Электронный листок нетрудоспособности (ЛН) или электронный больничный лист стал официально действовать в России с середины 2017 года. А с 1 января 2022 года листки нетрудоспособности выдаются медицинскими учреждениями только в электронном виде. Однако на бумаге они остались только для работающих с гостайной, а также в новых регионах РФ (ДНР, ЛНР, Запорожская и Херсонская области).
Технология оформления и выдачи электронных больничных не требует ни распечатывания документа, ни прямой пересылки его от медорганизации к работодателю. Взаимодействие работника, работодателя, медицинского учреждения и Соцфонда России происходит через информационную систему ЕИИС «Соцстрах». В ней электронный больничный хранится от создания до закрытия.
Созданием листа в электронном виде могут заниматься не только государственные поликлиники и больницы, но и частные, например – клиники, подключённые по ДМС.
Электронный больничный: как оформить работнику
Какие этапы должны быть пройдены для получения больничного в безбумажном формате?
Врач открывает листок нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах». С этого момента СФР получает данные об оформленном ЛН и передаёт эту информацию работодателю посредством СЭДО. Когда больничный закрывается, СФР запрашивает у работодателя недостающие сведения, которые он уточняет и отправляет их в СФР. После получения необходимых сведений СФР рассчитывает и выплачивает пособие.
Работнику получать в медучреждении ничего не требуется – ни больничного, ни печатей, ни подписей. Всё, что от него требуется, — это передать номер электронного ЛН работодателю, в отдел кадров.
Электронный больничный: что должен сделать работодатель для начала работы
Порядок работы с электронными листами нетрудоспособности предполагает несколько шагов.
Первое, что необходимо сделать, — назначить ответственных сотрудников.
Второе необходимое и обязательное действие — оформление усиленной квалифицированной электронной подписи для каждого ответственного сотрудника. Затем установить на их рабочие места сотрудников, программу по проверке ЭП. «Удостоверяющий центр» компании «Такском» предлагает различные электронные подписи, а том числе для документооборота B2G и сдачи отчётности в госорганы. В дополнение к УКЭП сотрудникам понадобятся и машиночитаемые доверенности (МЧД) для подтверждения полномочий подавать сведения в СФР от имени компании.
Третий шаг — это приобрести программное обеспечение для работы сотрудников с этим электронным документом. Можно использовать как ПО, предоставляемое государством (например, личный кабинет на сайте Соцфонда России), так и специальные программы и сервисы. Такое ПО предоставляют многие операторы ЭДО. О решениях компании «Такском» для обмена данными и документами с СФР в части электронных ЛН расскажем ниже.
От работника получен номер электронного больничного листа: что делать дальше
После того, как работодатель получил номер электронного листа нетрудоспособности, он при помощи указанных программ или сервисов должен найти лист нетрудоспособности в ЕИИС «Соцстрах».
Далее в документе необходимо заполнить все графы раздела «Заполняется работодателем». Электронный вариант больничного листа содержит те же графы, что печатный.
После заполнения на документ нужно поставить электронную подпись и сохранить его. Данные автоматически будет отправлены в СФР и работодатель сможет произвести выплату по больничному.
Кто должен оплатить больничный
Оплачивается больничный лист как работодателем, так и Соцфондом России. Зависит от того, находится ли первый на прямых выплатах или работает по зачётному принципу.
В первом случае первые 3 дня нетрудоспособности оплачивает работодатель, остальные дни — СФР.
Во втором случае, при использовании зачётной системы, оплачивается больничный лист организацией в полном размере, СФР возместит ей расходы после.
Кроме того, СФР оплачивает полностью (с первого дня) листки нетрудоспособности по беременности и родам, а также по уходу за больным членом семьи, несчастным случаям на производстве, карантину.
Как оплачивается электронный больничный лист: сроки
В срок до 3 дней работодатель обязан передать в СФР данные о сотруднике, а в срок до 10 дней СФР должен оплатить ЛН.
В цифровом листке нетрудоспособности указывается код причины нетрудоспособности, например, 01 — заболевание; 02 — травма (в т.ч. на производстве); 03 — карантин; 05 — отпуск по беременности и родам; 08 — долечивание в санатории; 09 — уход за больным членом семьи и др. В зависимости от кода применяются разные правила оплаты.
Оплата электронного больничного листа: как рассчитывается выплата
Помимо того, что нужно понимать, как оплачивается больничный лист, нужно также знать, как оплатить электронный больничный и какие формулы использовать.
Выплаты по больничным зависят от размера МРОТ. Минимальная стоимость дня по больничному начинается от этой суммы.
Для тех работников, у кого официальный общий трудовой стаж более 8 лет, оплачивается больничный лист по стандартной формуле: средний заработок работника х 24 месяца / 730 дней = стоимость одного дня заработка. Получается, что выплата производится как за отработанный день, то есть в 100-процентном размере.
Для подсчёта общей суммы выплаты достаточно умножить полученный среднедневной доход на количество дней, указанных в больничном.
Если трудовой стаж работника менее 8 лет, то в расчёте выплат по электронному больничному помогут специальные коэффициенты.
При стаже до 6 месяцев стоимость одного дня больничного будет рассчитываться от размера, установленного на год МРОТ.
При стаже от 6 месяцев до 5 лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 60% от рассчитанной средней стоимости одного дня.
При стаже от 5 до 8 лет вся сумма выплат по больничному будет рассчитана, как 80% от рассчитанной средней стоимости одного дня.
Важно! Если больничный выдан работнику в связи с профессиональным заболеванием, производственной травмой или в связи с беременностью и родами, то вышеуказанные коэффициенты не применяются. Оплачивается больничный в таких ситуациях в 100-процентном размере.
Средний заработок считается за два года, что предшествовали получению сотрудником больничного.
Что предлагает «Такском» для работы с электронными больничными листами
Работать с электронным больничным можно во всех программных продуктах компании «Такском» для сдачи отчётности, например, в веб-сервисе «Онлайн-Спринтер». Он не требует установки дополнительных программ, вся работа происходит онлайн в браузере через защищённое соединение.
Работать с электронными больничными в сервисе совсем не сложно. Переходим в «Создание отчётности и документов», выбираем «ФСС», «Больничный».
«Онлайн-Спринтер» выдаст все формы документов для работы с электронными листами нетрудоспособности. При заполнении сервис обозначит поля, которые обязательны для заполнения. Система проверки на ошибки укажет на некорректно заполненные или пропущенные поля, и пользователь сможет вернуться к документу, чтобы исправить их, до отправки в контролирующий орган.
Помимо отчётности, в «Онлайн-Спринтере» есть функционал по электронному документообороту с контрагентами (B2B).
Отчётность для кадровика
Документооборот по электронному больничному — это часть кадрового документооборота в предприятии. Зачастую кадровикам приходится работать не только с больничными, но и с другой отчётностью в СФР — пенсионной.
В «Онлайн-Спринтере» от компании «Такском», помимо обмена электронными документами для заполнения электронных листов нетрудоспособности, доступна сдача отчётности в СФР по форме ЕФС-1.
Другие решения
Кроме «Онлайн-Спринтера», функционал электронных больничных есть также в других программных решениях от компании «Такском». В частности сервис «Доклайнер» представляет собой ПО, устанавливаемое на компьютер. В числе плюсов данного софта — многопользовательский режим с разграничением прав доступа.
Можно отправлять отчётность и обмениваться документами с СФР и напрямую из интерфейса привычной учётной системы «1С» благодаря решению «1С: Электронная отчётность». В нём также возможна одновременная работа нескольких пользователей в системе.
