Электронные трудовые книжки: алгоритм сдачи отчётности на примере онлайн-сервиса Такском

Вступил в силу закон об электронных трудовых книжках. Все работающие граждане до 31 декабря 2020 года должны предоставить работодателю письменное заявление, в котором следует указать, намерены ли они сохранить трудовую книжку в бумажном варианте, либо соглашаются на перевод книжки в электронный формат. Однако на тех граждан, которые в 2021 году трудоустроятся в первый раз, вся информация кадрового характера будет изначально заноситься и храниться только в электронном виде.

Переход на ЭТК: первые шаги

Чтобы подготовиться к работе с ЭТК, от работодателя требуется провести ряд подготовительных мероприятий: — письменно уведомить сотрудников об их праве выбрать электронную или бумажную версию ТК; — отредактировать свои локальные нормативные акты, касающиеся ТК; — обеспечить необходимый технический уровень кадрового учёта, чтобы в электронном виде передавать информацию в ПФР. Сведения о трудовой деятельности работодатель может отправлять в ПФР через компанию-оператора электронного документооборота, кабинет страхователя или клиентскую службу территориального органа ПФР. О том, как это делать, используя первый вариант, расскажут эксперты компании «Такском», одного из крупнейших операторов ЭДО в России, на примере сервиса для сдачи отчетности «Онлайн-Спринтер».

Алгоритм действий при сдаче отчётности

Согласно закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, с начала 2020 года работодатели сдают сведения о трудовой деятельности сотрудников в ПФР по форме «СЗВ-ТД». Отчёт по ней включает сведения о трудоустроенных и уволенных сотрудниках и тех, с кем произошли какие-либо кадровые перестановки (например, повышения или переводы в другие отделы). Прежде, чем начать работу с новой формой отчёта, работодатель должен пройти регистрацию в системе электронного документооборота ПФР. Для этого нужно отправить по телекоммуникационным каналам связи «Заявление на подключение страхователя к ЭДО ПФР» (форма ЗПЭД). Для этого на главной странице сервиса «Онлайн-Спринтер» нужно нажать «Создать» в левом верхнем углу, выбрать направление обмена «ПФР», затем ввести в поисковую строку нужную форму.

«Спринтер» моментально найдет необходимую форму. После чего останется только заполнить её и отправить.

Если отправлять отчёт будет представитель (или любой сотрудник организации, кроме руководителя), после ЗПЭД нужно заполнить и направить «Уведомление о предоставлении полномочий представителю» (УПУП).

После получения подтверждения о том, что заявление принято, можно начинать работу с формой «Сведения о трудовой деятельности застрахованного лица» (СЗВ-ТД).

Организации с численностью штата 25 человек и более должны сдавать отчёт СЗВ-ТД в электронном формате. Те же, чей штат меньше хотя бы на одного сотрудника, могут сдавать его в печатной форме. Ещё одна из новых форм, пришедшая на смену традиционным трудовым книжкам, – «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)». Её также можно найти и заполнить в сервисе «Такскома». В чём её особенность? Если форма СЗВ-ТД разработана для отчётности перед Пенсионным фондом, то СТД-Р создается и предоставляется только по запросу сотрудника или при его увольнении. Это выписка о трудовой деятельности сотрудника в организации, составленная на основании кадровых документов. Заполненную форму можно распечатать из «Онлайн-Спринтера» и выдать сотруднику.

Сроки сдачи нового отчёта

В 2020 году сведения по форме СЗВ-ТД отправляются в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Если в течение месяца ни одного кадрового события в компании не произошло (приёма на работу, кадровых перестановок, увольнений, написания сотрудниками заявления о выборе формата ТК), то за текущий месяц сведения в ПФР не подаются. С учётом выходных дней первый отчёт за январь текущего года нужно представить до 17 февраля. Если сотрудник ещё не выбрал форму ТД и не подал заявление, но при этом по нему были  кадровые изменения в январе, работодатель заполняет на него форму СЗВ-ТД, оставляя графы про заявление пустыми. С 1 января 2021 года при увольнении и приёме сотрудников отчёт отправляется не позднее одного рабочего дня после даты, когда произошли эти события. О переводах на другую работу в 2021 году нужно будет сдавать сведения в виде сводного отчёта, если такие события были в течение месяца. Срок – также не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. В компании «Такском» резюмируют: переход на электронные трудовые книжки практически ничего не изменит для организаций в привычном порядке сдачи отчётности. Не нужно устанавливать дополнительное ПО, достаточно сервиса, в котором работодатель привык вести кадровый учёт. Поэтому в функционал всех своих сервисов для отчётности – «Онлайн-Спринтера», «Доклайнера» и «Референта» – «Такском» уже добавил возможность отправки новых форм. Своевременно обновлять формы документов для удобства своих клиентов – один из главных принципов, на которых компания строит стратегию развития сервисов для отчётности и ЭДО.