Картотека документов

Архив для любых документов, их перевод в формат ФНС и отправка в госорганы

Картотека документов

Универсальный инструмент для автоматизированной систематизации и подбора
документов для передачи в госорганы из всех ваших источников: учетных
программ, бумажных и электронных архивов.

Картотека документов поможет вам

ускорить процесс сбора документов из разных источников и минимизирует риски «человеческого фактора».

Если вам необходимо

Подтверждать обоснованность
льготного налогообложения, в том
числе ставку НДС 0%
Отвечать на большое количество
требований налогового органа для
подтверждения льгот
Постоянно готовить пакеты
документов по претензионной работе
для досудебного или судебного
разбирательства
Тратить значительное время
на подготовку пакетов документов
из бумажных, сканированных архивов
и разных учетных систем

Мы поможем вам!

Автоматизировать подбор документов
и сократить сроки ответов на требования
ФНС и подтверждения льготы по налого-
обложению, в т.ч. по ставке НДС 0%
Снизить риски непредставления или
несвоевременного представления
документов в государственные
и контролирующие органы
Минимизировать ошибки, реализовав
автоматический количественный
и качественный контроль подбора
пакета документов для ФНС
Значительно упростить работу ваших
сотрудников, тем самым более
эффективно перераспределить ваши
трудовые ресурсы

Картотека не заменяет ваши учетные системы, а дополняет их работу необходимым функционалом
(«дружит между собой»), что позволяет автоматизировать работу с электронными и бумажными
документами.

Картотека может хранить как ссылки на документы из учетных систем и электронных архивов, так и сами документы, если они хранились ранее на бумаге, поэтому она одинаково успешно работает и с электронными, и бумажными документами.

Мы поможем вам!

Оценим ваши потребности,
расскажем возможности картотеки
и подберем удобный формат работы!

Возможности Картотеки

Интеграция с любыми информ. системами
(учётные системы, эл.архив, ЭДО)

Благодаря открытому интерфейсу взаимодействия, Картотека может подключаться к любым информационным системам.

Развитый многопользовательский режим

Картотека поддерживает одновременную работу неограниченного количества сотрудников. Благодаря возможности разграничения доступов, ваши сотрудники будут видеть документы только по тем организациям и контрагентам, за которые они отвечают.

Систематизация и хранение документов

Картотека cоберет информацию по всем источникам и хранилищам документов, систематизирует ее и предоставит возможность быстрого поиска по всей базе файлов по каждому запросу. Также Картотека предоставляет возможность хранения сканированных и других документов, которые ранее не были загружены в вашу учетную систему.

Контроль состояния документов

Картотека проверяет полноту реквизитов документов и наличие файла исходного документа. Благодаря ее гибким настройкам уведомлений вы всегда будете проинформированы о событиях и проблемах с документами. Есть возможность гибкой настройки критериев подбора документов c персональными настройками контроля перед отправкой (например, согласование пакета с ответственным сотрудником)

Быстрый и удобный поиск документов

По ключевым параметрам можно за доли секунды найти требуемый документ из любых баз, синхронизированных с Картотекой.

Различные варианты ответа в ФНС

В удобном интерфейсе Картотеки можно задать критерии подбора документов согласно требованию ФНС, выбрать необходимые, после чего одним щелчком мышки Картотека автоматически сформирует комплект документов с описью. Данный комплект можно выгрузить в электронном виде для передачи по ТКС или распечатать для передачи на бумаге.

Интеграция с программами Такском

Автоматическая интеграция с Такском-Спринтер обеспечит передачу документов в ФНС по каналам связи в соответствии с регламентом ФНС, что позволит вам перейти на безбумажный обмен документами с ФНС. Встроенный модуль Такском ЭДО обеспечит интеграцию с Такском-Доклайнс и позволит обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами прямо из Картотеки.

Возможность кастомизации

Позвоните и узнайте подробности по телефону

8 (495) 739 07 95

Выгоды внедрения Картотеки документов

Фиксация всей истории взаимодействия с ФНС и списка отправленных документов

Снижение риска непредставления и некачественного предоставления документов
Упрощение поиска необходимых документов, поддержание базы документов компании в актуальном состоянии
Уменьшение ошибки человеческого фактора в процессе подготовки ответов на требования ФНС
Снижение операционных затрат компании за счёт отказа от печати документов и курьерской доставки

Автоматическое формирование реестров, описей документов, заявлений о ввозе
Существенное сокращение времени для подготовки ответа на требование ФНС
Контроль сроков ответа на требования ФНС и процесса подготовки комплекта документов
Упрощение взаимодействия с ФНС путём перехода на безбумажный обмен документами

Мы не продаем свои продукты. Мы решаем задачи клиентов!

Этапы внедрения Картотеки

1 Обследование

Снижение риска непредставления и некачественного предоставления документов.
Определение ваших функциональных требований.
Определение необходимого вам набора продуктов и решений.
Создание рабочей площадки проекта: для вашего удобства мы создаем защищенную рабочую площадку вашего проекта, где происходит планирование встреч, обмен информацией, документами и их согласование. Доступ на данную площадку имеют только лица, уполномоченные на ведение данного проекта. Такой подход обеспечивает соблюдение конфиденциальности и ускоряет работу надо проектом для всех участников.
Работа начинается с обследования бизнес процессов вашей компании и составления функциональных требований. Данный этап крайне важен. Он позволяет оценить ситуацию, дифференцированно подойти к процессам и разработать план перехода на ЭДО.

2 Проектирование

Разработка концепции проекта для вашей организации.
Описание необходимых доработок в соответствии с функциональными требованиями.
Согласование этапов внедрения (календарный план).
Определение стоимости решения и интеграции.
Бюджеты проекта обсуждаются индивидуально в зависимости от сложности вашего проекта и могут составлять как 50 тысяч за проект, так и более значительные суммы.

3 Внедрение

Доработка\разработка модулей Картотеки согласно функциональным требованиям.
Установка\настройка кастомизированного ПО.
Обучение сотрудников вашей компании и сопровождение после запуска проекта.
На данном этапе происходит перестройка ваших отдельных бизнес процессов и замена бумажного документооборота на ЭДО.

На протяжении всего проекта с вами работает выделенная команда менеджеров.

Высокая квалификация наших специалистов и надежность решения Картотеки обеспечат успех вашего проекта с минимальными трудозатратами для вас!