Порядок заполнения формы ЕФС-1 может вызывать вопросы у специалистов. Кадровики и бухгалтеры при формировании отчёта нередко допускают ошибки, за которые взимаются штрафы. Некорректные сведения в уже сданной форме ЕФС-1 выявят сотрудники СФР.
Отделение Соцфонда России после проверки ЕФС-1 направит работодателю протокол с результатами. Там могут содержаться сведения о неточностях, несоответствиях или грубых ошибках. Код выявленной ошибки, указанный в протоколе, влияет на порядок действий страхователя: просто принять информацию к сведению и в дальнейшем не допускать таких нарушений или сформировать и сдать отчёт заново. Расскажем, какие ошибки допускают в форме ЕФС-1, как их исправить и какие условия нужно соблюсти, чтобы избежать штрафов.
Форма ЕФС-1 с ошибкой: какие данные содержит протокол проверки отчёта
Если у сотрудников СФР возникли нарекания в отношении сведений в отчёте ЕФС-1, то протокол, направленный работодателю, будет включать информацию о предупреждении, допущенной неточности или грубой ошибке. Также там будет указано, принят документ или не принят.
Если форма не принята, то в протоколе будет указано «Документ не принят», номер кода ошибки и что необходимо исправить. Все коды ошибок представлены в приложениях 3-6 к приказу СФР от 17.11.2025 № 1463. Они имеют три значения:
- Код «20» — найденные неточности не считаются критическими, и СФР взял данные в обработку, но с предупреждением. Исправлять или уточнять их не нужно.
- Код «30» — фонд принял отчёт, но в нём обнаружены незначительные ошибки, которые нужно исправить.
- Код «50» — означает, что в форме ЕФС-1 обнаружена грубая ошибка. Фонд не принял такой отчёт и придётся подать его заново.
Устранить указанные в уведомлении ошибки нужно не позднее пяти рабочих дней с даты его получения, иначе работодателю грозит штраф (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Поэтому необходимо корректно определить дату получения уведомления, которая зависит от его формата (п. 41 инструкции о переучёте, утверждённой приказом Минтруда России № 256н). Датой получения уведомления считается:
- Шестой день с даты отправления заказного письма СФР, если уведомление направлено в бумажном виде.
- Дата размещения уведомления в личном кабинете СФР, если оно направлено в электронном виде в личный кабинет страхователя на официальном сайте фонда.
- Дата, подтверждённая оператором ЭДО или территориальным органом СФР, если взаимодействие с фондом происходит в электронном виде посредством ТКС.
Как исправить ошибки с кодом «50»
Ошибка с кодом «50» не зависит от сведений по застрахованным работникам, она носит общий характер. Корректировке такой отчёт не подлежит, требуется устранить выявленную проблему и подать новую форму ЕФС-1.
Приведём пример ошибок с кодом «50»:
- Нарушен формат XTML-документа.
- Отчёт подписан некорректной УКЭП.
- ИНН в отчёте отличается от ИНН в карточке страхователя.
- Указана дата заполнения, которая позже текущей даты или предшествует 2023 году.
- Значение СНИЛС содержит только нули.
- В поле ИНН указаны одни нули.
- В базе фонда нет регистрационного номера компании.
Срок, в течение которого работодатель должен учесть все замечания, приведённые в отрицательном протоколе, и подать в СФР новый отчёт ЕФС-1, не должен превышать пять рабочих дней.
Как исправить ошибки с кодом «30»
Код ошибки «30» указывает на то, что в отделении СФР отчёт ЕФС-1 приняли, но недочёты в нём все же есть. Работодателю необходимо уточнить данные не позднее пяти рабочих дней.
Протокол с такими результатами проверки страхователь получит, если не соблюдаются условия, например:
- При отражении мероприятия, связанного с заключением договора ГПХ, данные в графе 5 должны отсутствовать.
- При прекращении договора ГПХ графа 7 должна остаться пустой.
- ФИО и СНИЛС работников должны соответствовать данным фонда.
Способ устранения несоответствий в форме ЕФС-1 зависит от типа сведений, в которых они выявлены.
Как исправить ошибку в сведениях о трудовой деятельности
Если нужно исправить ошибки в части сведений о трудовой деятельности застрахованного лица, заполните подразделы 1 и 1.1 формы ЕФС-1, а также титульный лист и подайте их в СФР. В отчёт включите только тех сотрудников, по которым нужно изменить данные. Принцип заполнения зависит от полей, которые нужно исправить.
Неверно подали сведения о способе ведения трудовой книжки
Если в отчёте ошибочно указали, что сотрудник подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или о решении перейти на электронный формат, то понадобится отменить ранее представленные сведения. Для этого в соответствующей строке проставьте дату подачи заявления, которую указывали ранее, а в поле «Признак отмены» проставьте знак «Х» (п. 40 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).
Указали неверную дату в заявлении по трудовой книжке
Если нужно исправить дату подачи заявления в уже принятых сведениях, то в соответствующей строке проставьте актуальную дату п. 40 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).
Нужно отменить данные, ранее представленные в СФР, в части сведений о трудовой деятельности по зарегистрированному лицу
Для этого заполните подраздел 1.1 в полном соответствии с теми данными, что предоставили в исходном варианте. А в графе 11 проставьте знак «Х» (п. 51 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).
Нужно скорректировать сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица, ранее предоставленные в СФР
Пример:
Сотрудник принят на должность главного инженера на основании приказа от 25.04.2023 № 119. На следующий рабочий день в СФР были направлены сведения о приёме на работу нового сотрудника в части подраздела 1.1 формы ЕФС-1. После сдачи отчёта бухгалтер обнаружил ошибку. В графе 10 блока «Основание» неверно указали номер приказа — вместо «119» поставили номер «117». Чтобы актуализировать данные о кадровом мероприятии, необходимо подать новый отчёт, в котором полностью продублировать данные исходного, а в графе 11 поставить знак «Х». Далее в строке № 2 нужно указать верные данные — номер приказа «119».
Корректировка сведений о страховом стаже
Если ошибка обнаружена в ранее представленных сведениях о трудовом стаже, необходимо подать корректирующий отчёт в части подраздела 1.2. Для этого заполните титульный лист, подразделы 1 и 1.2 отчёта.
Чтобы отменить данные, учтённые на индивидуальном лицевом счёте, в поле «Тип сведений» проставьте знак «Х» в соответствующей ячейке (п. 55 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462). Далее в поле с периодом укажите год, за который отменяете сведения (п. 56 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).
Для корректировки информации проставьте знак «Х» в поле «Корректирующая» и укажите соответствующий период, за который вносятся изменения (п. 55, 56 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).
Важно! Один отчёт не может содержать данные с разным типом сведений в рамках одного периода относительно одного и того же сотрудника (п. 55 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462).
Если необходимо исправить сведения о сотрудниках, которые вправе претендовать на досрочное назначение пенсии в соответствии со ст. 30 закона № 400-ФЗ, то внесите также изменения в подраздел 2. Корректировка или отмена ранее представленных данных происходит по аналогичному принципу, как в подразделе 1.2, и регламентирована п. 145 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17 ноября 2025 г. № 1462.
Корректировка сведений о зарплате сотрудников госучреждений
Для устранения ошибки в представленных ранее данных о зарплате работников госучреждений, сдайте в СФР отчёт с корректирующим или отменяющим типом сведений. Включите в отчёт титульный лист, подразделы 1 и 1.3 формы ЕФС-1. Заполните данные только на сотрудника, в отношении которого необходимо внести корректировки, укажите актуальную информацию. Отметьте знаком «Х» тип «Корректирующая». Укажите месяц и год, за который исправляются данные (п. 114 порядка заполнения, утверждённого приказом СФР от 17.11.2025 № 1462). Например, чтобы изменить информацию за июнь, поставьте «06» и «2025».
Корректировка сведений о начисленных страховых взносах на травматизм
Если в представленном отчёте в части раздела 2 были обнаружены ошибки, которые привели к занижению суммы взносов на травматизм, подайте в СФР уточнённые сведения (ст. 24 закона № 125-ФЗ).
В поле «Номер корректировки» укажите, какие по счёту уточнения предоставляете. Если отчёт с уточняющими данными подаёте в первый раз, то проставьте номер «001», второму отчёту с уточняющими сведениями присвойте номер «002» и т.д.
Работодатель не обязан подавать уточняющие сведения, если ошибка в представленных данных не занижает сумму начисленных взносов на травматизм. В таком случае он может сделать это в добровольном порядке (ст. 24 закона № 125-ФЗ).
Как избежать штрафов из-за ошибок в форме ЕФС-1
Ошибки, выявленные Социальным фондом России в результате проверки формы ЕФС-1, приведут к штрафам, если их вовремя не устранить. Размер штрафа указан в ст. 17 закона № 27-ФЗ, он составляет 500 рублей в отношении каждого сотрудника, в сведениях которого допущены неточности.
Но избежать штрафов можно, если:
- сотрудники бухгалтерии обнаружили ошибки в данных по застрахованным лицам раньше проверяющих и подали уточнённый отчёт ЕФС-1;
- сотрудники бухгалтерии, получив по результатам проверки ЕФС-1 уведомление с отрицательным протоколом, успели исправить ошибки и подать уточняющие сведения в течение пяти рабочих дней с даты получения такого уведомления.
