Иногда в документообороте предприятия возникает ситуация, когда документ создан вне системы ЭДО со встроеными механизмами по созданию и проверке электронной подписи. При этом для придания ему юридической силы его нужно заверить квалифицированной электронной подписью. Как подписать такой электронный документ?
На рынке существует ряд специализированных механизмов – программные, веб- и в формате плагинов. Остановимся на тех решениях, которые предлагает компания Такском.
Что требуется для подписания
Сначала разберёмся, какой необходимый минимум нужен для подписания электронного документа.
Первый шаг – это непосредственно сама усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Законодательство РФ гласит, что квалифицированная ЭП – это единственный вид подписи для придания электронному документу юридической силы без дополнительных соглашений между сторонами ЭДО. Подобрать ЭП можно в
каталоге Удостоверяющего центра компании Такском.
Второй шаг – приобрести лицензию на программное обеспечение
КриптоПро CSP. Это обязательный атрибут юридически значимого ЭДО. Его также называют средством электронной подписи. Данное ПО необходимо для создания и проверки ЭП согласно закону «Об электронной подписи» от 06.04.2011 года № 63-ФЗ. Лицензию также можно приобрести в Удостоверяющем центре Такском. Необходимый тип и версию уточняйте в
специальном разделе сайта компании.
Третий шаг – внести финальные правки в сам документ и сохранить его окончательную редакцию. Важно помнить, что после подписания в файл уже нельзя внести изменения.
Последний шаг – использовать механизм для создания ЭП. Такском предлагает два варианта.
ПО для пакета Microsoft Office
Первый вариант – приобрести лицензию КриптоПро Office Signature. Она используется для создания и проверки электронной подписи в документах Word и Excel из состава Microsoft Office 2007/2010/2013/2016/2019.
Преимущество этого варианта в том, что лицензия является сертифицированным решением компании КриптоПро. Некоторым организациям, например, банкам, внутренние требования безопасности разрешают использовать только сертифицированное ПО –официального разработчика. И поэтому, если требуется подписание только документов Word и Excel, то данный вариант вам подойдёт.
Заказать КриптоПро Office Signature можно
по ссылке. После загрузки и установки плагина на компьютере подписание документов происходит по общему алгоритму:
- В главном меню документа выберите пункт «Сервис» и перейдите в «Параметры»;
- Далее выберите вкладку «Безопасность» и нажмите на «Цифровые подписи»;
- В этом окне выберите нужный сертификат электронной подписи из тех, что установлены на вашем компьютере;
- С его помощью создайте для документа электронную подпись: нажмите «Подписать» и введите пароль ключевого контейнера.
Нюансы подписания отличаются исходя из используемой версии пакета MS Office. Актуальную и подробную для вашей версии инструкцию можно посмотреть
здесь.
Программа КриптоЛайн
Второй вариант – установить бесплатную программу КриптоЛайн. Это разработка компании Такском. Программа позволяет комплексно работать с документами, подписывать любые виды – не только Word и Excel, но и PDF, JPEG и многие другие. В КриптоЛайн можно также проверять и удалять подпись.
Загрузить программу КриптоЛайн можно
отсюда. Для установки распакуйте архив, запустите файл CryptoLineInstaller.exe, примите лицензионное соглашение и далее следуйте указаниям мастера установки. После установки КриптоЛайн будет доступна в главном меню. При первом запуске программу нужно настроить. Как это сделать, можно узнать
на странице техподдержки сайта Такском.
Чтобы добавить документ в программу:
- Нажмите кнопку «Добавить»;
- Выберите нужный документ, нажмите «Открыть»;
- Выделите загруженный файл, нажмите «Подписать»;
- Нажмите «добавить», выделите сертификат и нажмите «Выбрать», затем – «Подписать».
- Если выбраны несколько сертификатов, документы будут подписаны каждым из них. Лишний сертификат можно убрать из списка, нажав «Удалить» напротив него.
При необходимости, в разделе «Параметры подписи»:
- Отметьте галками «Открепленная подпись» и «Помещать каждую подпись в отдельный файл». Если нужно упаковать в zip, поставьте галку «Упаковать в zip»;
- Нажмите «Подписать». В графе «Статус» появится «Подписан».
КриптоЛайн позволяет создавать как присоединённую, так и отсоединённую ЭП. Первый вид подписи подразумевает, что она встроена в сам файл документа, второй – что будет создана в отдельном файле с расширением *.sig.
и получайте новости первыми!