Нюансы составления кадровых приказов

Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.

Разберем основные правила, которых надо придерживаться при издании кадровых приказов. Кто вправе подписывать приказ по личному составу, можно ли передать право подписи, как правильно нумеровать приказы – читайте в статье.

Форма приказа

Применять унифицированные формы кадровых приказов сейчас необязательно. Формы приказов компании вправе разработать самостоятельно.

Между тем, несмотря на необязательность, многие работодатели по-прежнему пользуются унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, поскольку данные формы привычны и удобны в применении.

Также часто компании на базе унифицированной формы разрабатывают собственную форму документа, например, дополнив унифицированную форму необходимыми сведениями, или наоборот, исключив ненужную информацию.

Нумерация приказов

Общие правила нумерации кадровых приказов отсутствуют. Законодательство данный вопрос не регламентирует. Поэтому организации-работодателю следует предусмотреть порядок нумерации кадровых приказом на локальном уровне.

Данный порядок целесообразно закрепить в локальном нормативном акте, которым в компании определен порядок ведения кадрового делопроизводства.

Правила нумерации, которые целесообразно использовать в организации:

1. Нумеровать кадровые приказы отдельно от приказов по основной деятельности, т. е. вести для кадровых приказов свою нумерацию.
2. Для кадровых приказов ввести дополнительное буквенное обозначение, то есть номер приказа будет формироваться из цифр и букв. Например, может применяться такая структура номера «Приказ № 10-к».
3. Если компания крупная, полезно ввести специально обозначение для кадровых приказов разных категорий: прием-увольнение, отпуска, иные виды приказов.

Отметим, что нумерация приказом необходима для упорядочивания организационно-распорядительных кадровых документов. При этом отсутствие нумерации не будет считаться нарушением. Но при отсутствии номера приказа будет затруднено кадровое делопроизводство.

Подписание приказов

Кадровые приказы, по общему правилу, подписывает руководитель организации. Именно он, по общему правилу, выполняет функции работодателя.

Реквизит «Подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Отметим, что в отдельных ситуациях, например, при отсутствии генерального директора, подписать приказ может иной работник, на которого временно возложены функции руководителя. Как правило, это заместитель руководителя.

Обратите внимание: подписать приказ должен именно тот работник, данные которого указаны в приказе.

Подключите тариф онлайн-отчётности для сотрудников отдела кадров – практичный функционал, календарь кадровика, проверка на ошибки

Подписание документа другим лицом с проставлением косой черты или надписи «за» недопустимо (п.4.22 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»).

Иными словами, если приказ подписывает исполняющий обязанности генерального директора, то именно его данные (фамилия, имя, отчество) необходимо указать в приказе.

Соответственно, в качестве должности подписанта следует указать – исполняющий обязанности генерального директора или и.о. генерального директора. Далее следует подпись и расшифровка подписи данного лица.

Обязанность проставления печати на кадровых приказах не предусмотрена. Примерный перечень документов, на которых проставляется печать организации, приведен в приложении № 3 к Методическим рекомендациям по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016. Унифицированные формы кадровых приказов также не содержат место для печати.

Передача права подписи приказа иному работнику

Подписывать кадровые приказы может не только генеральный директор, но и иной уполномоченный работник.

В соответствии со ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателя в трудовых отношениях осуществляются, в частности, органами управления юридического лица (организации) или уполномоченными ими лицами. В этой связи генеральный директор компании может уполномочить иного работника на подписание кадровых приказов. Причем такое полномочие может быть оформлено как приказом за подписью генерального директора, так и доверенностью. Отметим, что в уставе организации может быть предусмотрен конкретный порядок оформления передачи полномочий генерального директора, например, посредством издания приказа.

Можно ли использовать факсимиле

Факсимиле представляет собой клише-печать, которая является аналогом собственноручной подписи. Поскольку при использовании факсимиле не обязательно личное участие владельца подписи, проставить факсимиле на документе может любой работник, имеющий данную печать.

В трудовом законодательстве использование факсимиле не предусматривается. Кадровые документы должны быть подписаны собственноручной подписью или электронной подписью. Возможность использования факсимильной подписи на кадровых документах, в том числе трудовых договорах, законодательством не предусмотрена (письмо Минтруда России от 15.03.2023 N 14-6/ООГ-1863)

Аналогичной позиции придерживаются и представители Роструда (вопрос № 179983 от 26.04.2023 на информационном портале Роструда Онлайнинспекция.рф).