С начала 2022 года вступило в силу важное обновление законодательства об электронных подписях. Руководители юридических лиц, ИП и нотариусы могут получить КЭП только в ФНС России или в доверенном удостоверяющем центре. Получение электронной подписи через налоговую даёт возможность подписывать отчётность и различные документы в цифровом виде для удалённого взаимодействия с госорганами и контрагентами. Использование ЭЦП позволяет значительно ускорить бизнес-процессы и создаёт условия для более быстрого получения прибыли.
Преимущества использования электронной подписи для ООО
Получение квалифицированной электронной подписи через налоговые органы открывает широкий перечень возможностей для развития организации или индивидуального предприятия:
- Упрощение документооборота и ускорение бизнес-процессов. Согласование и подписание цифровых версий документов занимает намного меньше времени, можно значительно сократить бумажную волокиту и сделать работу предприятия более эффективной.
- Снижение затрат на документооборот. Организации потребуется закупать намного меньше бумаги и канцелярских принадлежностей, это уменьшит издержки. Кроме того, не нужно будет выделять большие помещения для хранения архивов.
- Повышение безопасности и конфиденциальности коммерческой информации. ЭЦП защищает документы от подделок, удостоверяет личность подписавшего должностного лица, а также предотвращает несанкционированное внесение изменений в содержание документа.
Процесс получения электронной подписи для ООО
Чтобы получить электронную подпись для юридического лица через налоговые органы, необходимо выполнить простую пошаговую инструкцию.
Шаги по получению электронной подписи: от выбора удостоверяющего центра до активации подписи
Первый шаг — выбор места для получения подписи. Можно обратиться непосредственно в налоговое ведомство, однако обычно выдачей занимается только одно отделение в городе, и оно может оказаться сильно загруженным. Чтобы ускорить процесс, можно обратиться в доверенный УЦ ФНС России из числа удостоверяющих центров, прошедших проверку и доказавших соответствие всем требованиям.
Последовательность действий по получению ЭЦП:
- Сбор документов и заполнение заявления. Форма размещена в открытом доступе на официальном сайте ФНС России;
- Подготовка токена. Необходимо предварительно приобрести защищённое USB-устройство, на которое будет записан цифровой ключ. Если ранее руководитель ООО уже получал электронную подпись, он может использовать для записи старый токен. Однако он в любом случае должен быть сертифицирован ФСБ России или ФСТЭК;
- Запись на приём в ИФНС. Можно посетить его и без записи, однако в этом случае придётся ждать в очереди.
- Заполнение заявления в ИФНС и проверка личности.
- Получение сертификата. Он будет записан на предоставленный токен.
Получение электронной подписи в доверенном лице УЦ ФНС России
Получение ЭП в доверенном лице УЦ ФНС России проходит следующим образом:
- Получатель подаёт заявку в удостоверяющий центр – доверенное лицо УЦ ФНС России. Это можно сделать онлайн без личного обращения.
- В назначенное время он должен прийти в офис с документами для подтверждения личности и приобрести токен, на который записывается новая подпись.
Обращение в доверенное лицо УЦ ФНС России позволит не тратить время в очереди и получить подпись, когда это будет удобно.
Перечень необходимых документов и условия их предоставления
Для получения ЭЦП в налоговом органе потребуются следующие документы:
- паспорт заявителя;
- СНИЛС заявителя;
- заполненное заявление (его можно заполнить заранее или непосредственно в отделении — сотрудник предоставит форму).
Информация о стоимости и сроках оформления электронной подписи
Обычно процедура выпуска занимает не больше 15 минут, однако в некоторых случаях потребуется ожидание в течение нескольких дней. Такие ситуации возникают из-за сильной загруженности отделения или необходимости проверять паспорт заявителя.
Электронная подпись руководителям юридических лиц в ИФНС предоставляется бесплатно. Однако нужно будет купить токен (стоимость обычно в пределах 1500 рублей), а также приобрести лицензионную версию программного обеспечения. Компания «Такском» является партнёром доверенных лиц УЦ ФНС России (ЕЭТП и Аналитический Центр) и предоставляет соответствующие услуги.
Применение электронной подписи в ООО
Получение квалифицированной ЭЦП открывает широкие возможности для работы ООО, упрощает и ускоряет многие бизнес-процессы. Рассмотрим основные способы её применения.
Внутренний электронный документооборот
С помощью такой подписи можно придавать юридическую силу локальным нормативным актам в организации. Приказы, распоряжения, справки, графики отпусков и другие ЛНА будут подписываться и согласовываться намного быстрее. Уменьшится бумажный документооборот, это позволит значительно упростить многие процессы и оптимизировать расходы.
Отчётность перед государственными органами
С помощью ЭЦП подписываются отчёты, которые подаются в государственные ведомства: в налоговую инспекцию, в Росстат, в СФР, Росприроднадзор и другие учреждения. Все отчёты можно будет заполнять и подавать в цифровом формате.
Заключение договоров с контрагентами
ЭЦП используется для подписания контрактов и договоров с контрагентами, в том числе в других городах. Это позволит заключать соглашения удалённо, не потребуется отправлять сотрудников в командировки или пересылать бумажные версии документов по почте.
Участие в государственных закупках и тендерах
УКЭП позволяет участвовать в программах государственных закупок и тендеров — это открывает возможность получения госзаказов с гарантированной оплатой.
Возможные проблемы и решения при использовании электронной подписи
Проблемы при использовании ЭЦП могут возникать из-за технических сложностей. Это может быть использование неподходящей версии операционной системы, устаревшего программного обеспечения, неработающего или повреждённого токена. Техподдержка УЦ помогает решать возникающие проблемы.
Законодательные аспекты электронной подписи
В последние несколько лет появился целый ряд обновлений законодательства в области электронной подписи. Одно из них коснулось оформления ЭП для сотрудников: теперь они получают подписи физических лиц, а для подтверждения полномочий в организации нужно оформлять машиночитаемую доверенность (МЧД). Это и другие обновления делают подпись более удобной и безопасной для использования в бизнес-процессах.
Заключение
Внедрение электронной подписи в операции ООО позволяет ускорить бизнес-процессы, сделать их намного более эффективными. Воспользуйтесь услугами удостоверяющего центра «Такском», чтобы получить ЭП и открыть доступ к новым возможностям. Также компания предлагает приобрести сервис по оформлению МЧД.
