

Для отклонения входящего EDI-документа, формирования и отправки соответствующего сообщения следует воспользоваться кнопкой "Отклонить".

Для отправки подготовленного ответного EDI-документа нужно на экранной форме этого документа или на странице результата проверки нажать кнопку "Отправить":

О формировании УПД (счета-фактуры) по Уведомлению о приемке (RECADV) см. п. 8.8.3.4.

Формирование Заказа в ответ на Прайс-лист

Для формирования Заказа в ответ на Прайс-лист (Каталог цен) нужно:

  • Найти Прайс-лист (Каталог цен) в подразделе "Прайс-листы" - "Входящие" и открыть его.
  • Нажать на кнопку "Сформировать заказ". Пример:
  • Заполнить электронный бланк Заказа. Указать необходимое количество товаров, дату поставки, ... Обязательные для заполнения поля выделены розовым цветом. Лишние строки удалить нажатием кнопки в первой колонке.
    Для добавления строки - нажать кнопку "Добавить строку" под списком.
  • Для расчёта сумм - поставить галочку в позиции "Авторасчёт". Пример:
  • Проверить. В случае внесения исправлений в ценах или количестве - нажать кнопку "Рассчитать".
  • Для отправки Заказа Поставщику - нажать кнопку "Отправить".
    При наличии ошибок заполнения Заказа отправка не выполняется, появится сообщение об ошибках. В этом случае нужно нажать кнопку "Ok" в окне сообщения об ошибках и исправить ошибки.

Формирование Уведомления об отгрузке товара

Для формирования Уведомления об отгрузке товара необходимо открыть входящий EDI- документ Заказ и нажать кнопку "Сформировать уведомление об отгрузке".

После нажатия этой кнопки откроется электронный бланк Уведомления об отгрузке, который следует заполнить (поля, обязательные для заполнения, выделены розовым цветом).

Данные в таблицу товаров этого бланка по умолчанию импортируются из Заказа (ORDERS).

Необходимо ввести данные о фактической отгрузке товаров.

Лишние строки - удалить нажатием кнопки в первой колонке.

Для ввода кодов маркировки сначала нужно нажать кнопку слева от наименования товара.

Для корректного расчёта сумм необходимо поставить галочку в позиции "Авторасчёт" и, после завершения ввода данных, - нажать кнопку "Рассчитать".

Выбранная величина ставки НДС при автоматических расчётах не учитывается.

Для отправки Уведомления об отгрузке заказчику - нажать кнопку "Отправить".

При наличии ошибок заполнения Уведомления об отгрузке отправка не выполняется, появится сообщение об ошибках. В этом случае нужно нажать кнопку "Ok" в окне сообщения об ошибках и исправить ошибки.

Формирование Уведомления о приемке

Для формирования Уведомления о приемке необходимо открыть входящий EDI-документ Уведомление об отгрузке и нажать кнопку "Сформировать уведомление о приёмке".

После нажатия этой кнопки откроется электронный бланк Уведомления о приемке, который следует заполнить и проверить (поля, обязательные для заполнения, выделены розовым цветом).

Для проверки кодов маркировки нужно нажать кнопку слева от наименования товара.

В случае, если товары принимаются не полностью или обнаруживаются несоответствия принимаемого товара указанному в Уведомлении об отгрузке, Покупатель может исправить соответствующие позиции в автоматически подготовленном Уведомлении о приемке.

Исправленные позиции выделяется зеленым цветом при отображении отправленного Уведомления о приемке у Покупателя и полученного Уведомления о приемке у Поставщика.

Если количество принятых товаров не совпадает с количеством отгруженных, то нужно нажать кнопку "Рассчитать" для перерасчёта сумм.

Пример:

Для отправки Уведомления о приемке Поставщику - нажать кнопку "Отправить":

При наличии ошибок заполнения Уведомления о приемке отправка не выполняется, появится сообщение об ошибках. В этом случае нужно нажать кнопку "Ok" в окне сообщения об ошибках и исправить ошибки.

Формирование УПД (счёта-актуры) по Уведомлению о приемке

Для формирования УПД () по Уведомлению о приемке нужно:

  • Найти и открыть соответствующее Уведомление об отгрузке.
  • Нажать кнопку "Показать документооборот":
  • Открыть Уведомление о приемке щелчком мыши на его названии:
  • Данные по товарам, которые были изменены при приемке товаров, будут выделены зеленым. Пример:
  • Нажать кнопку "Вернуться" на верхней панели инструментов страницы открытого Уведомления о приемке.
  • Нажать кнопку "Сформировать УПД". Пример: УПД сформируется по данным Уведомления о приемке.
    При необходимости УПД можно отредактировать.
    Для корректного расчёта сумм необходимо поставить галочку в позиции Авторасчёт" и, после завершения ввода или редактирования данных, - нажать кнопку "Рассчитать".
  • Для проверки - нажать кнопку "Проверить" на верхней панели инструментов.
  • Для отправки сформированного УПД - нажать кнопку "Отправить" на верхней панели инструментов.
    При наличии ошибок заполнения УПД отправка не выполняется, появится сообщение об ошибках. Пример: В этом случае нужно нажать кнопку "Ok" и исправить ошибки.
Вверх!