Подготовка и отправка отчётных сведений о доходах физических лиц (2-НДФЛ)

Подготовка файла отчётности

В форме документа:

• В реквизите «Организация» укажите организацию, от имени которой вы формируете сведения;
• В реквизите «ОКАТО/КПП» коды ОКАТО места нахождения организации и КПП организации проставляются автоматически;
• В реквизите «Налоговый период» выберите год, за который вы составляете отчёт;
• В реквизите «Вид справок» выберите пункт «Ежегодная отчётность».

Затем с помощью кнопки «Заполнить — физ. лицами, получавшими доходы» запустите процедуру автоматического сбора сведений о доходах физических лиц по данным информационной базы.

Собранные сведения будут отображены в таблицах документа (рис. 2).

Список подготовленных справок о доходах физических лиц отображается слева на форме документа. Для каждого физического лица и ставки налога надо формировать отдельную справку.

Справа на форме документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» расположена панель с двумя закладками «Доходы, вычеты, налоги» и «Личные данные налогоплательщика», на которых отображаются данные текущей, выделенной в левом списке, справки о доходах.

Перемещаясь по строкам списка справок, можно поочередно просмотреть данные каждой подготовленной к передаче в ИФНС справки. Данные, указанные на этих закладках, будут использованы при выгрузке сведений о доходах в файл и получении печатной формы справки 2-НДФЛ (рис. 3).

Информация о том, какие реквизиты документа для заполнения каких разделов справки используются, а также о том, на основании каких данных информационной базы они заполняются, представлена в таблице 1.

При необходимости данные документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» можно корректировать вручную, при этом рекомендуется исправить учётные данные, после чего перезаполнить данные в документе. Например, вы обнаружили, что в справке фигурирует неверный код дохода.

Варианты действий:

• указать правильный код дохода непосредственно в документе «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в табличном поле «Доходы по месяцам»;
• исправить код дохода в настройках вида расчёта, с помощью которого был начислен доход, повторно провести документ «Начисление зарплаты работникам», которым было выполнено начисление, после чего перезаполнить данные справки 2-НДФЛ.

Несмотря на трудоёмкость, второй вариант является предпочтительным.

Если речь идёт об одной справке, то после исправления учётных данных не обязательно перезаполнять весь документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

С помощью кнопки «Обновить» можно обновить (перезаполнить по данным информационной базы) данные конкретной справки 2-НДФЛ.

Чтобы получить файл со сведениями о доходах, необходимо нажать на кнопку «Записать файл на диск» и в появившемся окне выбрать папку, в которой следует сохранить файл.

Файлу будет присвоено имя в соответствии с реквизитом «Имя файла» документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС». Нажав кнопку «Показать файл», можно просмотреть содержимое файла.

При необходимости можно распечатать справки о доходах 2-НДФЛ и/или «Реестр справок», нажав кнопку «Печать».

Перед получением файлов или печатных форм сведений программа автоматически проверит сведения на наличие ошибок. Если есть ошибки, появятся сообщения о них.

После подготовки сведений документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» следует провести.

При проведении документа копия соответствующего ему файла будет сохранена в регистре сведений «Архив данных регламентированной отчётности».

После того как сведения будут приняты в ИФНС, рекомендуем вам защитить документ от изменений, поставив флажок «Принято в ИФНС».

Выгрузка и отправка файла отчётности

Чтобы отправить сведения, необходимо в форме документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» в верхней командной панели выбрать подменю «Отправка» и нажать «Отправить» (рис. 4). В верхней части формы находится панель, на которой отображается текущее состояние отправленного отчёта.

После этого программа выгрузит отчёт, подпишет его ЭЦП ответственного лица, зашифрует и отправит в ИФНС.

Если в отчёте есть ошибки, которые препятствуют корректной выгрузке, она будет прекращена и появятся предупреждающее сообщение и список ошибок в служебном окне в нижней части экрана. В этом случае необходимо устранить ошибки и повторить процесс отправки.

При успешной отправке в верхней части формы отчёта появится сообщение о дате и времени его отправки. Следить за поступлением ответов из ИФНС вы можете в форме «Документооборот с контролирующими органами», которую можно вызвать с помощью команды «Отправка — Показать отправки».

Уточнение сведений о доходах физических лиц за предшествующие налоговые периоды

Если нужно уточнить ранее представленные в ИНФС сведения, следует подать новую «Справку» по форме 2-НДФЛ по данному физическому лицу.

Сведения о доходах физического лица, которому налоговый агент сделал перерасчет налога на доходы физических лиц за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, необходимо оформить в виде новой «Справки» по форме 2-НДФЛ.

ВАЖНО! Рекомендуем вам при составлении новой «Справки» взамен ранее представленной в полях "№ ____" и "от ____" указать № ранее представленной «Справки» и новую дату составления «Справки».

Чтобы подготовить «Справку», необходимо использовать документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

Шаг 1.
Перед подготовкой новой «Справки» рекомендуем вам убедиться, что ранее поданные сведения зафиксированы в информационной базе, т. е. документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС», с помощью которого подготовлены исходные сведения, проведён.

Если он не проведён, его следует провести.

При проведении документа копия представленных сведений будет сохранена в регистре сведений «Архив данных регламентированной отчётности».

При формировании печатных форм или файлов в электронном виде для проведенного документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» используются данные этого регистра.

Таким образом, вы всегда можете просмотреть, какие именно данные переданы. Дополнительно рекомендуем вам защитить исходный документ от случайного повторного проведения, установив флажок «Принято в ИФНС».

Шаг 2.
После этого можно исправить учётные данные. Порядок действий зависит от причины корректировки.

1) Неверная налоговая база: не отражены некоторые доходы, отражены лишние суммы доходов и т.п.

Необходимо:

• Скорректировать налоговую базу прошлого периода с помощью документа «Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ» (вызов из меню «Зарплата — Данные учёта зарплаты во внешней программе») (рис. 5);
• Пересчитать НДФЛ — ввести новый документ «Начисление зарплаты работникам», установить флажок «Корректировка расчёта НДФЛ», на закладке «НДФЛ» добавить сотрудника, нажать кнопку «Рассчитать».

2) Неверная сумма исчисленного налога.

Необходимо пересчитать НДФЛ:

1. Ввести новый документ «Начисление зарплаты работникам» (рис. 6);
2. Установить дату документа — конец налогового периода, за который нужно пересчитать налог;
3. Установить флажок «Корректировка расчёта НДФЛ», на закладке «НДФЛ» добавить сотрудника, нажать кнопку «Рассчитать»;
4. Изменить дату документа — указать последнее число текущего месяца начисления.

3) Неверная сумма удержанного налога.

Необходимо скорректировать сумму удержанного налога с помощью документа «Ввод доходов, НДФЛ и налогов (взносов) с ФОТ» (рис. 7).

4) Неверная сумма перечисленного налога.

Необходимо зарегистрировать сумму перечисленного налога с помощью документа «Перечисление НДФЛ в бюджет РФ» либо скорректировать в регистре «Расчёты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ» с помощью документа «Корректировка записей регистров накопления» (рис. 8).

Шаг 3.
После редактирования учётных данных можно начать формировать сведения с помощью документа «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС»:

1. Создать новый документ «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (рис. 9);
2. В качестве даты документа установить более позднюю дату, чем конец месяца, в котором корректировали учётные данные по НДФЛ, например, первое число следующего месяца;
3. В табличную часть документа добавить физических лиц, по которым следует представить новые «Справки».

При этом «Справка» заполнится автоматически на основании данных учётной базы.

Обращаем ваше внимание, что учитываются данные, зарегистрированные в прошлых по отношению к дате документа месяцах, поэтому важно правильно установить дату документа.

При необходимости данные «Справок» в форме документа можно корректировать вручную, т. е. не исправлять учётные данные (пропустить шаг 2), а исправить данные сразу в документе «Справка 2-НДФЛ для передачи в ИФНС».

При этом мы вам рекомендуем предварительно выровнять учёта по НДФЛ в информационной базе.

4. Скорректировать № «Справки» — указать номер ранее представленной по данному физическому лицу справки;

5. Исправить дату документа — указать реальную дату составления «Справки»;

6. Выгрузить «Справку» в файл, распечатать «Реестр справок».