Электронные транспортные накладные

С 1 января 2022 г. вступило в силу постановление Правительства от 30.11.2021 № 2116, которое указывает на то, что договор перевозки утверждается либо бумажной, либо электронной накладной. Приложение 4 данного постановления содержит форму ТН.

С 11 января 2022 г. начали действовать форматы ЭТрН, сопроводительной ведомости и заказ-наряда в цифровом виде, установленные приказом ФНС от 09.12.2021.

Это один из цифровых документов для подтверждения взаимоотношений между участниками перевозок. Электронные транспортные накладные документируют договоренности о перевозочных услугах, подтверждают расходы на логистику. ЭТрН содержит данные водителя; название, характеристики и условия получения доставляемых предметов, список сопроводительных документов.

Глоссарий. ТТН или товарно-транспортная накладная позволяет вести учет перемещений товарных материальных ценностей и производить расчеты за их доставку. ТРН или транспортная накладная утверждает порядок взаимоотношений между перевозчиком, отправителем и получателем, является основанием для вычета НДС.

ЭТрН состоит из 9 разделов-титулов. Среди них 4 обязательных, 2 опциональных и 3 дополнительных.

1. Обязательные титулы – с первого по четвертый. Перевозчик и отправитель из раздела «Погрузка», получатель и перевозчик из раздела «Выгрузка». В подразделе «Грузоотправитель» («Погрузка») размещают информацию об условиях договора, отправляющей и принимающей сторонах, водителе, перевозимых вещах, приводят список сопроводительной документации. В подразделе «Перевозчик» («Погрузка») содержатся необходимые сведения о кондиции отправляемого перед автоперевозкой на момент приёмки. Подраздел «Грузополучатель» («Выгрузка») разработан для размещения данных о том, в каком состоянии доставлен получателю предмет. Подраздел «Перевозчик» («Выгрузка») содержит данные по сдаче. Подписывают разделы ответственные лица, указанные в титулах.
2. Опциональные титулы – в разделе «Фиксация стоимости», под номерами 5 и 6. Подписать их обязаны отправляющая сторона и перевозчик. В этих титулах указывается итоговая цена перевозки.
3. Дополнительные титулы – седьмой, восьмой и девятый – подписываются перевозчиком. Необязательные разделы применяются только в случае, если меняется адрес доставки и получатель (7), водитель или автомобиль (8), доставляемое возвращается отправляющей стороне (9).

Различные сценарии заполнения ЭТрН проработаны в Минтрансе. Официальный акт должен быть заверен усиленными квалифицированными электронными подписями в юридически значимых разделах: ответственными лицами – отправителем, перевозчиком и получателем. Для водителя достаточно обычной электронной подписи.

1. Экономия времени на подписание договоров, быстрое внесение изменений и дополнений.
2. Снижение риска ошибок и потерь документации.
3. Мониторинг перемещения отправления, включая мульмодальные доставки на нескольких различных автомобильных средствах.
4. Быстрая оплата получателем и перечисление зарплаты водителям.
5. Удобство размещения в единой базе с доступом для компаний и государственных ведомств. ГИС ЭПД. Передача информации через операторов ЭДО, которые имеют договор с Минтрансом.
6. Мгновенный поиск ТРН при проверке.
7. Улучшение качества обслуживания клиентов за счёт экономии временных ресурсов и повышение скорости доставки отправлений без ожидания оформления.

Использовать транспортную накладную через электронный документооборот позволит следующая последовательность действий:

1. Оформить УКЭП для ответственных за отправку и приёмку сотрудников: отправителя, перевозчика (экспедитора) и получателя (кладовщика).
2. Подключиться к оператору ЭДО из реестра, утвержденного Минтрансом для государственной информационной системы (ГИС ЭПД).
3. Договориться о том, что стороны переходят на электронные транспортные акты. Первое соглашение должны заключить организация, отправитель и получатель, а второе – компания и водитель.
4. Ввести использование ЭПЛ.
5. Установить ПО для ЭДО на складские планшеты или ПК, мобильные клиенты – на водительские смартфоны.

1. Отправитель составляет XML файл с ЭТрН и направляет в систему.
2. Оператор ЭДО контролирует правильность составления: корректный формат файла, код и УКЭП, после чего подгружает его в ГИС ЭПД.
3. Представитель ГИС проверяет файлы. Если все заполнено корректно, становится доступной смена статуса перевозки.
4. Получатель доставленного заверяет приёмку в ЭТрН с помощью УКЭП.

Продукт «Такском-Файлер» предназначен для работы с различными документами, реализован в веб-версии для ПК и в мобильной версии для планшетов и смартфонов. Предоставляет сразу шесть цифровых бланков:

1. ЭПЛ – цифровой путевой лист.
2. ЭТрН – электронная транспортная накладная.
3. ЭСВ – цифровая сопроводительная ведомость для использования во время контейнерных перевозок.
4. ЭЗН – заказ-наряд на перевозочное средство.
5. ЭЗЗ – цифровые заказ и заявка – договоренность перед перевозкой груза.
6. Электронный договор фрахтования – акт, подтверждающий оплату автомобиля перед выходом в рейс.

Возможности сервиса «Такском-Файлер» включают, кроме транспортного документооборота, поддержку УПД и различных других актов работ и услуг, договоров, приказов, неформализованной документации.

«Такском-Транспорт» – оптимальный способ формирования путевых листов электронного формата (ЭПЛ) для перевозки пассажиров и грузов, в том числе автобусов, троллейбусов и такси, трамваев и маршруток. Кроме того, это индивидуальный подход к потребностям любого бизнеса: логистической компании, организатору перевозок, поставщику коммунальных услуг. Разработаны варианты использования: удобная веб-версия и мобильное приложение для водителей.