Когда и где нужны показатели средней и среднесписочной численности?
Показатели средней и среднесписочной численности работников имеют значение в разных сферах деятельности компаний и ИП.
Так, УСН могут применять налогоплательщики, у которых средняя численность работников за налоговый (отчётный) период не превышает 130 человек (п. 15 п. 3 ст. 346.12 НК РФ). Для ИП на ПСН допустимый показатель намного ниже – средняя численность наёмных работников за налоговый период должна быть не больше 15 человек по всем видам предпринимательской деятельности, в отношении которых применяется патентная система налогообложения (п. 5 ст. 346.43 НК РФ). АУСН нельзя применять при средней численности работников за налоговый период свыше 5 человек (пп. 28 п. 2 ст. 3 Федерального закона от 25.02.2022 № 17-ФЗ «О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима «АУСН»). Источниками сведений о средней численности работников являются данные по формам статнаблюдения №№ 1-предприятие (8 раздел), П-4 (1 раздел), ПМ (3 раздел), МП (микро) (2 раздел).
Ещё чаще значимую роль играет показатель среднесписочной численности. Например, он (в числе других условий) определяет право применения льгот (пониженного тарифа) по НДС и по страховым взносам для организаций общественного питания (пп. 38 п. 3 ст. 149, п. 13.1 ст. 427 НК РФ); используется в целях отнесения организаций и ИП к субъектам малого и среднего предпринимательства (п. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации»); от него зависит, может ли налогоплательщик представлять налоговую отчётность на бумажном носителе, а не в электронном виде (п. 3 ст. 80 НК РФ). В ряде случаев этот показатель лежит в основе определения отчётных кодов ОКВЭД хозяйствующего субъекта (приказ Росстата от 17.03.2026 № 108). Данные о среднесписочной численности указываются в формах ЕФС-1 и Расчёта по страховым взносам, форме федерального статистического наблюдения № П-4. Именно последняя является источником данных о среднесписочной численности работников.
Списочная, средняя и среднесписочная численность: в чём разница, как их определить?
Это три разных показателя количества персонала. Порядок их расчёта установлен приказом Росстата от 17.11.2025 № 638 «Об утверждении Указаний по заполнению формы федерального статистического наблюдения № П-4» (далее - Указания).
Списочная численность работников определяется за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни. Она соответствует данным табеля учёта рабочего времени, на основании которого устанавливается число работников, явившихся и не пришедших на работу (п. 16 Указаний). В списочную численность включаются наёмные сотрудники, с которыми заключены трудовые договоры, а также работавшие собственники организаций, если им начисляли зарплату. За каждый календарный день учитывают как тех, кто вышел на работу, так и тех, кто по каким-либо причинам отсутствовал (заболел, находится на повышении квалификации, в командировке, в отпуске, в декретном отпуске или отпуске по уходу за ребёнком, те, у кого выходной, прогульщики и т.д.). В подсчёт включают надомников и дистанционных работников, призванных по мобилизации и вступивших в добровольческие формирования, действующие в зоне СВО (п. 17 Указаний, Информация Росстата от 5 октября 2022 года «Росстат разъясняет особенности учёта занятости добровольцев и мобилизованных работников» см. в разделе «Информация для респондентов» на официальном сайте Росстата).
Работник, занятый на полутора, на двух ставках или, напротив, менее чем на одной ставке, внутренний совместитель учитывается в списочной численности работников как один человек (целая единица, примечание к п. 16.2 Указаний).
В списочную численность не входят:
- внешние совместители,
- исполнители по договорам гражданско-правового характера, самозанятые, ИП,
- сотрудники, направленные организацией на обучение с отрывом от работы, получающие стипендию за счёт средств организации,
- лица, с которыми заключён ученический договор на получение образования с выплатой стипендии в период ученичества,
- участники организации, не получающие заработную плату,
- ряд иных лиц, названных в п. 17 Указаний.
Среднесписочная численность работников за месяц исчисляется путём суммирования списочной численности за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца (п. 16 Указаний). За квартал она будет равна частному от деления среднесписочной численности работников за все месяцы в квартале на 3 (п. 16.3 Указаний). За год определяется путём суммирования среднесписочной численности работников за все месяцы года и деления этой величины на 12 (п. 16.5 Указаний).
Не все сотрудники списочной численности включаются в среднесписочную. Не принимают в расчёт (п. 18 Указаний, Информация Росстата от 5 октября 2022 года «Росстат разъясняет особенности учёта занятости добровольцев и мобилизованных работников» см. в разделе «Информация для респондентов» на официальном сайте Росстата):
- женщин, находившихся в отпусках по беременности и родам;
- тех, кто пребывает в отпусках по уходу за ребёнком;
- работников, обучающихся в образовательных организациях и находившихся в дополнительных отпусках без сохранения заработной платы;
- сотрудников, поступающих в образовательные организации и взявших отпуск за свой счёт для сдачи вступительных экзаменов;
- призванных по мобилизации и добровольцев-участников СВО.
Если нужна средняя численность работников, то к среднесписочной прибавляют среднюю численность внешних совместителей и среднюю численность лиц, выполнявших работы по договорам гражданско-правового характера (п. 16 Указаний).
В среднюю численность исполнителей по договорам гражданско-правового характера включают только тех граждан, которые связаны с организацией (ИП) договорами на выполнение работ, оказание услуг (п. 23 Указаний). Показатель за месяц определяется по методологии расчёта среднесписочной численности. За год – как сумма средней численности за все месяцы года, делённая на 12. За каждый календарный день исполнитель по ГПД учитывается как целая единица в течение всего периода действия этого договора независимо от срока выплаты вознаграждения. За выходной или праздничный (нерабочий) день принимается численность, актуальная за предшествующий рабочий день.
Пример:
Компания заключила с гражданином договор на оказание консультационных услуг. Согласно условиям сделки он рассчитан на 1 календарный год, исполнителя привлекают по мере необходимости. За год компания дважды воспользовалась его услугами. Он был занят в первый раз три дня, во второй раз – один день. При определении средней численности исполнителей по ГПД и средней численности работников компании этот гражданин учитывается как целая единица в течение всех 365 дней календарного года.
Если в ГПД указан конкретный период выполнения работ (оказания услуг) и дата заключения договора не совпадает с датой начала работ (оказания услуг), периодом действия договора считается период выполнения задач, являющихся предметом договора.
Пример:
С гражданином 31 марта заключили договор, согласно которому он должен в период с 19 по 21 мая выступить на музыкальном фестивале. Периодом действия договора считаются три дня – с 19 по 21 мая, а не отрезок времени с 31 марта по 21 мая.
Обратите внимание!
Если предметом договора гражданско-правового характера является не выполнение работ, оказание услуг, а нечто иное, то при расчёте показателя средней численности такой исполнитель не учитывается. Например, это касается договоров купли-продажи, аренды, безвозмездного пользования, цессии, посреднических договоров, договоров отчуждения права на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации, лицензионных договоров и т.д.
Для недопущения повторного счёта работников компании (в т.ч. внешних совместителей), заключивших с ней же ГПД, не включают в среднюю численность исполнителей по гражданско-правовому договору (п. 17, 22 и 23 Указаний).
Среднюю численность внешних совместителей поможет установить п. 22 Указаний. Здесь нужно применить порядок определения аналогичного показателя для лиц, работавших неполное рабочее время (п. 16.1 Указаний). Алгоритм следующий:
- определите общее количество отработанных такими сотрудниками человеко-часов за месяц,
- посчитайте общее количество человеко-дней, разделив человеко-часы на продолжительность рабочего дня исходя из продолжительности рабочей недели. Например, при 40-часовой рабочей неделе – на 8 часов.
- разделите число отработанных человеко-дней на число рабочих дней по календарю в отчётном месяце. Делителем выступает именно количество рабочих дней в месяце, а не число рабочих дней в этом месяце у внешнего совместителя.
Внутренние совместители учтены при расчёте среднесписочной численности работников и не принимаются в расчёт среднего числа внешних.
Среднесписочная численность сотрудников, занятых неполное рабочее время
В трудовом законодательстве есть такие понятия, как сокращённая продолжительность рабочего времени и неполное рабочее время. Это не синонимы.
Сокращённая продолжительность рабочего времени устанавливается для подростков, инвалидов I или II группы, сотрудников, чьи условия труда отнесены к подклассам вредности 3.3 и 3.4 или к опасным (ст. 92 ТК РФ). При расчёте среднесписочной численности такие работники учитываются как целые единицы (п. 16.1 Указаний). В п. 17 Указаний подчёркивается: отдельные категории работников, которым в соответствии с законодательством Российской Федерации установлена сокращённая продолжительность рабочего времени, не относятся к группе сотрудников, принятых на неполное рабочее время или на неполную ставку.
Неполное рабочее время обычно устанавливается по соглашению сторон трудового договора, а не по требованию закона. Режим неполного рабочего времени может быть организован посредством неполного рабочего дня, неполной рабочей недели или сочетания этих элементов (ст. 93 ТК РФ).
В ст. 74 ТК РФ (ч. 5) предусмотрен исключительный случай, когда неполное рабочее время может вводиться по инициативе работодателя: если по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определённые сторонами условия трудового договора, не могут быть сохранены и это может повлечь за собой массовое увольнение работников. Работодатель в целях сохранения рабочих мест имеет право с учётом мнения профсоюза вводить режим неполного рабочего дня (смены) и (или) неполной рабочей недели на срок до шести месяцев.
Порядок подсчёта среднесписочной численности работников, занятых неполное рабочее время, напрямую зависит от причин его введения:
| Основание введения режима неполного рабочего времени | Учёт сотрудников при подсчёте среднесписочной численности |
|---|---|
| по соглашению работника и работодателя | пропорционально отработанному времени, исходя из продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, штатным расписанием |
| по инициативе работодателя | как целые единицы |
Пример:
Организация применяет АУСН. Максимально допустимая средняя численность работников для такого налогоплательщика – 5 человек. Внешних совместителей в компании нет. Договоры гражданско-правового характера, предметом которых было бы выполнение работ или оказание услуг, с исполнителями – физическими лицами не заключались. В таком случае средняя численность работников равна показателю среднесписочной.
В организации один сотрудник трудится на полную ставку, а ещё 8 человек работают по соглашению с работодателем в режиме неполного рабочего дня – по 4 часа в день.
Среднесписочная численность равна 5 чел.:
- работник, занятый на полной ставке, учитывается как один человек;
- сотрудники, работающие ежедневно по половине дня, учитываются пропорционально отработанному времени, т.е. как половина единицы каждый. Это ещё 4 чел. к среднесписочной численности.
Таким образом, в данном случае как среднесписочная, так и средняя численность сотрудников – 5 чел.
Несомненно, видя, что заработная плата начисляется девяти работникам, налоговый орган будет активно реагировать на этот факт, ставя вопрос об утрате организацией права на применение АУСН. Тем не менее, компания имеет возможность оставаться на этом специальном налоговом режиме, поскольку средняя численность её работников не выходит за установленный лимит. Со своей стороны контролёры вправе удостовериться, что налогоплательщик не злоупотребляет правом и неполное рабочее время не является фикцией.
Напомним, что согласно ст. 93 ТК РФ при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда рассчитывается пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объёма работ, а продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска не сокращается.
Исполнители по ГПД, не включаемые в среднюю численность
В силу прямого предписания п. 24 Указаний при подсчёте средней численности в расчёт не принимаются:
- самозанятые;
- индивидуальные предприниматели, заключившие с организацией договор гражданско-правового характера и получившие вознаграждение за выполненные работы и оказанные услуги;
- лица несписочного состава, не имеющие с организацией договоров гражданско-правового характера;
- лица, с которыми заключены авторские договоры на передачу имущественных прав.
Налогоплательщикам, заинтересованным в сохранении права на применение любого специального налогового режима, естественно наиболее интересны в этом контексте самозанятые граждане. Можно нанять любое их число и не стать ближе к превышению лимита по числу работников. Это действительно так, но только в том случае, когда речь идёт об истинной самозанятости, а не о прикрытых ею трудовых отношениях. ФНС России совместно с Рострудом и комиссиями по борьбе с нелегальной занятостью активно противодействуют фиктивной самозанятости и успешно разоблачают подобные схемы. Делать ставку на формальное соответствие условию п. 24 Указаний при фактическом наличии трудовых отношений с работником бесперспективно.
