Электронная подпись в PDF-документе даёт возможность придать ему юридическую силу и защитить от внесения любых исправлений и корректировок. Она может использоваться и для внутреннего документооборота, и для обмена документацией с контрагентами. Использование подписи позволяет работать с документами на расстоянии — они будут приобретать такую же юридическую силу, как и при собственноручном подписании.
Подготовка к подписанию PDF-документа
Перед тем как поставить подпись в PDF-файле, потребуется выполнить несколько обязательных подготовительных действий.
Установка программного обеспечения
Чтобы сделать подпись в ПДФ-документе, необходимо предварительно установить на ПК или ноутбук специальное программное обеспечение. Потребуются следующие приложения:
- Средство криптографической защиты информации (СКЗИ). Для этой цели подойдёт «КриптоПро CSP» в версии 4.0 и более поздних.
- «КриптоПро PDF». Это модуль создания и проверки подписи именно в PDF. Такой модуль позволяет сформировать ЭП и поставить её на документ.
- Программа Adobe Acrobat Standard для работы с ПДФ-файлами.
- Adobe Reader последних версий. Даёт возможность читать ПДФ-документы.
Получение электронной подписи
После установки программного обеспечения потребуется получить саму электронную подпись. Для этого нужно обратиться в удостоверяющий центр, прошедший аккредитацию Минцифры РФ. Пользователь заключает с УЦ договор и получает цифровой ключ. Сертификат записывается на токен — USB-носитель, который нужно будет подключать к ПК или ноутбуку во время работы с ЭП.
Сертификат полученной электронной подписи устанавливается на компьютер. Это можно сделать программными средствами с помощью «КриптоПро CSP». После настройки рабочего места можно будет пользоваться всеми возможностями ЭП.
Пошаговая инструкция по подписанию PDF-документа
Установка ЭП проходит в несколько шагов:
Использование Adobe Acrobat Reader DC
При использовании программного модуля Adobe Acrobat Reader DC подписание документа проводится следующим образом:
- нужно открыть требуемый документ в Acrobat Reader DC;
- после этого в меню выбрать пункт «Заполнить и подписать»;
- нажать на кнопку «Сертификаты», затем выбрать «Поставить цифровую подпись»;
- на документе выделить область для нанесения подписи;
- нажмите «Подписать» и сохраните готовый документ.
Важно! Перед подписанием любого документа нужно убедиться, что он содержит всю необходимую информацию. После постановки цифровой подписи внести какие-либо изменения уже не получится — потребуется переделывать документ заново, если будут обнаружены любые ошибки и неточности. Подпись в ПДФ подтверждает, что документ защищён от любых изменений и исправлений, что позволяет придать ему юридическую силу.
Подписание документа через «КриптоПро PDF»
При использовании программного модуля «КриптоПро PDF» необходимо выполнить следующую последовательность действий:
- открыть документ в программе Adobe Acrobat;
- зайти в меню «Инструменты», в котором нужно будет перейти в раздел «Сертификаты»;
- выбрать пункт «Добавить цифровую подпись», после этого на документе нужно будет выбрать место для установки цифровой подписи;
- готовый документ нужно подписать, а затем сохранить, и с этого момента он будет защищён от внесения любых изменений.
Использование других программных решений
Для подписания документов в формате ПДФ можно использовать и другие программные решения:
- «КриптоАРМ». Главным преимуществом этой программы является возможность бесплатного использования в базовой версии. Кроме того, можно поставить платную версию и использовать её бесплатно в пробном формате в течение 14 дней. Это даёт возможность оценить преимущества платного использования и определить, стоит ли покупать полный функционал программы.
- GnuPG. GNU Privacy Guard — программа для подписания и шифрования электронных писем в любых операционных системах, способна работать даже с просроченными ключами.
- OpenSSL. Это удобная в использовании криптографическая библиотека, которую можно использовать для шифрования данных и подписания документов.
Модуль «КриптоПро PDF» остаётся самым распространённым программным решением, с помощью которого подписываются электронные документы в формате ПДФ. Также можно быстро добавлять цифровые подписи, она будет удобной для работы с большими объёмами документации.
Онлайн-сервисы для подписания PDF
Сервисы, работающие онлайн, дают возможность подписывать бухгалтерские и другие документы без скачивания программ на жёсткий диск ПК. С их помощью можно создавать различные виды документации в ПДФ-формате. Также с их помощью можно формировать пакеты файлов или делать архивы для пересылок. Такие сервисы позволяют шифровать данные и расшифровывать их, чтобы пересылать информацию без риска хищения посторонними лицами.
Онлайн-сервисы позволяют подписывать документы одним пользователем или несколькими — это даёт возможность проводить согласование между должностными лицами, если документ должен пройти по нескольким отделам.
У каждого сервиса свой алгоритм работы, но все они действуют по общему принципу. Нужно загрузить на сайт документ в PDF-формате, выбрать активацию сертификата, а затем скопировать с сайта подписанный документ. Можно перечислить ряд наиболее востребованных сервисов для работы с подписями онлайн:
- Sign.Me — российский сервис, с которым могут работать физические и юридические лица, а также ИП. Сервис даёт возможность загружать документы и заверять их онлайн. Для этого требуется указать пароль от подписи.
- Сервис МегаФона «Мобильная электронная подпись». Он предназначен для подписания цифровых версий документа с помощью мобильного устройства.
- Legium — сервис, позволяющий подписывать документы с помощью мобильных устройств, а также с персонального компьютера. Работает как с физическими, так и с юридическими лицами.
Подписание файлов с расширением .sig
Файл с расширением .sig содержит данные о сертификате цифровой подписи, с помощью которых можно подтвердить подлинность документа. Чтобы создать документ с таким форматом, можно использовать программный модуль «КриптоАРМ». Это можно сделать следующим образом:
- Выбрать исходный документ. Далее нужно перейти в меню правой кнопкой мыши, выбрать пункт «КриптоАРМ» и перейти к подписи.
- Нажать кнопку «Далее» в открывшемся «Мастере создания подписи».
- Выбрать из списка исходный файл. При необходимости к нему можно добавить дополнительные документы.
- Выбрать формат для преобразования файла. Он будет преобразован в SIG, это значение установлено по умолчанию, поэтому менять его не требуется.
- Выбрать сертификат и добавить его из хранилища.
- В хранилище выбрать доступную подпись. После завершения работы нужно будет нажать «Готово».
Отправка подписанного документа
Готовый документ можно будет отправлять различными способами:
- Отправка через электронную почту. Это даёт возможность загрузить документ с любого устройства, через которое можно зайти в почтовый ящик.
- Отправка через социальные сети и мессенджеры.
- Загрузка на облачные сервисы. В этом случае документ доступен всем, кому предоставлен доступ к данному хранилищу. Этот способ отправки удобен для корпоративного использования.
Подписанный электронный документ обладает такой же юридической силой, как его бумажная версия. В ПДФ-документ не могут быть внесены изменения, поэтому подписание гарантирует подлинность внесённых данных. Компания «Такском» предлагает получить электронную подпись требуемого вида для ведения внутреннего документооборота, подписания документов для контрагентов или взаимодействия с государственными органами.
