Электронная подпись «Ключ представителя директора» — необходимый инструмент бизнеса

Электронная подпись (ЭП) – это цифровой зашифрованный аналог обычной подписи для заверения цифровых документов и защиты их от подделки. ЭП выпускаются в цифровом формате и могут быть записаны на защищённый носитель – токен или карту – со встроенным средством криптографической защиты информации. Существует два вида подписей, которые применяются в электронном документообороте – НЭП (неквалифицированная) и КЭП (квалифицированная). Юридическая сила документов, подписанных квалифицированной ЭП, равнозначна юридической силе документов, подписанных собственноручной подписью (статья 6 закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).

• Сегодня ЭП используется индивидуальными предпринимателями, малым, средним и крупным бизнесом для удалённого электронного документооборота с государственными инстанциями, для отчётности в контролирующие органы, для заключения договоров с контрагентами и для взаимодействия с банками.
• Электронная цифровая подпись (ЭЦП) необходима для участия в государственных и коммерческих закупках, интернет-торгах и аукционах.
• Без ЭП невозможна работа онлайн-касс и оборот маркированных товаров.
• Юридическим лицам ЭП требуется для удалённого заказа справок и документов на портале «Госуслуги» и на множестве сайтов госорганов.

ЭЦП – устаревшая аббревиатура, но её до сих пор часто ищут пользователи в поисковых системах, поэтому мы упоминаем и такой вариант. Правильное сокращение «электронной подписи» – «ЭП».

Многие отчёты в СФР и налоговые органы сдаются только в электронной форме. Правила отправки отчётности в СФР прописаны в пункте 2 статьи 8 закона № 27-ФЗ от 01.04.1996 «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования» и в пункте 1 статьи 24 закона № 125-ФЗ от 24.07.1998 № 125-ФЗ в ред. от 29.05.2024 «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Исключительно в цифровом виде сдаётся декларация по НДС, годовая бухгалтерская и статистическая отчётность. Это утверждено законодательно в НК РФ, приказе ФНС России от 13.11.2019 № ММВ-7-1/569 (о порядке представления годовой отчётности) и постановлении Правительства РФ от 18.08.2008 № 620 (об условиях представления статистических данных).

Также в цифровом формате сдаются сведения о налоге, удержанном по форме 6-НДФЛ (включая данные по 2-НДФЛ), и расчёты по страховым взносам, если среднесписочное количество работников превышает 10 человек. Законодательные основы подачи сведений прописаны в приказе ФНС России от 19.09.2023 № ЕД-7-11/49@ (об утверждении формы 6-НДФЛ и порядка её заполнения) и НК РФ.

Кроме того, есть субъекты бизнеса, которые обязаны сдавать всю свою отчётность в электронном виде. К этой категории относятся компании с годовым оборотом 10 и более млрд рублей, а также все юрлица и ИП, у которых максимальный штат работников за предыдущий год составлял 100 и более человек. Эти правила прописаны в НК РФ.

Безусловно, отчётные электронные документы в вышеназванные госорганы должны заверяться ЭП.

Первые лица (руководители организаций или ИП) могут получить сертификаты ЭП в УЦ ФНС России, у доверенных лиц УЦ ФНС России или в УЦ Банка России (для участников финансового рынка). «Такском» – партнёр доверенных лиц УЦ ФНС России: удостоверяющих центров «Основание» (АО «Аналитический Центр») и «Росэлторг» (АО «Единая электронная торговая площадка»). В «Такском» вы можете заказать услугу «Электронная подпись для первых лиц без посещения налоговой».

Согласно законодательству, для получения электронной подписи необходима идентификация личности заявителя, при личном присутствии либо по телекоммуникационным каналам связи (статья 18 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Поэтому делегировать получение ЭП на сотрудника или любого другого человека, в том числе по доверенности, невозможно. Об этом мы рассказывали подробно в статье «Можно ли получить электронную подпись по доверенности».

С 1 сентября 2024 года правила получения электронной подписи для сотрудников изменились. Теперь для представления интересов организации сотрудник должен сам оформить на себя сертификат физлица с машиночитаемой доверенностью, которую подписывает руководитель организации.

В настоящее время существует только одна возможность для представления интересов руководителя – создание квалифицированной электронной подписи на физическое лицо с машиночитаемой доверенностью, в которой будут указаны полномочия представителя. Чтобы заказать УКЭП для физлица, нужно обратиться в удостоверяющий центр, подготовив минимальный пакет документов: паспорт, СНИЛС и ИНН. Для вашего удобства в «Такском» реализована отдельная услуга «Ключ представителя директора», которую можно заказать на этой странице.