МЧД для СФР: как оформить и сдать отчётность в 2026 году

Правила работы с электронными подписями в России изменились. Для отправки отчётных документов от имени компании сотрудникам недостаточно использовать личную КЭП физического лица – её необходимо дополнить машиночитаемой доверенностью (МЧД). Эти изменения напрямую коснулись и взаимодействия с Социальным фондом России (СФР), который объединил функции ПФР и ФСС.

Без цифровой доверенности отправленная отчётность просто не будет принята информационной системой ведомства. В этой статье мы подробно разберём, что такое МЧД, зачем она нужна для работы с СФР, какие коды полномочий существуют, а также как создать, отправить и своевременно отозвать доверенность через сервисы ЭДО.

Что такое МЧД СФР и зачем она введена

МЧД СФР – это электронная машиночитаемая доверенность, которая подтверждает право сотрудника действовать от имени компании (юридического лица или ИП) при взаимодействии с Социальным фондом России. В отличие от бумажного документа, эта доверенность существует в виде XML-файла, который может быть автоматически считан и проверен информационной системой фонда.

Зачем она введена? Реформа продиктована изменениями в федеральном законе № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Ранее коммерческие удостоверяющие центры выпускали на сотрудников так называемые «сертификаты представителей» – в такой КЭП одновременно были указаны и ФИО сотрудника, и реквизиты компании.

Сейчас эта практика полностью прекращена. В 2026 году действует совершенно иной порядок:

• Удостоверяющие центры выдают сотрудникам только КЭП физического лица (в ней содержатся исключительно личные данные человека).
• Сама по себе такая подпись никак не связана с работодателем. Чтобы система фонда поняла, что гражданин имеет право отправлять отчёты конкретной фирмы, к пакету документов обязательно прикладывается XML-файл МЧД.

МЧД связывает персональную подпись сотрудника с полномочиями, которые ему делегировал руководитель компании (подписав доверенность своей КЭП директора). Без зарегистрированной МЧД Единая цифровая платформа СФР автоматически отклонит форму ЕФС-1, ответы на требования или запросы по больничным листам. Внедрение МЧД полностью исключает человеческий фактор при проверке прав, защищает бизнес от несанкционированной сдачи отчётов и повышает безопасность персональных данных сотрудников.

Кому и для чего нужна МЧД в СФР

Машиночитаемая доверенность для СФР требуется не только штатным бухгалтерам, но и любым доверенным лицам, которые представляют интересы компании. Это могут быть:

• сотрудники на аутсорсе (например, бухгалтеры из сторонних организаций);
• ответственные за кадровый учёт;
• специалисты, взаимодействующие с фондом по вопросам больничных и проактивных выплат.

Для чего именно используется МЧД? Она даёт право на совершение следующих действий:

1. Подписание и отправка отчётности (в том числе ЕФС-1).
2. Получение информации о застрахованных лицах и их стаже.
3. Взаимодействие с фондом по вопросам выплат пособий.
4. Подача ответов на требования и запросы СФР.
5. Реализация права передоверия (если это предусмотрено первоначальной доверенностью).

Важно отметить, что индивидуальный предприниматель или директор имеет право сдавать отчёты без доверенности, используя свою КЭП, полученную в ФНС России. Однако как только право подписи делегируется другому сотруднику, оформление МЧД становится обязательным условием для легального документооборота.

Какую отчётность нужно сдавать в СФР

Социальный фонд России (СФР) соединил в себе все функции по приёму сведений о застрахованных лицах, которые ранее направлялись в ПФР и ФСС. Единственным сквозным отчётом для работодателей остаётся ЕФС-1. Это единая форма, подразделы которой сдаются обособленно в разные сроки:

• Подраздел 1.1 (ранее СЗВ-ТД) – сведения о кадровых мероприятиях (приёмы, увольнения, переводы, заключение/прекращение договоров ГПХ).
• Подраздел 1.2 (ранее СЗВ-СТАЖ) – данные о страховом стаже сотрудников. Сдаётся ежегодно, но не по всему штату, а только по работникам с особенностями стажа (вредные условия, декреты, районы Крайнего Севера и т. д.).
• Подраздел 2 – это технический классификатор, являющийся основанием для отражения данных о периодах работы для назначения пенсии (включается вместе с подразделом 1.2).
• Подраздел 1.3 – специализированные сведения о заработной плате работников государственных и муниципальных учреждений.
• Подраздел 3 (ранее ДСВ-3) – реестр застрахованных лиц, за которых перечисляются дополнительные взносы на накопительную пенсию.
• Раздел 2 (ранее 4-ФСС) – ежеквартальный расчёт по начисленным страховым взносам на травматизм и профзаболевания.

Помимо самой формы ЕФС-1, действующая МЧД для СФР необходима для отправки иных документов в рамках электронного документооборота:

• Ответы на требования фонда о предоставлении пояснений.
• Сведения для назначения и выплаты пособий (проактивные выплаты по больничным листам).
• Заявления и уведомления, связанные с назначением пенсий сотрудникам.

Каждый отправляемый в систему фонда документ (или пакет сведений), помимо УКЭП уполномоченного лица, должен сопровождаться зарегистрированной в ГИС ЕЦП машиночитаемой доверенностью.

Формат МЧД для СФР и сдачи ЕФС-1

Социальный фонд России (СФР) установил строгие требования к формату принимаемых машиночитаемых доверенностей.

На сегодняшний день ведомство принимает доверенности исключительно собственного формата СФР (версия 2.0), утверждённого приказом СФР от 27.05.2024 № 848. Он используется для сдачи отчётности через учётные программы и стандартные каналы операторов ЭДО.

Профессиональные бухгалтерские сервисы автоматически предлагают пользователям нужный шаблон в зависимости от выбранного способа отправки документов.

Сдача электронной отчётности (включая форму ЕФС-1) и верификация доверенностей осуществляются подсистемами Единой централизованной цифровой платформы (ГИС ЕЦП). Чтобы избежать автоматических отказов, в 2026 году при создании доверенности формата 2.0 необходимо выбирать шаблон «МЧД для СФР» и указывать полный пакет кодов полномочий. Ограничение одним кодом SFR_000001 (персонифицированный учёт) приведёт к тому, что фонд отклонит Раздел 2 формы ЕФС-1 (взносы на травматизм). Для полноценной сдачи ЕФС-1 в доверенность необходимо добавлять, как минимум, два ключа: SFR_000001 и SFR_000002.

Коды полномочий МЧД для СФР

Одним из самых важных этапов заполнения машиночитаемой доверенности является выбор кодов полномочий. Эти коды определяют, какие именно действия уполномоченный сотрудник может совершать от имени компании. В большинстве современных сервисов для работы с ЭДО эти коды уже интегрированы в интерфейс, и вам не нужно помнить их наизусть – достаточно выбрать нужный пункт из выпадающего списка.

Перечислим ключевые коды полномочий, которые используются в МЧД для СФР:

• FSS_000000 (глобальное полномочие): этот код добавляет в доверенность сразу все возможные полномочия, описанные ниже. Если вы не уверены, какой именно набор прав нужен сотруднику, можно выбрать этот вариант, но помните о правилах безопасности данных.
• SFR_000001 (персучёт и ЕФС-1): Основной код для ведения персонифицированного учёта. Именно это полномочие требуется для подписания и отправки ЕФС-1, а также для работы со сведениями о трудовом стаже.
• FSS_000009 (Больничные листы): даёт право на получение информации о листках нетрудоспособности и обмен данными по проактивным выплатам.
• FSS_000004 (управление доверенностями): разрешает передоверие – то есть право передавать свои полномочия другим сотрудникам.

Если вы создаёте МЧД в порядке передоверия, то спектр полномочий в ней не может быть шире, чем у родительской доверенности. Например, если в родительской доверенности нет кода FSS_000009, вы не сможете выдать передоверие с этим кодом.

Для удобства пользователей все коды обычно сгруппированы в сервисе в логические блоки. Например, при создании доверенности для сдачи ЕФС-1 будет достаточно выбрать код SFR_000001.

Как создать МЧД для СФР

Процесс создания МЧД для Социального фонда сегодня максимально автоматизирован. В зависимости от того, каким программным обеспечением вы пользуетесь, шаги могут незначительно отличаться, но общий алгоритм остаётся единым. Рассмотрим процесс создания МЧД для СФР через интерфейс сервиса «Онлайн-Спринтер» от оператора ЭДО «Такском».

Шаг 1. Перейдите в раздел создания документов

В верхнем меню нажмите кнопку «Создать» → выберите направление «ФСС» → нажмите «Электронная доверенность» → «Создать». Система откроет интерактивную форму МЧД ФСС, в которой часть полей заполнится автоматически.

Шаг 2. Заполните обязательные реквизиты

• Срок действия – укажите период, в течение которого представитель сможет подписывать отчёты.



• Сведения о представляемом лице – введите ИНН организации или ИП, за которые сдаётся отчётность. Нажмите кнопку «Заполнить из реестра» – название, ОГРН и КПП подтянутся из ЕГРЮЛ/ЕГРИП автоматически.



• Сведения о доверителе – укажите персональные данные руководителя юридического лица или самого индивидуального предпринимателя.
• Сведения об уполномоченном представителе – выберите тип представителя «Физическое лицо» (даже если это штатный сотрудник организации) и внесите его паспортные данные, СНИЛС и ИНН.

Шаг 3. Укажите коды полномочий

• В блоке «Полномочия» нажмите на выпадающий справочник и отметьте нужные права:
• Для полной и беспрепятственной сдачи единого отчёта ЕФС-1 выберите одновременно два кода: SFR_000001 (для кадровых подразделов) и FSS_000002 (для Раздела 2 по взносам на травматизм).
• Для получения информации о листках нетрудоспособности и работы с проактивными выплатами добавьте код FSS_000009.
• Если сотруднику делегируются полные права без ограничений, выберите верхний код в списке – FSS_000000.

Шаг 4. Подпишите сертификатом первого лица и нажмите кнопку «Отправить».

Отправка отчёта в СФР с помощью МЧД

После того как ваша МЧД успешно зарегистрирована в Социальном фонде, уполномоченный сотрудник может приступать к отправке отчётности. Обратите внимание на важный нюанс: просто создать доверенность недостаточно – ведомство должно подтвердить её принятие. Статус «Зарегистрирована» или «Активна» в вашем личном кабинете является сигналом к действию.

Как отправить отчёт:

1. Подготовьте отчёт (например, ЕФС-1) в своей учётной программе.
2. При формировании пакета отправки укажите идентификатор МЧД. Идентификатор – это уникальный код (GUID), который присваивается доверенности при создании. Его можно найти в карточке доверенности или в XML-файле в разделе generalInfo.
3. Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО, вам не придётся вручную искать идентификатор. Современные системы «подтягивают» действующие доверенности автоматически. Вы просто выбираете из списка нужного сотрудника, и сервис сам вставит верные данные.
4. Отправьте пакет документов. Подпись будет проставлена электронной подписью уполномоченного лица, а система СФР автоматически проверит, есть ли у этого лица действующая МЧД с достаточными полномочиями (код SFR_000001 и др.).

Если вы используете разные сервисы для создания доверенностей и отправки отчётности, убедитесь, что XML-файл МЧД загружен в тот программный модуль, через который вы выходите на связь с СФР.

Как отправлять отчёты по доверенности в «Онлайн-Спринтере»

При отправке отчёта выберите опцию «по доверенности» и необходимую доверенность в выпадающем списке. Доверенность прикрепится к отчёту.

Если отчёт был отправлен по доверенности:

• на списочной форме будет иконка доверенности и название организации:



• В подробной информации по документу будет указано «сдано за»:

Как отозвать МЧД для СФР

Жизненный цикл машиночитаемой доверенности не бесконечен. Существует несколько причин, по которым её необходимо отозвать до истечения срока действия:

• Увольнение сотрудника, на которого была оформлена МЧД.
• Изменение должностных обязанностей или круга полномочий.
• Смена реквизитов представителя.

Отозвать МЧД для СФР можно через личный кабинет на официальном сайте СФР, через учётную бухгалтерскую программу (например, 1С) или через оператора электронного документооборота. Для этого руководитель компании должен сформировать уведомление о прекращении полномочий представителя и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП).

Способы отзыва МЧД СФР

• Через личный кабинет СФР. Войдите в систему под учётной записью руководителя, перейдите в раздел работы с МЧД, выберите нужную зарегистрированную доверенность, нажмите кнопку «Отозвать», укажите причину и подпишите заявление с помощью КЭП.
• Через программу 1С. В сервисе «1С-Отчётность» перейдите в раздел «Уведомления», нажмите «Создать» и выберите пункт «Уведомление о прекращении полномочий представителя (СФР, бывш. ПФР)», заполните данные по отзываемой доверенности и отправьте документ в фонд.
• Через оператора ЭДО. В бухгалтерской системе перейдите в настройки реквизитов организации или раздел работы с СФР, найдите действующую доверенность и активируйте опцию её досрочного отзыва с последующей отправкой электронного уведомления.

Обработка запроса об отмене со стороны фонда обычно занимает от 10 минут до нескольких часов. После успешной регистрации отзыва статус документа в системе изменится на «Отозвано» или «Регистрация отзыва». Процедура отзыва должна быть проведена корректно, чтобы избежать проблем с ведомством.