Электронная подпись и закон 63-ФЗ

Документооборот предприятия бывает как в бумажном, так и электронном варианте. Все, кто знаком с ним в безбумажном формате, знают, что одна из составляющих, без которой он невозможен или не имеет юридической силы — это электронная подпись. Однако не каждый бухгалтер и предприниматель может разобраться, как работает обмен документами с применением ЭП, так как в этой теме много юридических и технических сложностей. Более того, в июле этого года в силу вступили некоторые поправки в законодательстве, которые меняют ряд процедур и процессов в ЭДО.

Разбираемся со всеми нюансами в 63-ФЗ

Законодательное регулирование электронного документооборота с ЭП осуществляет Федеральный закон от 6.04.2011 № 63-ФЗ. В закон входит терминология, виды ЭП, функционал удостоверяющих центров и другие разделы.

Электронная цифровая подпись обеспечивает безопасность ЭДО. Чтобы её создать, криптографические алгоритмы преобразуют информацию, используя закрытый ключ. Благодаря этому идентифицируется владелец сертификата и устанавливается неизменность информации в документе после заверения.

Электронная подпись нужна для совершения различных сделок, гос- и муниципальных услуг, b2b и b2g документооборота и в иных случаях, предусмотренных законом, если они могут повлечь юридические последствия.

Что такое электронная подпись

Под цифровой подписью согласно ФЗ понимается информация, соединённая с заверяемыми данными. Ещё электронная цифровая подпись связана с данными о создателе документа.

Говоря простым языком, ЭП — то же самое, что и подпись от руки, но в цифровом виде.

ЭП должна облегчать работу организациям и ИП. С её помощью можно без труда, например, зарегистрировать онлайн-кассу или отправить отчётность по налогам.

Рассмотрим и другие определения, которые даёт закон.

Основные понятия в законе 63-ФЗ

Квалифицированный сертификат (КС) — нужен, чтобы подтвердить соответствие ключа, проверить ЭП и владельца сертификата. Сертификат ключа проверки ЭП — это документ, полученный клиентом от удостоверяющего центра (УЦ).

Правом выпускать такой сертификат обладают только аккредитованные УЦ или уполномоченные на то органы федеральной власти. Владельцем КС законом признаётся тот, на чьё имя он выдан.

Ключ электронной цифровой подписи — это уникальный порядок символов, а ключ проверки — последовательность знаков, подтверждающая подлинность ЭП.

Удостоверяющий центр создаёт, выдаёт и поддерживает работу КС. УЦ должен быть аккредитован. Для этого нужно соответствовать требованиям закона, иметь определённое ПО, устройства и компетентный персонал.

Средства ЭП — набор криптографических устройств для создания и проверки ЭП и ключей ЭП.

Участники электронного взаимодействия — физ- и юрлица, госорганы, производящие обмен информацией, данными.

Виды электронных подписей

Закон выделяет их три.

Простая электронная подпись. Это логин и пароль для входа на сайт или код в смс. Создаётся в информационной системе. Применяется, как правило, в банковских операциях, для аутентификации в ИС, получения госуслуг, иногда — во внутрикорпоративном ЭДО.

Простая подпись имеет аналогичную значимость с собственноручной, если это прописано в отдельном НПА, или если между участниками ЭДО соглашение. В последнем прописываются правила идентификации владельца простой ЭП и соблюдения конфиденциальности.

Неквалифицированная усиленная электронная подпись. Эти подписи согласно ФЗ обладают уже гораздо большим спектром возможностей. Эта электронная подпись создаётся программами криптошифрования с использованием закрытого ключа. С её применением идентифицируется личность обладателя и обнаруживается факт внесения в файл изменений.

Клиент получает в УЦ два ключа ЭП: закрытый и открытый. Первый хранится на ключевом носителе с ПИН-кодом или в ПК владельца и известен только ему. С ним пользователь создаёт ЭП для её дальнейшего проставления. Открытый же доступен всем сторонам ЭДО. Он связан с закрытым и позволяет получателям документа узнать, подлинна ли подпись.

Эту ЭП можно использовать в любом виде ЭДО, но во внешнем стороны заключают соглашение о правилах использования и обоюдном признании юридической силы.

Усиленная квалифицированная электронная подпись. Как и предыдущий вид, эта подпись создаётся при помощи криптографии и открытых ключей. Но по правилам 63 ФЗ отличается квалифицированная подпись тем, что она имеет квалифицированный сертификат. ПО для работы с ней должно быть сертифицировано ФСБ. Также согласно 63 ФЗ квалифицированная электронная подпись выдаётся только УЦ, аккредитованным Минкомсвязи.

Исходя из 63 ФЗ, квалифицированная электронная подпись усиленная не требует дополнительных условий и соглашений от участников обмена. Подпись по закону применима для:

— отчётности в госорганы;

— электронных торгов;

— работы с ИС любого органа государственной власти;

— внутрикорпоративного и внешнего ЭДО.

Итого: если организации и ИП используют КЭП, электронный документооборот законом автоматически признаётся юридически значимым.

Актуальные изменения в 63-ФЗ

1 июля текущего года вступили в силу изменения в 63-ФЗ «Об электронной подписи». Они были внесены 476-ФЗ.

Пересмотр положений 63 ФЗ назрел давно, так как ранее электронные подписи могли выдаваться не на владельца, а на иное лицо. Зачастую совершались правонарушения, например, создавались фирмы-однодневки. Поэтому произошло ужесточение требований к УЦ:

— увеличилась минимальная доля собственных средств;

— повышен размер обеспечения финансовой ответственности за убытки;

— введены требования к деловой репутации руководителей;

— сократился срок действия аккредитации.

После принятия изменений количество УЦ значительно сократится, благодаря чему на рынке останутся только самые надёжные.

Кроме того, усиленная квалифицированная электронная подпись сможет быть выдана коммерческим УЦ только физлицам. В дальнейшем это физлицо сможет использовать эту ЭП в сделках и операциях, где оно выступает от имени юрлица.

Кто сможет выдавать электронные подписи генеральным директорам и другим лицам, имеющим право представлять организацию без доверенности?

Первые, кто будут выдавать ЭП — это Федеральная налоговая служба. Электронные подписи органы ФНС будут выдавать всем организациям и ИП, не являющимися кредитными организациями.

Банк России будет выдавать ЭП кредитным организациям.

Федеральное казначейство будет выдавать ЭП представителям бюджетных организаций.

Еще одно из изменений ФЗ 63 — это появление понятия электронной облачной подписи. Облачная подпись хранится не у владельца, а в ином расположении — например, на сервере оператора. ФНС выпустит требования к получению этой подписи, чтобы она соответствовала требованиям безопасности. После этого компании должны будут обеспечить себя подходящим ПО, и этот продукт можно будет использовать на рынке.

Ожидается, что такие облачные электронные подписи появятся на рынке не раньше конца 2022 года: органы власти должны выпустить нормативно-правовые документы.

Ещё одно нововведение — личное получение ЭП её владельцем. Ранее такая возможность была, отправив курьера (или другое лицо) с доверенностью. Сейчас становится обязательной личная идентификация лица, на имя которого оформляется электронная подпись.

При этом юридические лица будут получать подписи на организацию в инспекциях ФНС без привязки к месту регистрации. Однако не всем бизнесменам это удобно. По законодательству у ФНС и Банка России есть возможность иметь доверенных партнёров, к которым будут дополнительные требования. Через этих доверенных аккредитованных УЦ можно будет осуществлять выдачу электронных подписей. Эти УЦ смогут предлагать услугу выезда для идентификации лица и оформления подписи.

Одним из изменений, которое внёс новый закон, стало появление доверенной третьей стороны. Актуально тем, кто совершает сделки с контрагентами из других стран. Таким образом подтверждается корректность подписания документа, и что в него не было внесено изменений, соответственно его можно принимать к учёту.

В скором времени также будут выпущены требования к доверенным третьим сторонам. Вполне возможно, что такими сторонами станут также аккредитованные УЦ. Они также будут подтверждать легитимность документа при трансграничном документообороте.

Последнее новшество, внесённое законом — это изменение порядка подписания. Сертификат руководителя, который будут выдавать ФНС или Центробанк, будет содержать информацию о юридическом лице, его реквизиты. В этой части процедура подписания будет максимально приближена к механизму, действовавшему ранее.

Что касается подписания другими сотрудниками (не генеральным директором, а бухгалтером, например), то им сначала нужно будет подписать документ подписью физического лица (полученной в УЦ), а затем приложить электронную доверенность от имени гендиректора. То есть в законе прописано использование машиночитаемой доверенности. Отправляться в итоге будет документ с подписью, плюс доверенность в xml-формате.

Сроки по изменениям в 63 ФЗ

Некоторые положения, которые должны были вступить в силу 1 июля этого года, немного сдвинулись (с учётом 166-ФЗ).

Действующий сейчас ключ электронной подписи действителен до 1 января 2022 года. Если у него истечёт срок действия — можно будет получить такой же, по тем же правилам, до 1 июля 2021 года. Имеющие аккредитацию УЦ смогут выдавать ключи ещё год. После этого — до 1 января 2022 года — получить по старой процедуре ключи будет уже нельзя, но они всё равно ещё будут работать.

С 1 января 2021 года ключи электронных подписей станет выдавать налоговая. Также будут предусмотрены сервисы для онлайн подачи заявления.

С 1 января 2021 года вступят в силу положения о доверенной третьей стороне и облачной подписи.

Полностью положения закона 476 и выдача ключей ЭП налоговой начинают действовать 1 января 2022 года.

Электронная подпись и доверенность

Машиночитаемая доверенность — это информационное сообщение о представительстве. Формат электронной доверенности будет разработан Минкомсвязи России.

Направление машиночитаемой доверенности с каждым документом не всегда оправданно, поэтому достаточно будет размещения её в определённом ранее ресурсе (правки в статью 23 НК РФ, внесение в Правительство планируется к сентябрю). Это размещение должно быть согласовано сторонами (если это b2b-взаимодействие), либо нужно иметь соглашение от органа государственной власти (при b2g).

Электронные подписи УЦ Такском

За более 20-ти лет работы УЦ Такском накоплен богатый опыт по выпуску и обслуживанию электронных подписей. Выдано уже несколько миллионов подписей электронных. Представительства Такском есть в большинстве регионов России, а его аккредитация действует до 30 июня 2022 года.

Такском планирует выпускать такой продукт, как электронная подпись, согласно новым поправкам закона. Эксперты компании участвуют в рабочих группах по поправкам в закон. Поэтому Такском вовремя адаптирует свои продукты и процедуры.

Компания предлагает подписи для госуслуг, отчётности, ЭДО и множества других целей. Выбрать подходящую подпись можно здесь, в отдельном разделе сайта. При заказе ЭП компания предлагает услугу по выездному оформлению. Менеджер доставит комплект документов в удобное место и время, проведёт идентификацию клиента и оформит ЭП.

Необходимо помнить, что поправки в 63-ФЗ и частичное изменение технологии подписи электронной нацелено на развитие электронного обмена документами и ликвидации барьеров, мешающих этому.

В числе таких барьеров неразвитость регуляторной среды, отсутствие унифицированных правил, отсутствие доверия к ЭДО, затраты на автоматизацию и технические ограничения, низкий уровень грамотности при работе с ЭДО. Усиленная квалифицированная электронная подпись — это ключевая составляющая ЮЗЭДО. Поэтому совершенствование технологии подписей электронных и дальше будет происходить. 

Чтобы не путаться, куда идти, как получать и как использовать электронную подпись до 2022 года, мы подготовили сводную табличку.