Предназначение корпоративных карт
Корпоративная бизнес-карта представляет собой электронное средство платежа, привязанное к расчётному счету организации или ИП.
Расчётные счета открываются юридическим лицам, а также ИП или физическим лицам, занимающимся частной практикой, для совершения операций, связанных с предпринимательской деятельностью или с частной практикой. Некоммерческим организациям расчётные счета открываются для совершения операций, связанных с достижением целей, для которых они созданы. Это правило п. 2.2 Инструкции Банка России от 30.06.2021 № 204-И «Об открытии, ведении и закрытии банковских счетов и счетов по вкладам (депозитам)» в полной мере определяет и назначение корпоративных карт, из чего, в свою очередь, вытекает круг разрешённых к совершению по ним операций.
Как гласит Положение Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платёжных карт и об операциях, совершаемых с их использованием» (п. 1.12, 2.1, 2.5), корпоративные карты могут использоваться для следующих целей:
- получение наличных для осуществления расчётов, связанных с деятельностью юридического лица, ИП, в том числе оплатой командировочных и представительских расходов;
- оплата расходов, связанных с уставной деятельностью владельца счёта;
- иные не запрещённые к проведению по расчётным счетам операции (как в рублях, так и в иностранной валюте).
Таким образом, использование корпоративных карт останется в допустимых рамках, если оно будет ограничено потребностями хозяйствующего субъекта. Как только наличные сняты или расходы оплачены картой, средства оказываются выданными под отчёт работнику – держателю карты.
К слову, нельзя снять с бизнес-карты свою зарплату, как и нельзя иным образом использовать спецкартсчёт напрямую для выплаты зарплаты, поскольку такой расход не вписывается в обозначенный круг дозволенных операций. То же можно сказать о желании работника взять с карты средства в возмещение допущенного им в интересах работодателя перерасхода подотчётных сумм.
Любое нецелевое использование средств будет нарушать:
- требования законодательства о назначении расчётных счетов, допустимых операциях по картам, возможно, законодательства о противодействии легализации доходов, полученных преступным путём,
- интересы организации или ИП,
- условия договора банковского обслуживания
Банки имеют право контролировать и с большим рвением контролируют использование корпоративных карт.
«А ты не путай свою личную шерсть с государственной!»
Ни по собственному произволению, ни с согласия работодателя сотрудник не вправе расходовать деньги, доступные на корпоративной карте, в личных целях. Идя на это, он не только посягает на чужие средства, но и подвергает организацию или ИП очень серьёзным рискам конфликта с банком и, как следствие, с органами госконтроля.
Руководство организации (собственники) будут абсолютно правы, если потребуют возмещения причинённого действиями работника ущерба.
Приведём в пример спор, дошедший до Верховного суда РФ. Директор организации ни в чём себе не отказывал – оплачивал бизнес-картой личные покупки (медуслуги, материалы для ремонта своей квартиры, ходил по ресторанам, ездил отдыхать и т.п.), снимал для своего удовольствия наличные, естественно, ничего не возмещая, не отчитываясь о тратах. Так он «нагулял» более чем на 9 млн. руб. и благополучно уволился. Общество обратилось в суд в целях взыскания причинённого ущерба с уже бывшего директора. Суды напомнили, что расходование средств с корпоративной карты допускается только, если такие расходы непосредственно связаны с деятельностью юридического лица – собственника средств на спецкартсчёте и вменили ответчику возместить причинённый ущерб (Определение ВС РФ от 23.07.2018 № 305-ЭС18-9549 по делу № А41-47544/2017).
Удивительно, но многие сотрудники – держатели карт как будто искренне заблуждаются относительно того, для каких целей их снабдили корпоративной картой, а рука сама предательски выбирает именно её, когда он отправляется за покупками для личных нужд. Для таких «наивных» людей целесообразно составить памятку с подробным разъяснением правил расходования средств и описанием последствий их нецелевого использования. На самих работников это вряд ли повлияет благотворно, но хотя бы банку можно будет предъявить доказательства прилагаемых организацией усилий по соблюдению правил пользования расчётным счётом.
В организации (у ИП) должен быть определён срок представления работником авансового отчёта, в том числе о расходовании средств с корпоративной карты; следует закрепить порядок и сроки возмещения сотрудниками потраченных не в интересах работодателя сумм (с учётом положений ст. 137, 138 ТК РФ). Если в организации принято закрывать глаза на самовольные безвозвратные траты отдельных личностей, нужно включить соответствующие суммы в их облагаемый НДФЛ доход (в момент прощения долга или истечения срока исковой давности).
Отметим, что у ИП, который оформил корпоративную карту к своему расчётному счёту, ситуация особая. Имущество ИП юридически не разграничено (в отличие от имущества организации и её участников). Т.е. средства на расчётном счёте ИП, оставшиеся после уплаты им налогов, принадлежат ему, как гражданину (конечно, если это не чьи-то чужие деньги), и могут использоваться им не только для занятия предпринимательством, но и на личные нужды (Постановление КС РФ от 17.12.1996 № 20-П Определения КС РФ от 15.05.2001 № 88-О, от 04.06.2009 № 1032-О-О, см. также Письмо Минфина России от 22.04.2016 № 03-11-11/23843)). Желаемые суммы с учётом правил банка не запрещено снимать со счёта (в том числе посредством корпоративной карты), оплачивать бизнес-картой личные покупки ИП, переводить с расчётного счёта деньги на личный счёт ИП, а также в личных целях перечислять третьим лицам. При этом банки обычно умеряют желания ИП своими комиссиями, а также не лишены права контролировать в интересах государства назначение совершаемых операций.
За «злостное» снятие наличных вплоть до…
Кредитная организация – эмитент бизнес-карт обычно очень неравнодушна к тому, какие операции совершаются по счёту карты. Интерес этот отнюдь не праздный – банк подотчётен регулятору (Банку России) и органу, принимающему меры по противодействию легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём (Росфинмониторингу). Банк обязан отслеживать подозрительные операции, сообщать о них Росфинмониторингу, а иногда может и отказать в их проведении.
В сфере контроля за операциями клиентов по корпоративным картам банки опираются на признаки, указывающие на их необычный характер, перечисленные в Приложении к Положению Банка России от 02.03.2012 № 375-П и в Методических рекомендациях о повышении внимания кредитных организаций к операциям клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, получающих наличные денежные средства с использованием корпоративных карт (утв. Банком России 21.07.2017 № 19-МР). В их числе:
- у клиента имеется нескольких корпоративных карт и с их использованием преимущественно осуществляются операции по получению наличных денежных средств;
- снятие наличных денежных средств осуществляется регулярно, как правило, ежедневно или в срок, не превышающий трёх–пяти дней со дня их поступления;
- отношение объёма получаемых за неделю наличных денежных средств к оборотам по банковским счетам клиента за соответствующий период составляет не менее 30%;
- снятие наличных осуществляется, как правило, в сумме, равной или незначительно меньшей определённого кредитной организацией лимита наличных денежных средств, выдаваемых клиенту – юридическому лицу, ИП в течение одного операционного дня (прим. автора – согласно п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 № 266-П кредитная организация – эмитент бизнес-карт определяет дневной лимит в сумме, обычно не превышающей 100 000 руб.);
- снятие наличных денежных средств осуществляется в конце операционного дня с последующим снятием в начале следующего операционного дня.
Если клиент обладает двумя и более подозрительными признаками, банк будет мониторить его операции с тем, чтобы укрепиться в своих подозрениях или, напротив, развеять их. Кроме того, банк будет направлять в Росфинмониторинг информацию о каждой подозрительной операции, причём, что немаловажно, в каждом таком сообщении будет указание не только на признаки нечистоплотности, но и на бенефициарного владельца бизнеса (п. 3 ст. 7 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путём, и финансированию терроризма»).
Дело может дойти до прямой коммуникации с клиентом: банк может запросить пояснения и документы, обосновывающие те или иные операции по корпоративным картам. Если попробовать ответить формально, а тем паче не отвечать, клиент для начала лишится доступа к системе «банк-клиент» (п. 5.2 Положения Банка России от 02.03.2012 № 375-П, Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 24.11.2023 № Ф09-7439/23 по делу № А60-6954/2023 (Определением ВС РФ от 26.02.2024 № 309-ЭС23-30236 отказано в передаче дела № А60-6954/2023 в СКЭС ВС РФ для пересмотра в порядке кассационного производства) и др.), а упорствуя в своём противоправном (по крайней мере, на взгляд банка) поведении может иметь и другие негативные последствия вплоть до исключения из ЕГРЮЛ или ЕГРИП (см. ст. 7.8 Федерального закона от 07.08.2001 № 115-ФЗ).
Кстати, если ИП будет исключён из ЕГРИП по решению регистрирующего органа на основании п. 4 ст. 7.8 Федерального закона № 115-ФЗ, то он в течение последующих трёх лет не сможет заново зарегистрироваться как ИП, а если такая участь постигнет организацию (её исключат из ЕГРЮЛ), то её бенефициары и директор не смогут учредить или возглавить новую фирму также в течение трёх лет (п. 4 ст. 22.1, пп. «ф» п. 1 ст. 23 Федерального закона от 08.08.2001 № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей»).
Стоит сделать выводы: до работников нужно по возможности донести пожелания не снимать наличные средства с корпоративных карт без нужды (всегда лучше непосредственно рассчитываться картой); организация должна быть готова пояснить банку, на какие именно деловые цели производилось снятие наличных по любой из операций.
Ещё кое-что специфическое
Указание Банка России от 09.12.2019 № 5348-У (п. 4) определяет, что наличные расчёты между юридическими лицами, ИП в рамках одного договора, заключенного между ними, могут производиться в размере, не превышающем 100 000 руб. либо эквивалентную сумму в иностранной валюте.
Будет ли это ограничение применяться, если по договору расплатиться корпоративной картой?
Нет, ведь карта – это т.н. электронное средство платежа, которое отнесено п. 19 ст. 3 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платёжной системе» к средствам безналичных расчётов.
Однако, если деньги с карты сначала снять, а уже потом расплатиться ими с другой организацией или ИП, лимит из вышеназванного Указания Банка России сработает.
Кроме того, если расплатиться корпоративной картой «очно», например, в магазине или офисе фирмы (ИП), то продавец по закону обязан применить ККТ и выдать кассовый чек с нетипичными дополнительными реквизитами (п. 9 ст. 2, п. 6.1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчётов в Российской Федерации»):
- наименование покупателя (клиента) (наименование организации, ФИО ИП);
- ИНН покупателя (клиента);
- сведения о стране происхождения товара (при осуществлении расчётов за товар);
- сумма акциза (если применимо);
- регистрационный номер таможенной декларации (при осуществлении расчётов за товар) (если применимо).
Правда, на практике требования чуть скромнее (табл. 3, 58, 59, 96, 97, 115, 146 Приказа ФНС России от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@):
- наименование и ИНН покупателя должны быть указаны в бумажных и электронных чеках при применении продавцом формата фискальных документов (ФФД) версий 1.1 или 1.2 (указание на ФФД всегда есть в чеке);
- сумма акциза, регистрационный номер ДТ и страна происхождения товара (если применимо) должны присутствовать только в электронном чеке при применении продавцом ФФД версий 1.1 или 1.2.
Честно говоря, даже с такими поблажками ожидать отражения этих данных в чеке сложно. Пришлось бы обратить внимание продавца на то, что расчёт идёт не с рядовым покупателем, а с организацией или ИП с применением корпоративной карты, предъявить доверенность, сообщить продавцу название и ИНН покупателя, а затем, по всей вероятности, ещё попытаться просветить его насчёт этих дополнительных реквизитов чека и убедить в их обязательности.
Неуказание названных реквизитов в чеке – это, конечно, нарушение со стороны продавца, и он может поплатиться за него штрафом, но несёт ли данная погрешность какие-то риски для покупателя? Да, если пытаться использовать кассовый чек как самостоятельный и самодостаточный первичный учётный документ. Дело в формулировке ст. 1.1 Федерального закона № 54-ФЗ: кассовый чек рассматривается как первичный учётный документ, только если он соответствует требованиям законодательства РФ о применении ККТ. В противном случае для подтверждения расходов покупателем понадобится что-то ещё (товарный чек, накладная, акт и т.п.) (см., например, Письмо Минфина России от 21.02.2020 № 03-03-06/1/12765, Письмо ФНС России от 23.12.2022 № АБ-3-20/14698@).
Проигнорировать всё это и исходить из того, что подотчётник приобрёл нечто в интересах организации, действуя во взаимоотношениях с продавцом от своего имени, как в случае расчётов наличными или личным электронным средством платежа работника при расчётах корпоративной картой, не получится – средства-то расходуются непосредственно со спецкартсчёта, привязанного к расчётному счёту организации или ИП.
Все эти сложности отсутствуют при расчётах корпоративной картой без её предъявления (например, онлайн).
