Электронная цифровая подпись нотариуса

Особенности работы нотариусов с электронными документами предусмотрены «Основами законодательства Российской Федерации о нотариате» и «Правилами нотариального делопроизводства» (далее — Правила), утвержденными Приказом Минюста России № 78 от 16 апреля 2014 года.

Федеральный закон № 379-ФЗ от 21 декабря 2013 года внес изменения в отдельные законодательные акты, в том числе в «Основы законодательства Российской Федерации о нотариате». В частности, были закреплены три основных функции, касающиеся деятельности нотариусов в электронном пространстве:

В разделе XIV «Правил нотариального делопроизводства» установлено, что нотариусом принимаются, создаются и используются электронные документы:

• исходно создаваемые в электронной форме без предварительного документирования их на бумажном носителе;
• полученные в результате сканирования документов на бумажных носителях.

Юридическая значимость электронных документов, представляемых нотариусу для совершения нотариальных действий, подтверждается усиленной квалифицированной электронной подписью (ранее называлась электронной цифровой) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Получить такую подпись можно в Удостоверяющем центре нотариата России, который создан в Москве в 2010 году. Центр обеспечивает средствами электронной подписи нотариусов и исполняющих обязанности нотариусов на всей территории Российской Федерации. 

Электронная подпись позволяет нотариусам и исполняющим обязанности нотариусов участвовать через Единую информационную систему нотариата (ЕИСН) в электронном документообороте, в том числе с органами государственной власти РФ.

При получении электронных документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью, нотариус осуществляет проверку ее подлинности. 

Проверка подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи осуществляется с использованием средств единой информационной системы либо с использованием специального программного обеспечения, имеющегося у нотариуса.

Нотариус в конце каждого рабочего дня подписывает своей усиленной квалифицированной электронной подписью:

• журнал регистрации входящей корреспонденции;
• журнал регистрации исходящей корреспонденции.

Зарегистрированные нотариусом исходящие электронные документы и журнал регистрации исходящей корреспонденции хранятся на рабочем месте нотариуса.

Нотариус обязан не реже одного раза в неделю осуществлять резервное копирование зарегистрированных нотариусом входящих электронных документов и журнала регистрации входящей корреспонденции на переносных электронных носителях. Хранение указанных резервных копий осуществляется нотариусом в местах, исключающих несанкционированный нотариусом доступ к таким копиям.

Нотариус вправе хранить резервные копии указанных электронных документов на серверах единой информационной системы нотариата.

Электронные документы, исходящие от нотариуса и подлежащие регистрации, регистрируются в день их отправления адресату.

Электронные документы, исходящие от нотариуса, заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью нотариуса в случаях, установленных законодательством Российской Федерации, и направляются адресату с использованием компьютерных сетей либо передаются на личном приеме на отчуждаемых машинных носителях (CD/DVD — ROM, флэш-картах или иных устройствах, используемых для переноса информации).

Нотариус должен иметь личную печать с изображением Государственного герба Российской Федерации, указанием фамилии, инициалов, должности нотариуса и места его нахождения или наименования государственной нотариальной конторы, штампы удостоверительных надписей, личные бланки или бланки государственной нотариальной конторы.

Для совершения нотариальных действий с электронными документами и передачи сведений в ЕИСН нотариус использует усиленную квалифицированную электронную подпись, созданную в соответствии с Федеральным законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 6 апреля 2011 года (статья 11 «Основ законодательства Российской Федерации о нотариате»).