Обновленные требования по ведению персонифицированного учета со 2 июня 2023 года и изменения в инструкции по персучету

По причине объединения ФСС и ПФР в Социальный Фонд России (СФР) изменились правила персучета для компаний и ИП. Новая инструкция разработана Минтрудом за № 256н и начинает действовать со 2 июня 2023 года. Делимся информацией о нововведениях в нормативах персонифицированного учета в 2023 году и появившихся новых требованиях к работодателям.

Регистрация новых работников

Согласно статье 10 новой инструкции, при приеме лиц на работу независимо от формы отношений (договор ГПХ или трудовое соглашение) на каждого нового работника требуется открывать персонифицированный (индивидуальный) лицевой счет (если СНИЛСа еще нет). Владельцы предприятий обязаны предложить сотрудникам анкеты регистрантов по утвержденной форме персучета в 2023 году АДВ-1 (утверждено распоряжением ПФР от 31 октября 2022).

Заполненная анкета должна быть отправлена в местное представительство СФР в течение рабочего дня, следующего за днем приема работника на работу (заключения с ним трудового договора) и включать следующие сведения:

• ФИО работника;
• место и дата рождения;
• точку регистрации;
• место фактического проживания;
• данные паспорта;
• ИНН;
• контактные номера телефонов.

Правильность указанной информации по нормативам персонифицированного учета в 2023 заверяется самим работником. При невозможности подтвердить своей подписью сведения (командировка, отпуск, заболевание и пр.), руководитель указывает точную причину и сам подписывает (заверяет) опрос-анкету. АДВ-1 разрешается отправить в СФР в варианте электронного документа, заверенного усиленной квалифицированной электронной подписью. Делается это с помощью оператора ЭДО или же в персональном кабинете руководителя на портале СФР.

После получения данных представители Соцфонда по инструкции персучета в период до 5-ти рабочих суток обязаны открыть заявителю лицевой персональный счет и сообщить СНИЛС о пройденной регистрации. Работникам, уже открывшим лиц. счет, анкету для персонифицированного учета заполнять не нужно.

Предоставление персональных сведений в Соцфонд

По правилам персучета в 2023 году владельцы компаний будут обязаны представлять личную информацию о своих работниках в рамках единого отчета по утвержденной форме ЕФС-1. Она утверждена Постановлением ПФР № 245п от 31 октября 2022. В отчетах требуется передача всей информации согласно ст. 11 (раздел 1) ФЗ № 27 от 1 апреля 1996 («О личном (персональном) учете в реестре обязательного страхования» (пункт 28 обновленной инструкции персонифицированного учета).

Эта информация включает в себя:

Информацию о занятости (раздел 1, подраздел 1.1). Это аналог заполнявшегося до этого отчета СЗВ-ТД. Такие сведения руководитель обязан представлять при имеющихся кадровых изменениях с июня 2023 года, например:

• трудоустройство человека;
• увольнение работника;
• его перевод в другое подразделение;
• перевод на электронную трудовую книжку и пр.

По новой форме персонифицированного учета с 2023 года устанавливаются и сроки, в течение которых работодатель обязан представлять данную информацию — до 25-го числа месяца, последующего за месяцем с кадровыми переменами. Учитывайте, что при приеме или увольнении данные сведения должны быть представлены в течение следующего за датой создания соответствующего указа (распоряжения) рабочего дня.

Информация о стаже страхования (раздел 1, подраздел 1 отчета по форме ЕФС-1 персонифицированного учета). Данные по персучету с июня 2023 года аналогичны ранее предоставляемому отчету СЗВ-СТАЖ. Его владелец компании обязан предоставлять в СФР до 25 января следующего за отчетным года.

Информация о выплаченных доп. взносах по страховке на накопительную пенсионную часть (раздел 1, подраздел 3 отчета ЕФС-1). Подаваемые персонифицированные данные аналогичны существовавшим до изменений отчетам в формате ДСВ-3. Они обязательно должны представляться в СФР каждый квартал до 25-го числа месяца, идущего за отчетным с июня 2023 года.

Нюансы оформления отчета ЕФС-1

Всю текущую информацию по персучету за июнь 2023 надо сдавать и оформлять на базе имеющейся кадровой документации, бухучета предприятия и изданных приказов (распоряжений).

Руководитель обязан оформлять и пересылать в Соцфонд данные на всех своих работников, оформленных по:

• трудовым соглашениям;
• гражданско-правовым договорным обязательствам об оказании услуг;
• договорным соглашениям по авторским заказам;
• соглашениям об отчуждении прав собственности;
• лицензионным издательским соглашениям;
• соглашениям о передаче прав между организацией и физ. лицом по установлению полномочий коллективной основы.

Распорядок отправки в Соцфонд персональных сведений

Персональные данные сотрудников разрешается переправлять в СФР одним из следующих способов (согласно пункта 34 обновленной инструкции):

1. В письменной форме (на бумаге) лично либо через доверенного представителя компании-работодателя.
2. В бумажном виде заказным письмом через местное почтовое отделение. Документация должна сопровождаться описью отправляемых вложений.
3. В формате электронного документооборота для ТКС. Отправить перссведения разрешается через портал «Госуслуги» или персональный кабинет владельца организации (предприятия) на официальном ресурсе Соцфонда.

Выбор варианта представления информации по персонифицированному учету сотрудников зависит от числа граждан, трудящихся в компании, на предприятии или у ИП. Если на предприятии числится более 10 работников (также и лиц, трудящихся по соглашениям ГПХ), работодатель, согласно Постановлению № 246п от 31 октября 2022, обязан предоставить информацию в онлайн-формате.

Если численность сотрудников небольшая (до 10 штатных единиц), работодатели могут представлять информацию как в электронном варианте, так и на бумаге (согласно ФЗ № 8 от 1 апреля 1996).

Если сведения по персучету за июнь 2023 подаются на бумаге, они должны быть удостоверены подписью владельца предприятия и печатью (при ее наличии). Датой передачи информации в бумажном варианте является либо число непосредственной пересылки сведений (в случае личной доставки), либо дата ее передачи почтой по штемпелю почтового отправления (по регламенту статьи 36 обновленной инструкции).

В случае представления информации в онлайн-виде она должна быть подтверждена усиленной квалифицированной электронной подписью владельца организации, а числом подачи будет дата отправки через ТКС (подтверждается оператором ЭДО). Датой предоставления данных с помощью личного кабинета руководителя является число, автоматически сформированное программой при пересылке данных (согласно пункту 37 обновленной инструкции).