Электронный документооборот, как внешний, так и внутренний, развивается семимильными шагами. Адаптация к новым реалиям проходит сложно. Компании допускают много ошибок, не используют в полной мере возможности, которые открывает ЭДО. Рассмотрим наиболее значимые моменты составления и хранения такой документации, опираясь на новые стандарты и разъяснения.
Новые регламенты, заслуживающие вашего внимания
- ГОСТ Р 7.0.8-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст, далее – ГОСТ Р 7.0.8-2025),
- ГОСТ Р 7.0.97-2025. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (утв. приказом Росстандарта от 26.06.2025 № 622-ст, далее – ГОСТ Р 7.0.97-2025),
- Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2025 (разработаны ВНИИДАД, 2026, далее – Методрекомендации к ГОСТ Р 7.0.97-2025),
- Методические рекомендации к Правилам* организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (разработаны ВНИИДАД, 2026, далее – Методрекомендации к Правилам).
* прим. – имеются в виду Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77
Датирование электронных документов
Дата электронного документа (далее также – ЭД) соответствует дате его подписания. Если он визируется несколькими лицами, то дата ЭД отражает дату проставления последней подписи. Дело в том, что юридическую силу приобретает только полностью оформленный ЭД. Все даты, предшествующие последней, являются юридически ничтожными (п. 5.10 ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.10 Методрекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Реквизит «дата составления документа» обязателен. Так гласит пп. 2 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ). При этом дата составления (подписания) может не совпадать с датой факта хозяйственной жизни, подлежащего отражению в учёте. Как поясняет п. 8 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учёте», в качестве даты «первички» указывается день подписания ответственными лицами. Если дата составления ПУД отличается от даты оформляемого им факта хозяйственной жизни, в документе указывается также информация о дате совершения операции. В учёте событие отражают этим днём, а не днём составления ЭД.
Правила ГОСТа и ФСБУ 27/2021 актуальны для бухгалтерской «первички», в том числе, электронной. В отношении электронных счетов-фактур подход иной – датой выставления считается дата поступления этого счёта-фактуры оператору ЭДО продавца (п. 8 Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением УКЭП, утв. приказом Минфина России от 05.02.2021 № 14н).
Подписание электронных документов
Электронный ПУД составляется непосредственно в электронном виде и может быть подписан только электронной подписью (ЭП, п. 5 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ, п. 4.6 Методрекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2025). К таковым нельзя отнести скан-образы бумажной документации, которая была подписана собственноручно. Это – лишь копия.
Закон предусматривает три вида ЭП: простые (ПЭП), усиленные неквалифицированные (УНЭП) и усиленные квалифицированные (УКЭП).
Для внутренних ЭД допустим любой из видов электронной подписи, согласно принятым в организации локальным нормативным актам, включая простые ЭП.
Во внешнем ЭДО могут использоваться разные виды ЭП по соглашению сторон электронного взаимодействия, за исключением случаев, когда соответствующие требования имеются в НПА.
Например, согласно приказу ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@ большинство титулов ЭТрН подписывается УКЭП ответственного лица. Однако файлы перевозчика и грузоотправителя с информацией о стоимости перевозки подписанты могут заверить ЭП любого вида.
Приказ ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ определяет, что электронный УПД со стороны продавца подписывается УКЭП и с обеих сторон – ЭП любого вида – от имени лиц, ответственных за оформление ФХЖ.
Если компания (ИП) решает использовать PDF/A-3 формат договорного документа в электронной форме, предложенный приказом ФНС России от 24.03.2022 № ЕД-7-26/236@, то можно пользоваться ЭП любых видов, причём даже не обязательно, чтобы стороны использовали один и тот же их тип.
Таким образом, даже когда нормативный акт диктует свои правила, это не всегда требование применять УКЭП. За счёт более гибкого подхода к выбору вида ЭП можно безболезненно расширить круг подписантов.
Если ЭП содержит метку доверенного времени, отметка об электронной подписи должна включать информацию о дате и времени подписания. Внешний вид метки доверенного времени устанавливается ЛНА, принятыми в организации или по соглашению сторон (п. 5.23 ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.23 Методрекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Электронные копии документов и копии ЭД
Копия документа полностью воспроизводит информацию подлинника и все его внешние признаки или их часть (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2025).
Электронные копии документов – это результат оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе. Для них рекомендуется использовать формат PDF/A (п. 4.3 Методрекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Распечатка ЭД создаёт его бумажную копию.
Если требуется придать копии юридическую значимость, подтвердить её соответствие подлиннику, то это достигается путём её заверения (п. 85, 86 ГОСТ Р 7.0.8-2025, п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2025, п. 5.26 Методрекомендаций к ГОСТ Р 7.0.97-2025).
Порядок заверения копий документов устанавливается ЛНА организации.
При этом электронная копия заверяется ЭП руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылается получателю с сопроводительным электронным письмом.
Для заверения бумажной копии ЭД на ней под реквизитом «подпись» приводятся:
- слово «Верно»;
- наименование должности лица, заверившего копию;
- его собственноручная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы, фамилию);
- дата заверения копии (выписки из ЭД).
Если копия выдаётся для представления в другую организацию, отметка о заверении дополняется надписью о месте хранения подлинника («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ... за ... год») и заверяется печатью организации (при наличии).
Организация хранения ЭД
Хранение любой образующейся в деятельности компании или поступающей извне документации разделено на два этапа:
I. Пока ЭД ещё в работе (в частности, используются для составления отчётности), их хранение подчиняется нормам ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ и раздела IV ФСБУ 27/2021;
II. После передачи на архивное хранение (в т.ч. в архив самой организации), процедура организуется согласно требованиям Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», приказа Росархива от 31.07.2023 № 77, приказа Росархива от 20.12.2019 № 236, приказа Росархива от 20.12.2019 № 237.
Экономический субъект должен хранить подлинники документов, составленных как на бумажном носителе, так и в виде ЭД.
Подлинник согласно п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2025 – это первый или единственный экземпляр документа, а подлинником ЭД является любой его экземпляр, в который с момента его подписания не вносились изменения.
Документы бухгалтерского учёта должны храниться в том виде, в котором они были составлены (п. 24 ФСБУ 27/2021). Перевод бумажной документации в электронный вид с целью последующего хранения не допускается. Нельзя также ограничиться хранением распечаток ЭД – ведь это уже не подлинники, а копии. Более того, файлы ЭД не должны подвергаться конвертации, переводиться в другой формат.
В организации должны быть разработаны один или несколько локальных нормативных актов (порядков, положений, инструкций, регламентов и др.), отражающих работу с ЭД, где должны быть изложены требования:
- к порядку приёма-передачи электронных архивных документов;
- к их учёту и использованию;
- к обеспечению их сохранности;
- к поддержанию юридической значимости в течение установленных сроков хранения с использованием ЭП;
- к разграничению прав доступа и к порядку доступа к цифровым архивным документам.
В архиве организации ЭД могут храниться как в специальной компьютерной системе, так и (или) на физически обособленных электронных носителях (дисках, серверах). Второй вариант не подойдёт для документов, подписанных УКЭП.
На физически обособленных носителях ЭД хранят в двух экземплярах. Один рекомендуется записать на носитель с однократной записью информации (например, CD-R), второй – на носитель другого типа.
ЭД должен быть подготовлен к передаче на архивное хранение как контейнер в формате типа .zip, в состав которого входят:
- файл основной части электронного документа;
- файлы приложений к нему в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
- файлы электронной(ых) подписи(ей) (при наличии);
- метаданные.
Детально проработанные требования к организации комплектования, хранения и учёта электронных архивных документов содержатся в разделе X приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 и разъясняются разделом 10 Методических рекомендаций к Правилам.
