Представление электронных документов по запросу налогового органа

Причины запроса документов налоговым органом могут быть различны: это и ошибки в декларации, выявленные во время камеральной проверки, и несоответствие контрольных соотношений, в связи с чем налоговый орган просит представить пояснения, и запрос первичных документов. Конечно, для компаний и предпринимателей быстрее и легче представить документы в электронном виде, ведь не придется копировать документы, отвозить их в налоговую инспекцию.

Какие документы может истребовать налоговый орган?

Ограниченного перечня документов, которые может истребовать налоговый орган в законодательстве не предусмотрено.

Фактически налоговый орган может истребовать документы:

— связанные с проведением налоговой проверки;

— не связанные с проведением налоговой проверки.

Налоговый орган имеет право запросить:

— у контрагента или у иных лиц, располагающих документами (информацией), касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (плательщика сбора, налогового агента), документы (информацию) (п. 1 ст. 93.1 НК РФ);

— информацию относительно конкретной сделки у участников этой сделки или иных лиц, располагающих документами (информацией) об этой сделке в случае, если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения таких документов (информации) (п. 2 ст. 93.1 НК РФ).

Если вне рамок проведения налоговых проверок у налоговых органов возникает обоснованная необходимость получения документов (информации) относительно конкретной сделки, должностное лицо налогового органа вправе истребовать у участников сделок или иных лиц, располагающих информацией о них, любые документы относительно конкретной сделки (письмо ФНС № ЕД-4-2/19869 от 30.09.2014). 

Какой порядок представления документов существует?

В течение пяти дней со дня получения поручения налоговый орган по месту учета лица, у которого истребуются документы (информация), направляет этому лицу требование о представлении документов (информации). К данному требованию прилагается копия поручения об истребовании документов (информации) (пункт 4 статьи 93.1 НК РФ).

Налогоплательщик на основании п.2 статьи 93 НК РФ может представить истребуемые документы:

— на бумажном носителе в виде заверенных проверяемым лицом копий;

— в электронной форме, если они составлены по установленным ФНС России форматам.

Кроме того, в НК РФ предусмотрены следующие способы представления документов:

— лично;

— через представителя;

— по телекоммуникационным каналам связи;

— через личный кабинет налогоплательщика.

Способы передачи документов в электронном виде поименованы в Приказе ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@.

Как наладить представление документов в электронном виде?

Представление документов в электронном виде может быть действительно эффективным способом взаимодействия с налоговой инспекцией.

Во-первых, можно представлять документы в электронном формате.

Во-вторых, не нужно делать ксерокопии документов, заверять копии, отвозить их с помощью курьера или отсылать по почте, ведь это лишние трудозатраты.

В-третьих, у налогоплательщика в режиме онлайн всегда будет подтверждение отправки и получения документов налоговым органом. А следовательно, будет возникать меньше рисков судебных споров.

Налогоплательщик в течение следующего рабочего дня после дня отправки истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи должен получить:

— подтверждение даты отправки;

— квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме, подписанные электронной подписью налогового органа.

Если налоговый орган по каким-то причинам не принял документ, то налогоплательщик оперативно узнает об этом.

При наличии оснований для отказа в приеме истребуемого документа налоговый орган формирует уведомление об отказе в приеме, подписывает электронной подписью уполномоченного должностного лица налогового органа и направляет его налогоплательщику (Приказ ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@).

Чтобы наладить электронный документооборот нужно:

— заключить соглашение с оператором электронного документооборота;

—  установить соответствующее программное обеспечение.

Но существуют два момента, которые вызывают неудобство для налогоплательщиков:

1. Если налогоплательщик не получил от налогового органа квитанцию о приеме, он направляет истребуемый документ налоговому органу на бумажном носителе (п.19 Приказа ФНС РФ от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@). Налоговый орган не может саботировать прием документов, понуждая сдавать документы на бумажном носителе, поскольку в последнее время наблюдается тенденция именно к развитию электронного документооборота. Вместе с тем, в регионах многие предприниматели и компании сами перестраховываются, отправляя документы на бумаге, но такая перестраховка является излишней.

2. Представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России.

В каком формате представляется документ в электронном виде?

Налоговый орган утвердил форматы представления документов в электронном виде. Начиная с налогового периода I квартала 2014 года представление налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость производится налогоплательщиками (в том числе являющимися налоговыми агентами) по установленному формату в электронной форме по ТКС, обмен информацией между налогоплательщиком и налоговым органом в большинстве случаев организован по ТКС.

Кроме того, Приказ ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ определяет опись документов, направляемых в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи, включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.

Данный приказ закрепляет возможность представления в электронном виде следующие виды документов:

— договор (соглашение, контракт), в том числе дополнения (изменения);

— спецификация (калькуляция, расчет) цены (стоимости);

— акт приемки-сдачи работ (услуг);

— счет-фактура, в том числе корректировочный;

— товарно-транспортная накладная;

— товарная накладная (ТОРГ-12);

— грузовая таможенная декларация/транзитная декларация, в том числе добавочные листы к ним.

Вместе с тем, некоторые документы сформированы изначально не в формате, который применяется ФНС. Что делать в этом случае? Налоговый орган дал разъяснения о порядке действия в письме ФНС России от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669.

Так, налоговый орган разъяснил, что если документы были составлены в электронной форме по не установленным ФНС России форматам, их представление производится на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о подписании оригинала документа электронной подписью.

Ранее в письмах ФНС и Минфин ведомства уже высказывались в отношении данной позиции. Если истребуемый документ составлен в электронном виде не по установленным форматам, компании следует представить его в инспекцию на бумаге (Письма Минфина России от 11.01.2012 № 03-02-07/1-2 и от 11.01.2012 № 03-02-07/1-1, Письмо ФНС России от 29.06.2010 N МН-37-6/5451).

Возможность обмена универсальными передаточными документами в электронном виде

Многие компании и предприниматели сегодня используют универсальный передаточный документ. Удобство этого документа состоит в том, что он заменяет два других документа — накладную и счет-фактуру, а следовательно, экономит драгоценное время бухгалтера.

Причем с введением закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» налогоплательщики могут не использовать универсальные формы документов, и могут смело пользоваться электронными документами.

Но в Приказе ФНС России от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок и книги продаж в электронной форме» строго определены виды документов, которые могут представляться в электронном виде:

— формат счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме;

— формат корректировочного счета-фактуры, применяемого при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме;

— формат журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме;

— формат книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме;

— формат дополнительного листа книги покупок, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме;

— формат книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме;

— формат дополнительного листа книги продаж, применяемой при расчетах по налогу на добавленную стоимость, в электронной форме.

С другой стороны, первичные учетные документы в электронной форме могут подтверждать доходы и расходы, факты принятия ценностей на учет для целей налогообложения в случаях, когда информация в электронной форме, подписанная электронной подписью, по правилам Закона № 63-ФЗ признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. Налоговое законодательство не содержит специальных требований закреплять используемые форматы электронных первичных учетных документов в учетной политике для целей налогообложения.

И при этом налоговый орган разработал ряд документов, которые налогоплательщик может использовать самостоятельно (Письмо ФНС России от 10.11.2015 № ЕД-4-15/19671 «Об использовании самостоятельно разработанных форматов документов»):

— счет-фактура (корректировочный счет-фактура), выставляемый продавцом при исполнении обязанности, предусмотренной пунктом 1 статьи 169 Кодекса, и который является подтверждением права на применение налоговых вычетов по НДС;

— счет-фактура (корректировочный счет-фактура) с расширенным набором реквизитов, позволяющих применять электронный документ как основание для применения вычетов по НДС и как первичный учетный документ, соответствующий требованиям Закона № 402-ФЗ для целей бухгалтерского учета;

— первичный учетный документ для оформления факта хозяйственной жизни в виде передачи товаров (работ, услуг, имущественных прав) в соответствии с требованиями Закона № 402-ФЗ (с набором реквизитов, удовлетворяющих требованиям к показателям первичного учетного документа).

Но проблема заключается в том, что на сегодняшний день данные универсальные документы не соответствуют приказу ФНС ММВ-7-6/465@.

Следовательно, налогоплательщику придется представлять универсальные передаточные документы на бумажных носителях. А вот с появлением и принятием электронных форматов данные документы станут легитимными, и их можно будет смело представлять в электронном виде. По данным от ФНС, электронный формат универсального передаточного документа будет опубликован в апреле 2016 года.

В заключение необходимо отметить, что вопрос полного перехода на электронный документооборот — это вопрос решенный, и рано или поздно к этому придут все налогоплательщики. Электронный обмен документами уже активно применяется и в странах Европы и в Азиатских странах. Приведение форматов электронных документов в соответствие с требованиями налогоплательщиков и самих налоговых органов является делом времени.

Подробнее о том, как сформировать и отправить ответ на требования из налогового органа читайте в инструкциях для пользователей программ «Референт», «Доклайнер» и  «Онлайн- Спринтер»