Кадровый документооборот при дистанционной работе

Введённые указом Президента «нерабочие дни», ограничения передвижения и другие «карантинные» меры заставили множество компаний перевести сотрудников на работу из дома. Некоторым предприятиям пришлось и вовсе приостановить деятельность. 

В такой ситуации кадровым службам необходимо экстренно менять привычные кадровые процессы и приспосабливаться к дистанционному решению возникающих вопросов. 

О том как это сделать правильно, соблюдая все нормы трудового законодательства, на вебинаре рассказали специалисты компаний Такском и «Аудит-Вела» Сергей Анисимов и Екатерина Поливода.

Перевод на удалённую работу

Аналитики предсказывают, что по окончании всех ограничений в офисы не вернётся значительная часть персонала. У дистанционной работы оказалась масса преимуществ и для работодателя, и для сотрудника.

Чтобы учесть все нюансы дистанционного взаимодействия между работниками и компанией, необходимо разработать внутренний регламент, в котором будут прописаны все основные моменты:
— Разъяснение основных терминов: самоизоляция, недопущение к работе, карантин;
— Способы контроля выполнения работы удалённо и отчётность;
— Порядок обеспечения сотрудника оборудованием для работы и порядок возмещения расходов, в случае если работник использует собственное оборудование;
— Меры взыскания при непредставлении отчёта и невыходе на связь и другое.

Каждый сотрудник при переходе на удалённую работу должен подать заявление о переводе на новый режим, а также подписать дополнительное соглашение к трудовому договору, где будут зафиксированы основные организационные моменты или даны ссылки на внутренний регламент.

Увольнение в дистанционном режиме

Больше всего проблем при удалённой работе возникает при увольнении дистанционного работника, особенно если он работает в другом городе и не может приехать в офис. Обмен документами в таком случае происходит удалённо. Если у сотрудника есть собственная электронная подпись, то он может использовать её для заявления на увольнение и подписи в приказе. Если же электронной подписи нет, то допускается обмен документами по электронной почте с последующей отправкой физических оригиналов.

Копию приказа об увольнении, все необходимые справки и трудовую книжку (по заявлению сотрудника) после завершения всех кадровых процедур необходимо отправить заказным письмом с уведомлением.

Подача сведений в ПФР в электронном виде

Трудовая книжка высылается тем сотрудникам, которые ещё не перешли на электронный формат этого документа. Как известно, с января этого года компании с персоналом численностью более 25 человек обязаны сдавать в электронной форме сведения о трудовой деятельности: приём на работу, перевод на другую постоянную работу, присвоение работнику второй профессии, увольнение, запрет занимать должность или осуществлять деятельность. Сделать это можно через личный кабинет на сайте ПФР или с помощью сервисов электронной отчетности.

До 1 июля необходимо уведомить сотрудников о возможности ведения трудовой книжки в электронном виде. Если работник выбрал электронный формат, то ему выдаётся на руки бумажный экземпляр трудовой книжки. С этого момента он может получать сведения о своей трудовой деятельности в МФЦ, на сайте ПФР или с помощью портала «Госуслуги».

Также в апреле этого года стартовал масштабный эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота, который предполагает перевод в электронный вид трудовых договоров и иных кадровых документов. Компании с дистанционными сотрудниками в штате могут начать подготовку к переходу на кадровый ЭДО уже сейчас, обеспечив персонал сертификатами электронной подписи крупнейшего удостоверяющего центра Такском.