Сегодня электронный документооборот становится всё более популярным, количество бумажных документов неуклонно сокращается. Всё больше индивидуальных предпринимателей и компаний в своей деятельности используют универсальный передаточный документ. В чём отличие и преимущества этой формы, а также как правильно заполнить индивидуальному предпринимателю такой документ, – рассказываем в статье.
Применение универсального передаточного документа (УПД) – дело добровольное. Его используют для удобства, когда необходимы счёт-фактура и отгрузочный документ. Универсальная форма сочетает в себе их свойства и полностью заменяет их.
Ни Налоговый кодекс РФ, ни Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (закон № 402-ФЗ) не содержат форму УПД. Однако, чтобы в первичных документах было некоторое единообразие, ФНС России в письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ предложила форму УПД. Она была подготовлена ФНС России на основе существующей формы счёта-фактуры, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 (постановление Правительства РФ № 1137) и носит рекомендательный характер.
То есть при необходимости компании и ИП могут самостоятельно дополнять УПД нужными показателями.
Как мы отметили в самом начале, УПД как «первичка» фиксирует факт хозяйственной деятельности. Такое требование установлено в части 1 статьи 9 закона № 402-ФЗ.
УПД, как и любая «первичка», должен соответствовать требованиям части 2 статьи 9 указанного закона. А значит, должен содержать следующие показатели:
Первичная документация необходима для подтверждения совершения факта хозяйственной деятельности ИП и обоснованности понесённых расходов. «Первичку» часто требуют налоговые органы при проведении проверок.
Универсальный передаточный документ может быть в двух статусах: «1» или «2» (указываются в специальном поле в левом верхнем углу). От статуса зависит применение УПД.
Статус «1» означает, что документ используется одновременно как счёт-фактура и как «первичка» о передаче товарно-материальных ценностей – работ, услуг, имущественных прав (согласно письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). То есть, если ИП (продавец) оформляет такой УПД, то выставлять отдельно счёт-фактуру нет необходимости.
При этом покупатель на основании такого УПД может принять НДС к вычету и подтвердить расходы по налогу на прибыль.
Чтобы УПД точно смог быть использован как счёт-фактура и как «первичка», его нужно оформить должным образом. То есть в нём необходимо правильно заполнить все обязательные реквизиты (пункты 2, 5 и 6 статьи 169 НК РФ, часть 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ), соответствующие отгрузочному счёту-фактуре и первичному документу.
Например, если указан статус «1», но при этом не заполнена графа 7 «Налоговая ставка», принять к НДС вычету по такому документу нельзя (пункт 2 и подпункт 10 пункта 5 статьи 169 НК РФ).
УПД со статусом «2» применяется только как первичный документ о передаче товарно-материальных ценностей. Он должен быть заполнен согласно требованиям к «первичке».
Статья 168 НК РФ устанавливает срок для выставления счёта-фактуры – не позднее 5 календарных дней, начиная со дня отгрузки. Это требование касается УПД в части счёта-фактуры.
При этом в УПД есть часть, которая касается передаточного документа. А такие документы должны составляться, согласно ст. 9 № 402-ФЗ, в момент совершения факта хозяйственной деятельности, либо сразу после его окончания. То есть для оформления УПД определяющим будет именно срок оформления первичного документа.
ИП продавец вносит в УПД свои данные (ФИО), ИНН и адрес согласно ЕГРИП. Также необходимо, чтобы продавец расписался и расшифровал подпись. Если ИП – покупатель, то он вносит те же сведения. Всегда проверяйте данные, которые вы заполняете, как в части продавца, так и в части покупателя. Ошибки могут привести к проблемам с налоговыми органами, в частности, при заявлении покупателем налогового вычета по НДС.
Если ИП не является плательщиком НДС (использует УСН или ПСН), то до конца 2024 года он не выставляет НДС своему покупателю. То есть счета-фактуры не оформляются, а УПД применяется только как передаточный документ (со статусом «2»).
ВАЖНО! Все субъекты бизнеса – включая ИП – на упрощённой системе налогообложения с 2025 года признаются плательщиками НДС. В этой связи они с 2025 года должны выставлять НДС покупателям. Однако есть исключение – если ИП будет освобождён от уплаты НДС (величина выручки за 2024 год составит менее 60 млн рублей), то УПД он также может использовать со статусом «2».
Порядок оформления УПД в части счёта-фактуры компаниями и индивидуальными предпринимателями схож. Особенности заполнения счёта-фактуры для ИП указаны в пункте 5 статьи 169 НК РФ и в подпунктах «в», «г», «д» пункта 1 Правил заполнения счёта-фактуры, утверждённые постановлением Правительства РФ № 1137. Образец заполнения можно посмотреть здесь.
Обычно универсальный передаточный документ оформляет продавец. Рассмотрим, что должны вносить в УПД продавец и покупатель по общим правилам.
Что делает продавец?
Указывает статус: «1» или «2». В части счёта-фактуры заполняют УПД в зависимости от его статуса. Если «1», то фрагмент с реквизитами счёта-фактуры заполняется в общем порядке, предусмотренном для счетов-фактур. Каких-либо особенностей для УПД не предусмотрено.
При заполнении документа со статусом «1» нужно дополнить его строкой «5а», в которой отражаются реквизиты документа об отгрузке товаров. Вы можете по данной строке написать «тот же». То есть номер и дату документа об отгрузке заполнять не нужно.
Табличная часть УПД также должна соответствовать табличной части счёта-фактуры. Например, это касается графы «1б», в которой указывают код по ТН ВЭД ЕАЭС при экспорте в страны Евразийского союза.
Если статус «2», то в этой части можно указать только реквизиты, обязательные для первичного документа.
В части первичного документа правильно нужно отразить остальные обязательные реквизиты первичного документа, которые не указаны во фрагменте счёта-фактуры. А именно:
ФНС России рекомендует указывать здесь и фактическую дату отгрузки, несмотря на то, что этот реквизит не является обязательным.
Также в этой части можно указывать дополнительные сведения, к примеру:
Продавец может проставить на нём печать, если она есть, однако это не является обязательным требованием.
Что делает покупатель?
Покупатель должен в УПД указать должность, Ф.И.О. и подпись ответственного лица. Остальные реквизиты, которые предусмотрены для покупателя, можно заполнить по желанию, поскольку они не являются обязательными. В частности, это:
Покупатель, если посчитает необходимым, также может проставить на УПД печать.
Как ИП правильно сформировать, заполнить УПД и поставить на нём подпись в электронном виде, читайте в статье «ИП формирует электронный УПД: особенности заполнения и передачи покупателю».
и получайте новости первыми!