Электронная подпись для юридических лиц

Электронная подпись (ЭП) юридического лица для руководства компании оформляется на лицо, которое вправе действовать без доверенности от имени этой компании. Обычно это единоличный исполнительный орган юридического лица, назначенный учредителями руководителем организации, – директор, генеральный директор, президент и т.п. (статья 40 закона № 14-ФЗ).

Кроме того, ЭП от имени юридического лица может быть оформлена на управляющего, уполномоченного представлять единоличный исполнительный орган компании (статья 42 закона № 14-ФЗ).

ЭЦП юрлица используют везде, где требуется подпись первого лица компании (единоличного исполнительного органа компании). Например, для подписания договоров, деловых писем и других документов в сервисах электронного документооборота, как внутри компании, так и для внешней переписки. Для участия в торгах также требуется подача пакета документа в электронном виде с ЭП руководителя. Работа с маркированными и прослеживаемыми товарами также требует наличия электронной подписи.

Если руководитель компании по совместительству осуществляет функции главного бухгалтера, то он своей ЭП подписывает электронную отчётность в налоговую, Росстат, СФР, Росприроднадзор и прочие госорганы. Например, в сервисе для сдачи отчётности «Онлайн-Спринтер».

Использовать электронную подпись юридического лица может только единоличный исполнительный орган этого лица. Сотрудники компании с 1 сентября 2024 года не вправе использовать ЭП компании. Работнику юрлица требуется электронная подпись, оформленная на него как на физлицо, и машиночитаемая доверенность (МЧД) от компании, подписанная ЭП руководителя.

Руководителю организации для полноценного документооборота и сдачи отчётности в контролирующие госорганы требуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Такая подпись по своей юридической силе абсолютна идентична собственноручной подписи единоличного исполнительного органа компании.

В компании «Такском» представлены все услуги, касающиеся получения электронной подписи ФНС России. Мы сэкономим ваше время на идентификацию и настройку рабочего места. Стоимость услуги стартует от 3500 рублей – подробнее тут. Руководитель организации посещает выбранный офис «Такском», где есть подразделение доверенного лица удостоверяющего центра (УЦ) ФНС. Сотрудники офиса проверят документы, оформят ЭП.

Для получения ЭП первому лицу компании понадобится сертифицированный USB-токен с актуальным сертификатом соответствия. Если такого токена нет, его можно приобрести в офисе «Такском».

Помимо токена для создания и проверки электронной подписи потребуется лицензия КриптоПро. Лицензия необходима для обеспечения защиты подлинности юридически значимых документов.

Компания «Такском» предлагает услуги по продлению ЭП для первых лиц компаний без необходимости посещать налоговую. Стоимость дистанционного перевыпуска электронной подписи начинается от 3500 рублей. Подробнее – здесь.

Руководителю организации потребуется:

• ОГРН.
• Паспорт заявителя (директора или руководителя, уполномоченного действовать без доверенности).
• Документ, подтверждающий полномочия заявителя действовать от имени юрлица без доверенности. Для подтверждения полномочий можно использовать выписку из ЕГРЮЛ, протокол общего собрания участников или решение единственного участника ООО об избрании директора, устав сообщества (при наличии в нём нужных сведений).
• Заверенные копии и (или) сведения из документов (удостоверяющих личность, подтверждающих полномочия, учредительных).
• Для юридических лиц, зарегистрированных по законам РФ, необходимо указать название, организационно-правовую форму и адрес.
• Для юрлиц, зарегистрированных по законам иностранного государства, дополнительно нужно указать название, регистрационный номер, место регистрации, адрес юридического лица по месту регистрации.
• Для оформления ЭЦП удостоверяющий центр должен идентифицировать заявителя, который выступает от имени юрлица. Идентификацию могут сделать при личном присутствии заявителя, дистанционно посредством действующего квалифицированного сертификата или с помощью предоставления сведений из единой системы идентификации и аутентификации.

Первые лица копаний могут оформить сертификаты ЭП в УЦ ФНС России, у доверенных лиц УЦ ФНС России или в УЦ Банка России (руководители кредитных организаций).

Для получения электронной цифровой подписи вместо оригиналов можно представить нотариально заверенные копии и сведения из документов (часть 2 статьи 18 № 63-ФЗ).

Сотруднику компании с 1 сентября 2024 года требуется электронная подпись, оформленная на него как на физлицо. В аккредитованном УЦ «Такском» можно получить сертификат усиленной электронной подписи на физическое лицо. При необходимости подтверждения полномочий на представление интересов компании (подписание документов с контрагентами, сдачи отчётности и других) понадобится дополнить ЭП физлица машиночитаемой доверенностью (МЧД).

Срок действия УКЭП зависит от того, где он был выдан:

• 1 год — в аккредитованном УЦ для физлиц;
• 15 месяцев — в УЦ ФНС для руководителей коммерческих организаций.

Изменить данные сертификата УКЭП и продлить срок его действия нельзя,— можно только получить новый сертификат.

Компания «Такском» предлагает готовые решения для корпоративного управления жизненным циклом электронных подписей, подходящие для любого бизнеса, предприятий и государственных учреждений – сервис «Такском – Корпоративные решения».

Решение позволяет управлять выпуском ЭП для своих сотрудников в одном окне, контролировать издержки на получение ЭП.