Выберите регион обслуживания
Быстрый выбор
Новый офис «Такском» в Москве – рядом с ИФНС № 46. Подробнее

Картотека документов

Архив для любых документов, их перевод в формат ФНС и отправка в госорганы

Картотека документов

Универсальный инструмент для автоматизированной систематизации и подбора
документов для передачи в госорганы из всех ваших источников: учетных
программ, бумажных и электронных архивов.

Картотека документов поможет вам

ускорить процесс сбора документов из разных источников и минимизирует риски «человеческого фактора».

Если вам необходимо

  • Подтверждать обоснованность
    льготного налогообложения, в том
    числе ставку НДС 0%
  • Отвечать на большое количество
    требований налогового органа для
    подтверждения льгот
  • Постоянно готовить пакеты
    документов по претензионной работе
    для досудебного или судебного
    разбирательства
  • Тратить значительное время
    на подготовку пакетов документов
    из бумажных, сканированных архивов
    и разных учетных систем

Мы поможем вам!

  • Автоматизировать подбор документов
    и сократить сроки ответов на требования
    ФНС и подтверждения льготы по налого-
    обложению, в т.ч. по ставке НДС 0%
  • Снизить риски непредставления или
    несвоевременного представления
    документов в государственные
    и контролирующие органы
  • Минимизировать ошибки, реализовав
    автоматический количественный
    и качественный контроль подбора
    пакета документов для ФНС
  • Значительно упростить работу ваших
    сотрудников, тем самым более
    эффективно перераспределить ваши
    трудовые ресурсы

Картотека не заменяет ваши учетные системы, а дополняет их работу необходимым функционалом
(«дружит между собой»), что позволяет автоматизировать работу с электронными и бумажными
документами.

Картотека может хранить как ссылки на документы из учетных систем и электронных архивов, так и сами документы, если они хранились ранее на бумаге, поэтому она одинаково успешно работает и с электронными, и бумажными документами.

Мы поможем вам!

Оценим ваши потребности,
расскажем возможности картотеки
и подберем удобный формат работы!

Нажимая на кнопку «Заказать»,я выражаю свое согласие с обработкой персональных данных ООО «Такском»

Возможности Картотеки

Интеграция с любыми информ. системами
(учётные системы, эл.архив, ЭДО)
Благодаря открытому интерфейсу взаимодействия, Картотека может подключаться к любым информационным системам.
Развитый многопользовательский режим
Картотека поддерживает одновременную работу неограниченного количества сотрудников. Благодаря возможности разграничения доступов, ваши сотрудники будут видеть документы только по тем организациям и контрагентам, за которые они отвечают.
Систематизация и хранение документов
Картотека cоберет информацию по всем источникам и хранилищам документов, систематизирует ее и предоставит возможность быстрого поиска по всей базе файлов по каждому запросу. Также Картотека предоставляет возможность хранения сканированных и других документов, которые ранее не были загружены в вашу учетную систему.
Контроль состояния документов
Картотека проверяет полноту реквизитов документов и наличие файла исходного документа. Благодаря ее гибким настройкам уведомлений вы всегда будете проинформированы о событиях и проблемах с документами. Есть возможность гибкой настройки критериев подбора документов c персональными настройками контроля перед отправкой (например, согласование пакета с ответственным сотрудником)
Быстрый и удобный поиск документов
По ключевым параметрам можно за доли секунды найти требуемый документ из любых баз, синхронизированных с Картотекой.
Различные варианты ответа в ФНС
В удобном интерфейсе Картотеки можно задать критерии подбора документов согласно требованию ФНС, выбрать необходимые, после чего одним щелчком мышки Картотека автоматически сформирует комплект документов с описью. Данный комплект можно выгрузить в электронном виде для передачи по ТКС или распечатать для передачи на бумаге.
Интеграция с программами Такском
Автоматическая интеграция с Такском-Спринтер обеспечит передачу документов в ФНС по каналам связи в соответствии с регламентом ФНС, что позволит вам перейти на безбумажный обмен документами с ФНС. Встроенный модуль Такском ЭДО обеспечит интеграцию с Такском-Доклайнс и позволит обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами прямо из Картотеки.
Возможность кастомизации
В удобном интерфейсе Картотеки можно задать критерии подбора документов согласно требованию ФНС, выбрать необходимые, после чего одним щелчком мышки Картотека автоматически сформирует комплект документов с описью. Данный комплект можно выгрузить в электронном виде для передачи по ТКС или распечатать для передачи на бумаге.

Позвоните и узнайте подробности по телефону

8 (495) 739 42 30, доб. 4060

Выгоды внедрения Картотеки документов

  • Фиксация всей истории взаимодействия с ФНС и списка отправленных документов
  • Снижение риска непредставления и некачественного предоставления документов
  • Упрощение поиска необходимых документов, поддержание базы документов компании в актуальном состоянии
  • Уменьшение ошибки человеческого фактора в процессе подготовки ответов на требования ФНС
  • Снижение операционных затрат компании за счёт отказа от печати документов и курьерской доставки
  • Автоматическое формирование реестров, описей документов, заявлений о ввозе
  • Существенное сокращение времени для подготовки ответа на требование ФНС

  • Контроль сроков ответа на требования ФНС и процесса подготовки комплекта документов

  • Упрощение взаимодействия с ФНС путём перехода на безбумажный обмен документами

Мы не продаем свои продукты. Мы решаем задачи клиентов!

Этапы внедрения Картотеки

1 Обследование

  • Снижение риска непредставления и некачественного предоставления документов.
  • Определение ваших функциональных требований.
  • Определение необходимого вам набора продуктов и решений.
  • Создание рабочей площадки проекта: для вашего удобства мы создаем защищенную рабочую площадку вашего проекта, где происходит планирование встреч, обмен информацией, документами и их согласование. Доступ на данную площадку имеют только лица, уполномоченные на ведение данного проекта. Такой подход обеспечивает соблюдение конфиденциальности и ускоряет работу надо проектом для всех участников.
  • Работа начинается с обследования бизнес процессов вашей компании и составления функциональных требований. Данный этап крайне важен. Он позволяет оценить ситуацию, дифференцированно подойти к процессам и разработать план перехода на ЭДО.

2 Проектирование

  • Разработка концепции проекта для вашей организации.
  • Описание необходимых доработок в соответствии с функциональными требованиями.
  • Согласование этапов внедрения (календарный план).
  • Определение стоимости решения и интеграции.
  • Бюджеты проекта обсуждаются индивидуально в зависимости от сложности вашего проекта и могут составлять как 50 тысяч за проект, так и более значительные суммы.

3 Внедрение

  • Доработка\разработка модулей Картотеки согласно функциональным требованиям.
  • Установка\настройка кастомизированного ПО.
  • Обучение сотрудников вашей компании и сопровождение после запуска проекта.
  • На данном этапе происходит перестройка ваших отдельных бизнес процессов и замена бумажного документооборота на ЭДО.

На протяжении всего проекта с вами работает выделенная команда менеджеров.

Высокая квалификация наших специалистов и надежность решения Картотеки обеспечат успех вашего проекта с минимальными трудозатратами для вас!