В этом году начали действовать обязательные минимальные сроки хранения документов в соответствии с Приказом Росархива № 236, вступившим в силу 18 февраля 2020 года. Новые нормы распространяются на документацию, вышедшую из оборота, в том числе в период, предшествующий этой дате. В таблице представлены некоторые из деловых бумаг с измененными сроками хранения.
|
Документы |
Сроки хранения |
|
Налоговые декларации по всем налогам и сборам |
6 лет |
|
Счета-фактуры |
5 лет |
|
Реестр сведений о доходах работников, представленных работодателем в ФНС |
5 лет |
|
График отпусков |
3 года |
|
Книга учёта доходов и расходов на УСН |
5 лет |
|
Документы о недостачах, растратах, присвоении |
10 лет после возмещения ущерба |
|
Документы о переоценке, амортизации основных средств и нематериальных активов |
5 лет после выбытия актива |
|
Договоры аренды зданий, помещений |
10 лет после выполнения обязательств |
|
Документы о нарушении правил внутреннего трудового распорядка |
1 год |
За нарушение сроков хранения документов предусмотрены штрафы, установленные Налоговым Кодексом и КоАП. Например:
— 10 000 рублей в том случае, если налогоплательщик не может представить налоговые и бухгалтерские документы за один налоговый период;
— 30 000 рублей, когда у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и налоговые документы за несколько налоговых периодов.
Но, если отсутствие указанных документов приводит к занижению налогооблагаемой базы, нарушителю будет выставлен штраф в размере 20 % от недополученной суммы налога, но не менее 40 000 рублей.
Заметим, что документы в «электроне» никогда и ни у кого не теряются! Удобное и бессрочное хранение электронных документов, получаемых и отправляемых при взаимодействии с контролирующими органами, обеспечивает программа «Онлайн-Спринтер». Вся попадающая сюда документация изначально распределяется по папкам: ФНС, ПФР, ФСС, Росстат и так далее. Но пользователь «Онлайн-Спринтера» может структурировать электронное хранилище при помощи фильтров, создавая другие папки и «раскладывая» в них документы с учётом особенностей делопроизводства компании.
Также вне всяких сроков хранятся электронные документы, которыми пользователь обменивается с контрагентами. Такую документацию надёжно содержит у себя в «облаке» программа «Такском-Файлер». Пользователь всегда может скачать из неё нужный ему документ на свой компьютер.
