Онлайн-касса: ответы на основные вопросы

Онлайн-касса – что это такое

Применение контрольно-кассовой техники (ККТ) регулируются Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации» (далее — закон № 54-ФЗ).

При этом под ККТ, в том числе, понимается онлайн-касса – кассовый аппарат нового образца, который появился в 2017 году. В настоящее время компании и индивидуальные предприниматели должны использовать именно онлайн-кассы, поскольку другой тип кассового аппарата не пройдёт регистрацию в Федеральной налоговой службе.

Отличия онлайн-касс от иных устройств ККТ:

• работают со сменными фискальными накопителями;
• проходят регистрацию в ФНС России и получают соответствующий номер в реестре;
• имеют подключение к интернету;
• отображают реальное время на кассовом чеке;
• передают данные оператору фискальных данных (ОФД) для последующей отправки их в налоговую;
• фиксируют номенклатуру товара, работы или услуги в чеке;
• отправляют покупателю электронный чек или печатают бумажный.

То есть современный кассовый аппарат — это устройство нового поколения, позволяющее передавать данные о проведённой продаже товара в налоговую через ОФД и получать покупателю чек любым удобным способом — в цифровом формате в мессенджер или на электронную почту, либо в бумажном виде.

Виды онлайн-касс

Все ККТ делятся на 3 вида:

• Смарт-терминалы. Это устройства, которые напоминают планшет, но при этом оснащены принтером чеков и фискальным накопителем, а также имеют специальное кассовое ПО.
• Мобильные кассы. Это переносные аппараты для продажи товаров через интернет с доставкой. Они позволяют принимать оплату в любом месте. Как правило, такие устройства оснащены ПО для товарного учёта.
• Фискальные регистраторы. Такие устройства печатают чеки и одновременно отправляют данные в налоговую службу. Они оснащены фискальными накопителями, которые подлежат замене при истечении срока действия (при замене ФН понадобится перерегистрация кассы в ФНС России) Эти аппараты подходят для реализации товаров в стационарных точках продаж.

При выборе аппарата стоит руководствоваться видом деятельности, например, для продажи молочных и мясных товаров онлайн-касса должна интегрироваться с системой ФГИС, для реализации алкогольной продукции — с ЕГАИС. Также имеет значение количество покупателей (это важно для скорости печати чеков) и количество позиций товара.

Купить подходящий аппарат можно в ЦТО «Такском-Касса». Специалисты центра подберут комплексное решение для любого бизнеса.

Фискальный накопитель

Фискальным накопителем называют устройство, в памяти которого хранятся все пробитые онлайн-кассой чеки. Кроме этого, накопитель хранит в зашифрованном виде и информацию о сменах — их открытии и закрытии. Согласно закону № 54-ФЗ кассовый аппарат нельзя использовать без фискального накопителя.

У таких устройств есть срок действия. Они бывают рассчитаны на 13, 15 и 36 месяцев. Как только срок действия истёк, фискальный накопитель в онлайн-кассе необходимо заменить. При этом необходима перерегистрация кассового аппарата с новым устройством в налоговой службе.

Как действует фискальный накопитель? Это устройство в момент создания чека присваивает ему фискальный признак — уникальный номер для каждого чека, и одновременно при наличии интернета отправляет данные о совершённой продаже ОФД. Если доступа к интернету нет (например, не оплачены услуги интернет-провайдера), то устройство запишет данные и передаст их, когда сеть появится.

Как выбрать фискальный накопитель? Это зависит от того, в какой сфере работает бизнес и какой налоговый режим используется, а именно:

• Накопитель на 36 месяцев. Он нужен тем компаниям и предпринимателям, кто применяет режим УСН или ЕСХН. А также ИП на патенте.
• Устройство на 15 месяцев. Данный вариант обычно используют те, компании и ИП, которые совмещают ОСН с другим налоговым режимом и те, у которых сезонный бизнес. Такой накопитель используют при работе онлайн-кассы в автономном режиме.

Обратите внимание, если организация или ИП является платёжным агентом и принимает платежи от физических лиц или продаёт подакцизные товары, то также необходимо применение фискального накопителя со сроком действия 15 месяцев. А вот розничные магазины на ОСН вправе использовать устройство с любым сроком действия.

Однако, если организация на ОСН, продающая товары, зарегистрирует онлайн-кассу с фискальным накопителем на 36 месяцев, он будет выдавать ошибку «фн 231» и не станет печатать чеки. Поэтому для реализации товаров на общей системе налогообложения подойдет накопитель только на 15 месяцев.

Кто такой оператор фискальных данных (ОФД)

Данные о продаже каждого товара или об оплате услуги через оператора фискальных данных (ОФД) передаются в ФНС России. То есть ОФД — посредник при передаче данных между онлайн-кассой и ведомством. Это обеспечивает прозрачность работы бизнеса и упрощает взаимодействие с налоговыми органами.

Зачем нужен оператор? ОФД не просто передаёт чеки в ФНС России, а обрабатывает все полученные данные, проверяет их и формирует отчёты о проверках, которые также направляет в ведомство. Без подключения к ОФД нельзя соблюсти требования закона № 54-ФЗ — то есть заключить договор с оператором фискальных данных нужно обязательно. Услуги ОФД предоставляет ряд организаций, имеющих соответствующую аккредитацию ФНС России. Например, это компания «Такском».

ОФД «Такском» гарантирует продавцам маркированной продукции безопасную передачу фискальных данных в ФНС России и систему маркировки «Честный ЗНАК» по зашифрованным каналам передачи данных.

Кроме того, благодаря ОФД «Такском» можно собирать полную статистику, в которую входят: данные по выручке, среднему чеку, информация по кассирам и многое другое.

Что нужно учитывать при выборе оператора фискальных данных:

• удобный, интуитивно понятный личный кабинет;
• наличие мобильного приложения;
• гибкость аналитики продаж;
• возможность размещать рекламу на электронных чеках.

Компания «Такском» полностью отвечает всем требованиям ОФД и предлагает комплексное решение для работы с онлайн-кассами для бизнеса любого формата.

Кто обязан использовать онлайн-кассы

Закон № 54-ФЗ предписывает использование касс бизнесу, который реализует потребителям товары, работы и услуги. При этом не имеет значения, кто является продавцом – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель.

Существуют два важных условия, которые при использовании устройств ККТ должны быть соблюдены:

1. Кассовые аппараты должны быть внесены в реестр ККТ и реестр фискальных накопителей, которые ведёт ФНС России.
2. Продавец при расчётах с покупателем обязан выдавать ему кассовый чек в бумажном или электронном виде, либо бланк строгой отчётности (БСО).

То есть, по сути, обязанность применять онлайн-кассы распространяется на весь бизнес, работающий на территории Российской Федерации, за некоторым исключением.

Кому можно не применять ККТ

Освобождение от использования онлайн-касс возможно в следующих случаях — они оговорены в статье 2 закона № 54-ФЗ:

• при применении отдельных налоговых режимов;
• в деятельности кредитных организаций;
• при осуществлении отдельных видов деятельности;
• при нахождении в определённой местности.

А теперь немного подробнее.

Законодательство даёт возможность не применять кассы на патенте (ПСН) или при самозанятости (НПД). Однако при использовании данных режимов есть исключения:

• Патентная система налогообложения. Не все виды деятельности, осуществляемые с этим налоговым режимом, освобождают от применения касс. Например, экскурсионные услуги, переработка и консервирование овощей и фруктов, организация проведения и музыкальное сопровождение мероприятий, услуги по благоустройству ландшафта, частная детективная деятельность (с лицензией) и др. Полный их перечень — в пункте 2 статьи 346.43 Налогового кодекса РФ.
• Самозанятость. Да, самозанятый по закону должен выдавать чек. Но обязанности приобретать и использовать кассу у него нет. Формирование чека происходит в приложении «Мой налог» и именно из этого приложения плательщик НПД отправляет чек своему клиенту либо предъявляет ему QR-код.

С онлайн-кассами не работают кредитные организации. Банк России также в своей деятельности не использует такие аппараты.

Если компания или предприниматель продаёт товары либо оказывает услуги в отдалённых или труднодоступных местностях, то они вправе не применять кассу. При этом перечень конкретных местностей указывается в постановлениях региональных властей и обязательно публикуются на их сайтах. При этом просто не применять кассу не получится — покупатель может потребовать от продавца документ, заменяющий чек, — БСО, который составляется по форме, предусмотренной законодательством.

Работать с онлайн-кассой без подключения к интернету можно компаниям и предпринимателям, которые находятся в местностях с удалением от сетей связи. То есть продавец при покупке онлайн-кассы и фискальского накопителя использует их без подключения к интернету.

Отдельным случаем неприменения касс также являются взаимные расчёты в безналичной форме между юридическими лицами или ИП. То есть когда денежные средства переходят напрямую с одного расчётного счёта на другой.

Что ещё даёт ККТ

Покупка онлайн-кассы решает несколько задач, помимо собственно оформления чека и передачи данных в ФНС России. К другим актуальным функциям современных кассовых аппаратов относятся:

• Отсутствие необходимости обучать продавцов. Как правило, почти все устройства имеют интуитивно понятный интерфейс и простое управление — работа с аппаратом не сложнее использования обычного смартфона.
• Возможность сбора статистики. Онлайн-касса позволяет получать данные об открытии и закрытии смен, мониторить работу конкретных сотрудников, отслеживать количество возвратов, вести рейтинг товаров и услуг. Такие возможности предоставляет, например, личный кабинет ОФД Такском.
• Автоматизация процессов. Современные аппараты позволяют работать со складским и товарным учётом, а также проводить закупки.
• Повышение уровня доверия. Наличие онлайн-кассы с регистрацией в ФНС России повышает лояльность клиентов и, как следствие, увеличение продаж.
• Возможность удалённой регистрации. Поставить ККТ на учёт в ФНС России можно на сайте ведомства. Нет необходимости приносить аппарат и документы непосредственно в инспекцию.

Большое значение имеет совместимость современных устройств с различными информационно-мониторинговыми системами, например, ГИС МТ «Честный ЗНАК», ЕГАИС и др.

Почему аренда онлайн-кассы не всегда выгодна

Иногда перед тем, как приобрести онлайн-кассу, начинающие предприниматели берут кассовый аппарат в аренду. Такой подход имеет место, когда ИП не знает, будет ли его бизнес работать или закроется через полгода. Однако для предпринимателей, которые уже уверенно держатся «на плаву», аренда онлайн-кассы, менее выгодна, чем её покупка.

Почему это так? Дело в том, что аренда накладывает на предпринимателей ряд обременений:

• Арендодатели, как правило это банки, и они зарабатывают на процентной ставке. То есть, через 1,5 года стоимость аренды сравняется со стоимостью кассы (которую можно было бы купить сразу), при этом собственником аппарата остаётся банк.
• Ежемесячные платежи за аренду онлайн-кассы. Даже если по тем или иным причинам доход у предпринимателя за месяц был маленький, то платёж за онлайн-кассу он всё равно должен уплатить банку (и это помимо других обязательных платежей).

И главное, если предприниматель повредит арендованную кассу, то её стоимость он должен будет банку возместить и потратиться либо на ещё одну аренду онлайн-кассы, либо уже на покупку.

Наказания за отсутствие онлайн-кассы

Применения ККТ, не соответствующей требованиям законодательства, нарушение порядка её регистрации (перерегистрации) и её использования влечёт административную ответственность (статья 14.5 КоАП РФ).

Так, продажа товаров без применения онлайн-кассы в случаях, когда наличие устройства нужно по закону, грозит штрафом:

• ИП и должностным лицам — от 25 до 50 % от расчёта (при сумме более 10 тыс. рублей);
• юрлицам — от 75 до 100 % от расчёта (при сумме более 30 тыс. рублей).

Если такое нарушение произойдёт снова, то:

• ИП и юрлицу грозит приостановка деятельности на 90 дней;
• должностное лицо получит запрет на ведение деятельности от 1 до 2 лет.

Нарушение правил регистрации и перерегистрации кассовых аппаратов влечёт штраф:

• ИП и должностным лицам — от 1,5 до 3 тыс. рублей, либо предупреждение;
• юрлицам — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей, либо предупреждение.

За невыдачу чека клиенту положен штраф:

• ИП и должностным лицам — 2 тыс. рублей;
• юрлицам — 10 тыс. рублей.

При этом, если вы ошиблись при работе с ККТ — ситуацию можно поправить, не дожидаясь штрафных санкций. Однако сделать это нужно до того, как ФНС России выявит нарушение.