Эксперты «Такском» — специалисты в области ЭДО, отчётности, электронной подписи и маркировки с многолетним опытом реализации проектов для крупных компаний и государственных структур.
Оглавление
- Что изменилось в 2026 году
- Кто обязан сдавать отчёты за сотрудников
- Таблица: все отчёты по заработной плате
- 6-НДФЛ: расчёт подоходного налога
- РСВ: расчёт по страховым взносам
- Персонифицированные сведения о физлицах
- ЕФС-1: единая форма сведений в СФР
- Отчётность в Росстат
- Уведомления по НДФЛ и взносам
- Штрафы за несдачу и ошибки
- Частые вопросы
В 2026 году компаниям и ИП с сотрудниками необходимо сдавать зарплатную отчётность в ФНС России, СФР и Росстат: 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1 и статистические формы. В статье – актуальные сроки, ключевые изменения 2026 года и порядок сдачи через сервис «Онлайн-Спринтер» от «Такском».
Что изменилось в 2026 году
2026 год принёс работодателям несколько важных изменений в зарплатной отчётности. Прежде всего, с 30 декабря 2025 года действует обновлённая форма ЕФС-1, утверждённая приказом СФР от 17.11.2025 № 1462 – предыдущая форма утратила силу. Из неё исчезли коды «ДИСТ» и «НДОМ» для дистанционной и надомной работы, а для иностранных граждан введён новый статус «МДИГ» (Международный договор / Иностранный гражданин).
Второе ключевое новшество касается страховых взносов за руководителя – единственного учредителя. С 1 января 2026 года, даже если выплаты директору не производились или оказались меньше МРОТ (27 093 рубля), взносы необходимо начислять исходя из суммы МРОТ. Минимальный платёж составляет 8 127,90 рублей в месяц. Это означает, что «нулевого» РСВ у организаций больше не существует.
Третье изменение – обновление формы РСВ. За I квартал 2026 года расчёт можно сдать по старой форме или по форме, рекомендованной письмом ФНС России, а с 6 мая 2026 года обязательна новая форма, утверждённая приказом ФНС № ЕД-1-11/67@ (о внесении изменений в приложение к приказу от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@).
С 1 сентября 2026 года согласно поправкам, внесённым Федеральным законом от 28.11.2025 № 425-ФЗ , налоговые агенты получили право подавать одно сводное уведомление сразу на несколько месяцев или до конца текущего года. При этом внутри документа сохраняется разбивка по двум полумесячным периодам для НДФЛ. Новый порядок носит заявительный характер – это право, а не обязанность налогоплательщика. Если фактические выплаты превысят заявленные суммы, необходимо подать уточнённое уведомление.
Кто обязан сдавать отчёты за сотрудников
Обязанность по сдаче зарплатной отчётности возникает у всех, кто заключает трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера с физическими лицами. Организации сдают РСВ и персонифицированные сведения в любом случае – даже если директор временно не получает зарплату и договор с ним действует. 6-НДФЛ сдаётся только при наличии выплат физическим лицам; если выплат за весь год не было, отчёт не подаётся.
Индивидуальные предприниматели отчитываются только при наличии наёмных работников или исполнителей по договорам ГПХ. Если ИП не привлекает сотрудников, он освобождён от сдачи РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированных сведений.
Важно: компании и ИП на автоматизированной УСН (АУСН) расчёт по страховым взносам не сдают – сведения передают уполномоченные банки.
Таблица: все отчёты по заработной плате
| Форма | Куда сдавать | Периодичность | Крайний срок | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 6-НДФЛ | ФНС России | Ежеквартально | 25-е число следующего месяца; годовой – до 25 февраля следующего года | НДФЛ исчисляется по итогам месяца, но уведомление об исчисленных суммах подаётся дважды в месяц: за период с 1-го по 22-е число – до 25-го числа; за период с 23-го по последнее число месяца – до 3-го числа следующего месяца |
| РСВ | ФНС России | Ежеквартально | 25-е число следующего месяца | Если деятельности нет, но есть директор-учредитель, взносы начисляются с базы 1 МРОТ (27 093 руб., ФЗ № 425-ФЗ). |
| Перссведения о физлицах | ФНС России | Ежемесячно (кроме марта, июня, сентября и декабря) | 25-е число следующего месяца | За третьи месяцы кварталов отчёт не сдаётся |
| ЕФС-1 (подраздел 1.1 – бывшая СЗВ-ТД) | СФР | При кадровых событиях | Следующий рабочий день после издания приказа (приём, увольнение, ГПХ); 25-е число следующего месяца (перевод, переименование) | Исключены коды «ДИСТ» и «НДОМ». Для иностранцев по международным договорам введён статус «МДИГ» (приказ СФР № 1462). |
| ЕФС-1 (подраздел 1.2 – бывшая СЗВ-СТАЖ) | СФР | Ежегодно | 25 января следующего года | Сдаётся не на всех сотрудников, а только на имеющих особенности учёта стажа (декрет, отпуск без сохранения з/п и др.). |
| ЕФС-1 (раздел 2 – бывшая 4-ФСС) | СФР | Ежеквартально | 25-е число следующего месяца | Отчёт по взносам «на травматизм». Сдаётся в СФР по единому графику. |
| П-4 | Росстат | Ежемесячно или ежеквартально в зависимости от численности/оборота | С 1-го по 10-й рабочий день месяца, следующего за отчётным периодом | Ежемесячно — при средней численности >15 чел. или годовом обороте >800 млн руб.; ежеквартально – при численности до 15 чел. и обороте <800 млн руб. |
| П-4 (НЗ) | Росстат | Ежеквартально при средней численности >15 чел. | С 1-го по 8-й рабочий день месяца, следующего за отчётным кварталом | Малыми предприятиями не сдаётся. Точный срок и периодичность проверяются по ИНН на сайте Росстата. |
Если крайний срок сдачи отчёта выпадает на выходной или праздничный день, он автоматически переносится на ближайший следующий за ним рабочий день.
6-НДФЛ: расчёт подоходного налога
Расчёт 6-НДФЛ сдают все налоговые агенты, которые выплачивали доходы физическим лицам по трудовым или гражданско-правовым договорам. Если выплат в течение года не было, обязанности по сдаче отчёта не возникает. Однако если хотя бы одна выплата произведена – например, зарплата за январь, – отчёт необходимо сдавать до конца года за все отчётные периоды.
Сроки сдачи:
- За I квартал – до 27 апреля 2026 года (перенос с 25 апреля, суббота);
- За полугодие – до 27 июля 2026 года (перенос с 25 июля);
- За 9 месяцев – до 26 октября 2026 года (перенос с 25 октября, воскресенье);
- За 2026 год – до 25 февраля 2027 года.
Форма 6-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@. Отчёт включает титульный лист, два раздела с суммами и сроками уплаты, а также приложение со справками о доходах.
Если численность сотрудников, получивших доход, составляет 10 и более человек, отчёт сдаётся только в электронном виде. При меньшем количестве допускается бумажный вариант.
РСВ: расчёт по страховым взносам
Расчёт по страховым взносам сдают все, у кого есть хотя бы один работник по трудовому договору или исполнитель по договору ГПХ. Организации сдают РСВ всегда – как минимум за директора. ИП отчитывается только при наличии договоров с сотрудниками или исполнителями.
С 2026 года «нулевого» РСВ у организаций быть не может: взносы за директора начисляются даже при отсутствии выплат, исходя из МРОТ.
Сроки сдачи:
- За I квартал – до 27 апреля 2026 года (перенос с 25 апреля, суббота);
- За полугодие – до 27 июля 2026 года (перенос с 25 июля, суббота);
- За 9 месяцев – до 26 октября 2026 года (перенос с 25 октября, воскресенье);
- За год – до 25 января 2027.
Форма РСВ утверждена приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В 2026 году применяется обновлённая форма из приказа ФНС России от 04.02.2026 № ЕД-1-11/67@. Обязательные разделы для всех плательщиков – титульный лист, раздел 1, подраздел 1 и раздел 3. Раздел 3 содержит персонифицированные сведения по каждому работнику, включая тех, кто находится в отпуске по уходу за ребёнком.
При 10 и более застрахованных лицах форма подаётся только электронно. При меньшем количестве – электронно или на бумаге.
Персонифицированные сведения о физлицах
Этот отчёт сдают все работодатели с сотрудниками на трудовых договорах или исполнителями на гражданских договорах. В отчёт включаются все лица, с которыми действовал договор в отчётном месяце, даже если выплат не было.
Организации сдают отчёт ежемесячно, кроме третьего месяца квартала (март, июнь, сентябрь, декабрь). ИП без работников отчёт не сдаёт.
Отчёт подаётся до 25-го числа месяца, следующего за отчётным. За третий месяц каждого квартала (март, июнь, сентябрь, декабрь) сведения можно не сдавать – данные дублируются в разделе 3 РСВ.
Форма утверждена приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@. В отчёт вносят ФИО, ИНН, СНИЛС каждого работника и сумму начислений.
При 10 и более застрахованных лицах отчёт сдаётся электронно. При меньшем количестве – на бумаге или электронно.
ЕФС-1: единая форма сведений в СФР
ЕФС-1 объединяет несколько видов сведений для Социального фонда. Каждый раздел сдаётся отдельно и в свой срок.
Подраздел 1.1 – сведения о трудовой деятельности
Заполняется при кадровых событиях: приём на работу, увольнение, заключение или расторжение договора ГПХ. Отчёт подаётся не позднее следующего рабочего дня после события. При переводе на другую должность – до 25-го числа следующего месяца.
Подраздел 1.2 – сведения о страховом стаже
Сдаётся ежегодно до 25 января, следующего за отчётным. Отчёт сдаётся только по сотрудникам, имеющим особенности учёта стажа (декрет, отпуск по уходу за ребёнком, «вредность», северный стаж, отпуск за свой счёт и др.).
Раздел 2 – сведения о взносах на травматизм
Подаётся ежеквартально до 25-го числа следующего месяца нарастающим итогом за I квартал, полугодие, 9 месяцев и год. Включает данные о начисленных взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев.
Отчётность в Росстат
Работодатели сдают в Росстат две основные формы, связанные с заработной платой.
Форма П-4
«Сведения о численности и заработной плате работников». Периодичность зависит от масштаба бизнеса:
- Ежемесячно – организации со средней численностью более 15 человек или с годовым оборотом свыше 800 млн рублей. Срок – с 1-го по 10-й рабочий день месяца, следующего за отчётным.
- Ежеквартально – организации с численностью до 15 человек и годовым оборотом менее 800 млн рублей. Срок – с 1-го по 10-й рабочий день месяца, следующего за отчётным кварталом.
Форма П-4 (НЗ)
«Сведения о неполной занятости и движении работников». Сдаётся ежеквартально при средней численности работников более 15 человек (малыми предприятиями не сдаётся). Срок подачи – с 1-го по 8-й рабочий день месяца, следующего за отчётным кварталом.
Перечень отчётов для конкретной организации можно проверить на сайте Росстата, введя ИНН или ОГРН. Статистическая отчётность сдаётся строго в электронном виде.
Уведомления по НДФЛ и взносам
Помимо основной отчётности, работодатели подают уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов для распределения ЕНП:
- по страховым взносам – ежемесячно до 25-го числа, кроме третьего месяца квартала (март, июнь, сентябрь, декабрь);
- по НДФЛ – дважды в месяц: за период с 1-го по 22-е число (срок – до 25-го числа) и с 23-го по последнее число месяца (срок – до 3-го числа следующего месяца).
С 1 сентября 2026 года появилась возможность подавать добровольные досрочные (сводные) уведомления на несколько месяцев или сразу до конца текущего года, оставив внутри документа разбивку на два периода.
Как сдавать отчётность через «Онлайн-Спринтер» от «Такском»
Сервис «Онлайн-Спринтер» от компании «Такском» – это комплексное решение для подготовки, проверки и сдачи электронной отчётности в ФНС, СФР и Росстат.
Возможности сервиса:
- Сдача отчётности во все контролирующие органы. Через «Онлайн-Спринтер» можно отправить 6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1, статистические формы в Росстат и другие отчёты.
- Онлайн-заполнение форм. Сервис позволяет заполнять формы отчётности прямо в веб-интерфейсе или загружать готовые файлы из бухгалтерских программ.
- Контроль сроков и статусов. В сервисе отображаются статусы отправленных документов, а также ответы от контролирующих органов. Для документов СФР добавлен столбец «Ответ в СФР» со статусами «Ожидается», «Отправлен» и «Не требуется».
- Единая выписка по стажу. Кадровики могут мгновенно сформировать полный перечень трудовой истории сотрудника по актуальным данным СФР – система автоматически агрегирует сведения из архивных форм СЗВ-ТД и действующих подразделов ЕФС-1.
- Сверка ЕНС. Функционал «Сверка ЕНС» позволяет контролировать сальдо и состояние расчётов с бюджетом.
- Мобильное приложение. «Онлайн-Спринтер» доступен для смартфонов – отслеживать статусы документов и подписывать отчёты можно удалённо с помощью мобильной или облачной электронной подписи.
Как начать работу
Войти в «Онлайн-Спринтер» можно с помощью сертификата электронной подписи или логина (полный адрес почтового ящика для отправки отчётности) с паролем. Перед отчётной кампанией рекомендуется убедиться в наличии действующего сертификата и проверить баланс в разделе «Настройки и реквизиты».
Штрафы за несдачу и ошибки
Ответственность за нарушения в зарплатной отчётности зависит от вида отчёта.
6-НДФЛ
Штраф за несвоевременную сдачу – 1 000 рублей за каждый полный или неполный месяц просрочки. При задержке более 20 дней налоговая может заблокировать расчётный счёт. За недостоверные сведения в отчёте штраф 500 рублей.
РСВ
Штраф составляет 5% от суммы взносов, подлежащей уплате, за каждый месяц просрочки. Минимум – 1 000 рублей, максимум – 30% от суммы взносов. Задержка более 20 дней также грозит блокировкой счёта.
Перссведения о физлицах
Штраф за просрочку или несдачу составляет 1 000 рублей ( ст. 119 НК РФ, так как реальный расчёт взносов в самом бланке отсутствует, применяется минимальная планка).
ЕФС-1
Штрафы различаются по разделам:
- Подраздел 1.1 – предупреждение или штраф 300–500 рублей на должностное лицо.
- Подраздел 1.2 – 500 рублей за каждого сотрудника.
- Раздел 2 – 5% от суммы взносов за каждый месяц просрочки, минимум 1 000 рублей, максимум 30%.
Росстат
Штраф за непредставление статистической отчётности:
- На организацию: от 20 000 до 70 000 рублей (при повторном – до 150 000 рублей).
- На должностное лицо: от 10 000 до 20 000 рублей (при повторном – до 50 000 рублей).
Частые вопросы
Нужно ли сдавать нулевые отчёты, если нет сотрудников и деятельности?
Организации обязаны сдавать РСВ и персонифицированные сведения даже при отсутствии выплат. 6-НДФЛ при полном отсутствии выплат в течение всего года не сдаётся. ИП без работников полностью освобождены от всех трёх отчётов.
Какие отчёты сдавать новому ООО в первый год?
Полный комплект: 6-НДФЛ (если есть выплаты), РСВ, персонифицированные сведения, ЕФС-1, а также уведомления по взносам (ежемесячно, кроме марта, июня, сентября, декабря) и по НДФЛ (дважды в месяц). Даже если деятельность не ведётся, РСВ и персонифицированные сведения за директора-учредителя обязательны. Также необходимо сразу проверить компанию на сайте Росстата.
Можно ли избежать штрафа или снизить его?
В СФР (по ЕФС-1): можно получить скидку 50%, если оплатить штраф в течение 20 календарных дней со дня получения требования. Штрафа за ошибки в ЕФС-1 (стаж) не будет, если вы сами нашли ошибки и подали уточнения до того, как их обнаружил фонд.
В ФНС (по РСВ и 6-НДФЛ): автоматической скидки за скорость нет, но сумму штрафа можно снизить в 2 и более раз, если подать ходатайство о смягчающих обстоятельствах (например, нарушение совершено впервые).
