Электронные перевозочные документы

Электронный путевой лист (ЭПЛ) – один из электронных перевозочных документов. Работа с ЭПЛ и правила обмена определены ПП РФ №931 от 21 мая 2022 года. В законодательный акт 25 марта 2023 года Постановлением правительства №476 были внесены изменения, которые дополняют и уточняют основные понятия и порядок обмена файлами.

ЭПЛ является первичным документом по учёту заработной платы водителей, а также надбавок водителям за разъездной характер работы. С помощью путевых листов организация подтверждает расходы, связанные с использованием транспортных средств: затраты на топливо и запчасти, плату за парковку транспорта, компенсации за использование личных автомобилей сотрудников.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – перевозочный документ. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной – она составляется грузоотправителем. Обмен электронными транспортными накладными (ЭТрН) между участниками грузоперевозок и ГИС ЭПД регламентируется в Постановлении Правительства №931.

Электронная сопроводительная ведомость – перевозочный документ. Оформляется при подаче порожнего контейнера грузоотправителю или гружёного контейнера грузополучателю в случае, если погрузка груза в контейнер, выгрузка груза из него осуществляются снятием контейнера с транспортного средства. Регламент обмена сопроводительными ведомостями, как и другими ЭПД, регулируется ПП РФ №931.

Электронный заказ-наряд – форма договора фрахтования. Если иное не предусмотрено соглашением сторон, договор фрахтования заключается в форме заказа-наряда на предоставление транспорта для перевозки груза.

Заказ-наряд может формироваться в электронном виде. Реквизиты, порядок оформления и обмена перевозочными документами устанавливаются законодательными актами.

Формат заказа-наряда реализован в сервисе электронного документооборота «Такском».

Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена, которые подписываются усиленной КЭП должностного лица.

Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 № ЕД-7-26/108@ утверждён формат электронного заказа или заявки. Применять новые форматы для обмена можно до 1 сентября 2026 года.

Форма заявки применяется при наличии договора об организации перевозки груза, а форма заказа — при его отсутствии.

Договор – информационный документ, где одна сторона (фрахтовщик) обязуется предоставить другой стороне (фрахтователю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких транспортных средств на один или несколько рейсов для перевозки грузов, пассажиров и багажа.

Форма и XML-формат электронного договора фрахтования утверждены Приказом ФНС России от 13 февраля 2023 года № ЕД-7-26/109@. Он включает в себя два файла: файл обмена с информацией фрахтователя и файл обмена с данными фрахтовщика.

Подписывать ЭТрН можно усиленными квалифицированными или неквалифицированными электронными подписями, сертификаты ключа проверки которых созданы и используются на портале Госуслуг (пп. 2 п. 1 ст. 18.1 Устава автомобильного транспорта (в редакции, действующей с 01.09.2022)). Это правило универсально и касается всех подписантов, включая представителей грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика.