Марина Климова — налоговый консультант, преподаватель ИПБ России, Палаты налоговых консультантов. Опыт консультирования более 20 лет. Автор более 70 книг и более 200 публикаций по проблемам налогообложения, бухучета и трудового права, включенных в различные правовые базы. к.э.н.
С 01.09.2026 вводится обязательный электронный документооборот экспедиторскими документами и рядом других перевозочных документов (вместе они называются «электронные перевозочные документы» или ЭПД). Это часть большой реформы, затрагивающей сферы перевозки грузов и транспортно-экспедиционной деятельности. В частности, необходимые изменения внесены Федеральным законом от 07.06.2025 № 140-ФЗ в ст. 2 Федерального закона от 30.06.2003 № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности» (далее – Федеральный закон № 87-ФЗ).
С началом осени 2026 г. на ЭДО обязаны перейти экспедиторы и их клиенты, а также третьи лица, привлекаемые к исполнению договора транспортной экспедиции, если они вовлечены в документооборот по сделке.
Обязанность по применению ЭПД распространяется на такие формы, как (согласно п. 3 ст. 2 Федерального закона № 87-ФЗ (в ред., действующей с 01.09.2026), ст. 8 Устава автомобильного транспорта (в ред., действующей с 01.09.2026), ст. 105 Воздушного Кодекса (в ред., действующей с 01.09.2026), ст. 25 Устава железнодорожного транспорта (в ред., действующей с 01.09.2026), ст. 1–4 Федерального закона от 07.06.2025 № 140-ФЗ):
Мы сосредоточимся непосредственно на экспедиторских документах, т.е. на первых трёх позициях из приведённого перечня.
В настоящее время ФНС России представлен проект Приказа «Об утверждении форматов электронных экспедиторских документов» (https://regulation.gov.ru; ID проекта – 01/02/02-26/00164999).
В сфере применения ЭПД требования к форматам документов очень жёсткие: все участники электронного взаимодействия должны обмениваться только файлами утверждённого формата, подписанными определёнными законом типами электронных подписей, использовать для ЭДО специальные сервисы и услуги операторов информационных систем ЭПД. Для государства соблюдение каждого из этих требований в отдельности и их всех вкупе принципиально важно – иначе не будет функционировать вся экосистема контроля за перевозками и экспедированием грузов.
Требования к форматам ЭПД однозначны. В частности, в отношении электронного поручения экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции) они таковы:
− файл обмена информации клиента. Он включает данные о перечне и условиях оказания услуг экспедирования согласно договору, в том числе о грузоотправителе, о клиенте, о грузополучателе, об экспедиторе, о грузе, о виде транспорта, о пункте назначения, о страховании груза, а также иные сведения согласно приложению № 1 к Правилам обмена экспедиторскими документами, сформированными в форме электронного документа, утв. постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 г. № 469;
− файл обмена информации экспедитора. Он содержит сведения о согласовании им поручения экспедитору, а также иные данные из того же приложения № 1.
Опционально оформляется файл обмена информации клиента об отзыве поручения экспедитору.
− МЧД, включаемая в пакет электронных документов;
− МЧД, которая будет представлена из информационной системы (её идентификатор может быть указан в самом поручении экспедитору или передан контрагенту иным образом);
− бумажная доверенность.
Электронная экспедиторская расписка (она подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя) состоит из файла обмена информации экспедитора, имеющего формат XML. В документе приводятся данные о грузе, о грузоотправителе, о клиенте, об экспедиторе, об условиях приёма груза экспедитором и об обязательствах экспедитора, об обеспечении безопасности окружающей среды и сохранности перевозимого груза и прочие в соответствии с приложением № 2 к Правилам, утв. постановлением правительства РФ от 27.04.2026 г. № 469. Экспедиторская расписка требует УКЭП исполнителя или усиленной неквалифицированной подписи его представителя – физического лица. Требования к доверенности (если она применяется) те же, что и в случае с электронным поручением экспедитору.
Электронная складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение, XML-файл) оформляется экспедитором и содержит сведения о грузе, о клиенте, об экспедиторе, о складе, об условиях приёма груза экспедитором на хранение, об обязательствах по обеспечению его сохранности и прочие, предусмотренные приложением № 3 к Правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 г. № 469. Виды электронных подписей, тип доверенности, способ её передачи клиенту определяются из того же набора вариантов, что и для двух других наименований экспедиторских документов.
Все эти электронные документы формируются и передаются при помощи специальных сервисов информационной системы ЭПД (п. п. 3, 15 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469). ЭДО осуществляется через оператора (операторов) информационной системы ЭПД. Реестр операторов ИС ЭПД размещён на сайте Минтранса России. Необходимо определиться, чьими именно услугами будут пользоваться после 01.09.2026 стороны сделки.
Электронные экспедиторские документы и сведения, содержащиеся в них, направляются операторами ИС ЭПД в государственную информационную систему (ГИС ЭПД). Там они хранятся в течение 5 лет (п. 22 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469).
Если в ГИС ЭПД при обработке файла электронного документа обнаруживается ошибка, информация о ней через оператора ИС ЭПД передаётся участнику ЭДО и тот обязан внести в документ исправления. Для этого формируется новый (исправленный) файл обмена, в котором указывается идентификатор изначального файла обмена с указанием, в том числе номера и даты исправления и ранее полученного уникального идентификатора документа. Затем формируется новый (исправленный) парный файл обмена контрагента (если документооборот предполагает встречный обмен). Интересно, что внесение изменений в ЭПД по инициативе участника (участников) информационного взаимодействия не допускается. Это означает, что состоявшийся документооборот, даже если потом он был аннулирован сторонами сделки, всё равно оставит свой неизгладимый след в ГИС ЭПД (п. 11, 12 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 27.04.2026 № 469).
Доступ к сведениям, содержащимся в электронных экспедиторских документах, получают пользователи ГИС ЭПД. Это такие госорганы как ФНС России, ФТС России, ФСБ России, МВД России, Минтранс России, Минцифры России, Ространснадзор, Минпромторг России, Минздрав России, Минсельхоз России, Россельхознадзор, Росалкогольтабакконтроль, Рослесхоз, а также уполномоченные исполнительные органы субъектов Российской Федерации, осуществляющие региональный государственный контроль (надзор) в сфере перевозок пассажиров и багажа легковым такси и уполномоченные исполнительные органы субъектов Российской Федерации в сфере транспорта (см. приложение к Правилам, утв. постановлением Правительства РФ от 03.03.2022 № 281).
Очевидно, что информация из ГИС ЭПД будет активно использоваться для целей контроля и надзора, в том числе налогового и таможенного контроля, а также для обеспечения государственной безопасности. Бизнесу стоит осознать новые условия работы как можно скорее.
Новое законодательство предполагает, что Минтранс России устанавливает исключения из требований о переходе на ЭПД (п. 3 ст. 2 Федерального закона № 87-ФЗ в ред., действующей с 01.09.2026). Применительно к экспедиторским документам подготовлен проект приказа Минтранса России «Об определении случаев, при которых экспедиторские документы оформляются на бумажном носителе» (https://regulation.gov.ru; ID проекта – 02/08/11-25/00162118). Он предусматривает лишь три основания для отхода от новых канонов:
Список короткий, но исчерпывающий. Других исключений не предусматривается.
***
В рамках перехода на ЭПД, не откладывая, нужно выбрать платформу (платформы) для обмена электронными перевозочными документами, оператора ИС ЭПД, определить лиц, ответственных за подписание этих документов и необходимые им виды электронных подписей, определить спектр полномочий каждого из работников, которым предстоит работать с ЭПД, и наделить его ими на основании доверенности, предоставить работникам необходимые доступы к работе с ресурсами ЭПД, составить памятки для сотрудников и обучить их нюансам работы в новых условиях.
и получайте новости первыми!