Что такое ОФД

• Что значит ОФД и зачем он нужен?
• Как работают ОФД
• Как формируются передаваемые в ОФД сведения
• Зачем нужно регистрировать личный кабинет ОФД
• Как подключиться к ОФД
• Подготовка к началу торговли
• Как выбрать оператора ОФД
• Часто задаваемые вопросы
• Что означают сокращения ОФД и ФН?
• Зачем нужен ОФД?
• Можно ли работать без ОФД?
• Что влияет на стоимость услуг ОФД?
• Как узнать свой ОФД?

Федеральный закон №54-ФЗ кардинально изменил систему расчетов с покупателями. Был внедрен новый механизм формирования кассовых чеков: продавец пробивает их «как обычно», но аппарат автоматически отправляет информацию в налоговую инспекцию по месту регистрации через сервер оператора фискальных данных. Исключение составили населенные пункты, где нет технической возможности иметь постоянное подключение к интернету.

Согласно п. 7 ст. 2 закона №54-ФЗ во всех отдаленных местностях допускается эксплуатация ККТ в автономном режиме. Правило распространяется к объектам, принадлежащим военным, имеющим отношение к государственной тайне, органам внешней разведки и т. п. Там возможны ограничения на использование любых средств связи. При автономной работе контрольно-кассовой техники ОФД можно не подключать.

Что значит ОФД и зачем он нужен?

Термин «ОФД» является аббревиатурой от фразы «оператор фискальных данных». ОФД – организация, принимающая от продавцов и отправляющая в ФНС фискальную информацию: кассовые чеки, отчёты об открытии/закрытии смены, бланки строгой отчётности, чеки или бланки БСО коррекции, отчёты о состоянии расчётов и о закрытии ФН. Фактически они являются посредниками между налоговой и владельцами онлайн-касс.

Связь с надзорным органом осуществляется через защищённые каналы. Это обеспечивает конфиденциальность передаваемой коммерческой информации. Список ОФД, аккредитованных для работы, размещён на официальном сайте налоговой. Выбранные организации самостоятельно обеспечивают приём и хранение чеков и отчётов до отправки/приёмки на стороне ФНС.

Как работают ОФД

Подробнее о том, что это такое – ОФД (простыми словами) и как они работают. Это компании-посредники, которые выполняют ряд задач. Например, они обязаны принимать от предпринимателей сведения по пробитым кассовым чекам, проверять достоверность сведений и затем отправлять их в налоговую.

Список основных функций:

1. Регистрация онлайн-кассы, включающая заключение договора, подключение к системе.
2. Перерегистрация кассовой техники после замены фискального накопителя (ФН).
3. Прием зашифрованных данных от клиентов, их расшифровка и сохранение в единой базе.
4. Отчетность о текущем состоянии расчетов клиентов, включая непереданные данные.
5. Закрытие фискальных накопителей при ликвидации/реорганизации предприятий.

Шифрование всех данных перед отправкой осуществляется при помощи криптоключа, встроенного в накопитель ФН. Там же хранится информация обо всех распечатанных/аннулированных чеках, а также о факте ее передаче оператору ФД. Сохраненные данные нельзя отредактировать или удалить.

Еще ОФД – это технический центр, где специализированные сервера проверяют на корректность переданные от продавцов чеки. В налоговую попадает только подтвержденная информация. Техника автоматически отслеживает периодичность отправки. Если её данные не передавали более 30 дней, кассовый аппарат заблокируется.

Также на технической базе ОФД контролируются накопители ФН. Они могут выходить из строя, заполняться: память блоков рассчитана примерно на 250 000 документов. Срок действия отличается исходя из модели: 15 или 36 месяцев. По завершении заданного периода система автоматически блокирует онлайн-кассу.

Как формируются передаваемые в ОФД данные

Продавец сканирует штрих-коды на упаковке товаров, система по внутренней базе определяет их стоимость и суммирует её, если товаров несколько. Возможен ручной ввод. После завершения ввода кассовый аппарат пробивает чек (по нажатию на соответствующую клавишу на ККТ или по команде с компьютера). Информация передаётся в фискальный накопитель, где проводится её шифрация. С этого момента её не отредактировать и не удалить.

Печать начинается по команде от ФН, когда блок уже зафискализировал чек. В зашифрованном виде он передается на сервер ОФД для проверки подлинности и корректности. Если все нормально, то на кассовый аппарат отправляется информация о приемке, а сведения о чеке – в налоговую. При сбое связи чеки постоянно «копятся» на фискальном накопителе и отправятся оператору при восстановлении автоматически.

Зачем нужно регистрировать личный кабинет ОФД

Выяснить текущую ситуацию – всё ли передано, бывают ли сбои связи, – можно через личный кабинет на официальном сайте оператора. Он помогает оперативно обнаружить ошибки, особенно, когда речь идёт о распределённой сети филиалов, выездной торговле. Если своевременно исправлять ошибки, легко избежать дополнительного мониторинга со стороны налоговой службы и штрафов из-за ошибок в отчётности.

Популярные функции аккаунта:

1. Контроль онлайн-касс и выручки. Администратор может отслеживать время открытия или закрытия смен, общую сумму продаж за день, есть ли перерывы в торговле и пр.
2. Статус фискального накопителя. Система «подскажет», когда нужно обратить внимание на срок замены ФН, чтобы избежать блокировки онлайн-кассы.
3. Настройка прав доступа. Сайт оператора позволяет объединить в единую группу несколько аккаунтов и получать доступ к объединенной статистике.
4. Подробная отчетность. В систему встроена функция сохранения данных в формате XLS, в том числе с сортировкой по заданным параметрам (фильтры по отделам и пр.).

Отдельно стоит упомянуть контроль торговли маркированными товарами. Это еще один ответ на вопрос, что такое ОФД. Это инструмент, который поможет отслеживать отправку сведений по маркированной продукции в систему «Честный ЗНАК».

Как подключиться к ОФД

Разобрались, что такое ОФД для кассовых аппаратов. Теперь о том, как же запустить работу с оператором. Владельцу бизнеса или уполномоченному лицу достаточно подписать договор. Но его требуется удостоверить усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Заказать УКЭП можно в удостоверяющем центре Такском.

Квалифицированная ЭП приравнивается к собственноручной и наделяет документы юридической значимостью. При любых изменениях, например, смене юридического лица, договор расторгают и заключают новый. Есть ещё одна интересная функция, которая раскрывает, что такое ОФД для пользователей.

Речь идет о помощи в «бюрократии»:

1. Регистрация и снятие с учета контрольно-кассовой техники.
2. Помощь в покупке фискальных накопителей.
3. Мониторинг деятельности торговых точек.

Ещё клиенты получают услуги по передаче сведений в систему маркировки, копии электронных чеков на E-mail или в СМС. Сервисы оператора работают круглосуточно, без выходных и праздничных дней. Со стороны ОФД будут быстро решены любые технические неполадки для обеспечения бесперебойного функционирования онлайн-касс. Главное, вовремя вносить платежи, предусмотренные договором.

Подготовка к началу торговли

Помощь может понадобиться при выборе кассового аппарата. Нужно покупать только те модели, которые одобрены в ФНС. Их список опубликован на официальном сайте налоговой и постоянно обновляется. Если взять «устаревший» ККТ, его не удастся поставить на учёт и придётся заново тратиться на оборудование. То же предстоит и тем компаниям, которые замораживали деятельность и по истечении времени решили возобновить её.

Кассовую технику необходимо подключить к интернету и зарегистрировать на портале ИФНС. В процедуру настройки входит внесение в память аппарата информации об операторе связи, проверка соединения с оператором ОФД. Всё-таки фискальные данные – это обязательные показатели, без передачи которых торговая точка работать не сможет. Регистрация даёт каждой онлайн-кассе свой индивидуальный номер. Его нужно будет указать в личном аккаунте оператора.

Там же понадобится внести реквизиты организации, настроить отправку чеков. Более подробно рекомендуется уточнять у технической поддержки выбранного оператора. Обычно они предлагают неплохую базу знаний и возможность круглосуточно общаться со специалистами. Везде должна быть внесены одинаковые фискальные показатели. Пользователю доступна проверка связи через специальные приложения, входящие в комплект программного обеспечения кассового аппарата.

Как выбрать оператора ОФД

Ещё раз отметим, что оператор фискальных данных – это посредник. Но его наличие в цепочке позволяет обеспечить передачу только проверенных материалов. Ведь на серверах ОФД осуществляется проверка корректности, контролируется исправность ФН, их сроки действия. ИФНС остаётся лишь обрабатывать достоверные сведения, поступающие из онлайн-касс.

При выборе рекомендуется заострять внимание на следующих критериях:

1. Привлекательные тарифы, наличие скидок на обслуживание постоянным клиентам.
2. Дополнительные сервисы, организованные на базе собственного софта от ОФД.
3. Круглосуточная, отзывчивая техническая поддержка.
4. Стоит отдельно упомянуть возможность обучения и консультации персонала после подключения онлайн-касс. Это позволит избежать досадных ошибок, возникающих из-за отсутствия знаний и навыков их применения на практике.

Часто задаваемые вопросы

Что означают сокращения ОФД и ФН?

Типовой вопрос – что это такое ОФД. Под данной аббревиатурой «скрывается» фраза «оператор фискальных данных». Она означает организацию, выступающую в роли посредника между ИФНС и продавцами. Договор с оператором обязателен, исходя из требований закона № 54-ФЗ от 22.05.2003 г. Он обязывает передавать информацию о каждом пробитом чеке фактически в режиме реального времени (есть допуски по времени отправки, чтобы компенсировать сбои).

Аббревиатура ФН означает «фискальный накопитель». Его физически устанавливают в кассу и периодически меняют (по исчерпании встроенного объёма памяти или заданного срока эксплуатации).

Зачем нужен ОФД?

Закон № 54-ФЗ обязывает продавцов пробивать чеки только на онлайн-кассах с передачей данных в ФНС через ОФД. Это делает необходимым заключение договора, хотя выбор все-таки есть. На сайте налоговой представлен актуальный перечень из более десятка компаний, аккредитованных для выполнения функций оператора. В этот перечень включён Такском.

Можно ли работать без ОФД?

Существуют ограничения действия закона об онлайн-кассах, они приведены в п. 2 №54-ФЗ. Это компании, работающие в отдалённых районах, список которых установлен Приказом Министерства экономического развития РФ. Обязательное условие – отсутствие или нестабильное соединение с интернетом, количество жителей в городе не более 10 тыс. человек. Тогда кассовый аппарат можно применять автономно, а сведения передавать в налоговую путём отправки блока ФН.

Основные виды деятельности и услуг, освобождённые от ККТ, из перечня п. 2 №54-ФЗ («О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации"):

• продажа в газетных и журнальных киосках бумажных периодических изданий и сопутствующих товаров
• реализация ценных бумаг;
• общепит в образовательных учреждениях во время обучения;
• розничная торговля на ярмарках, рынках, выставках (кроме магазинов, павильонов, палаток и других обустроенных торговых мест);
• разносная торговля вне стационарной торговой сети с рук, из корзин и т.п., в пассажирских вагонах и на борту воздушных судов;
• продажа мороженого в киосках;
• уход за инвалидами и престарелыми;
• реализация разливных безалкогольных напитков;
• ремонт и окраска обуви;
• услуги носильщиков;
• сдача ИП в аренду жилых помещений;
• распил дров;
• продажа в розницу бахил.

Что влияет на стоимость услуг ОФД?

Заключить договор с оператором можно на 1, 3, 6, 13, 15 или 36 месяцев. Это влияет на стоимость обслуживания – чем больше срок, тем дешевле обходится один месяц. Возможно изменение цены из-за подключения дополнительных услуг. Это обсуждается до заключения договора.

Как узнать свой ОФД?

Выяснить, с каким оператором заключен договор, можно несколькими способами – на сайте ФНС по ИНН организации, по данным на кассовом чеке при помощи приложения «Проверка чеков ФНС России», в настройках программы ККТ. Подробнее выясняйте у технических специалистов.

Оставьте свой номер, если возникли вопросы.