Внутренний и внешний ЭДО – в одном окне. Кейс Docsvision и Такском

Благодаря тандему IT-компаний, вся функциональность по работе с внутренними и внешними электронными документами доступна заказчику в единой среде. Расскажем, как функционирует реализованное решение, и каких результатов уже удалось достичь первым клиентам.

Исходные данные

Платформа Docsvision позволяет компании выстроить внутреннюю среду для работы с документами, объединить в сквозные бизнес-процессы распределённые департаменты и территориальные отделения. В связи с переходом на удалённый или гибридный формат работы возрос интерес к полноценному ЭДО со стороны двух типов клиентов:

· ранее не внедрявших ЭДО в компании;

· уже имеющих платформу Docsvision для внутрикорпоративного ЭДО, но желающих подключить ЭДО с контрагентами.

К разработке единого решения для ЭДО подтолкнули также требования законодательства по обязательному переводу всё больших типов документов в электронный вид. ФНС разработала Концепцию развития электронного документооборота в хозяйственной деятельности (утв. решением президиума Правительственной комиссии протоколом от 25 декабря 2020 г. № 34). В документе отмечается, что постепенное развитие ЭДО в России к концу 2024 года может привести к приросту ВВП на 4-5 % накопленным итогом (в процентах от ВВП 2019 г.).

В планах государства – до конца 2024 года перевести в электронную форму 95 % выставляемых хозяйствующими субъектами счетов-фактур, 70 % формируемых ими транспортных и товарных накладных.

Это подталкивает компании подключать комплексные решения для ЭДО, чтобы автоматизировать свои процессы под требования закона.

Цели проекта

Бизнесу в ближайшие несколько лет потребуется продукт на стыке внутреннего и внешнего ЭДО. Необходимо, во-первых, предоставить клиентам возможность работать в формате одного окна, не переключаясь между разными программами. Во-вторых – обеспечить в решении бесшовное движение электронных документов, начиная с их получения от контрагента и заканчивая итоговым согласованием внутри фирмы.

Решение задач

Платформа Docsvision направлена на закрытие задач внутреннего ЭДО, а сервисы Такскома – на организацию внешнего ЭДО, но с содержанием некоторых элементов СЭДа. Партнёры создали решение, позволяющее объединить две функциональности – дать клиентам возможность в режиме одного окна работать в цепочке внутреннего и внешнего документооборота.

При поддержке специалистов Такском к функциональности внутреннего ЭДО в платформе Docsvision добавлен полноценный сценарий работы и с внешними электронными документами. В одном окне клиенты могут:

·  обмениваться формализованными документами (например – УПД, УКД) в обе стороны, т. е. работать как с входящими, так исходящими документами;

·  обмениваться неформализованными документами (например – договорами, счетами, допсоглашениями, приложениями, спецификациями);

·  работать с функциональностью одностороннего и двустороннего подписания документов;

·  контролировать статусы документов;

·  обмениваться документами с контрагентами, подключёнными к другим операторам ЭДО (в роуминге);

·  обмениваться запросами на аннулирование документов и подписывать с обеих сторон.

Как клиент работает в системе

Когда сотруднику необходимо согласовать договор с контрагентом, в системе на базе платформы Docsvision он создаёт соответствующий документ и отправляет его на согласование внутри компании. Как правило, маршрут согласования определяет сама система в зависимости от условий контракта: его суммы, контрагента и отдела, который работает с документом. После согласования договора руководитель подписывает его, а ответственный сотрудник отправляет его из внутренней системы в облако Такском. После подписания договора контрагентом его можно загрузить в систему Docsvision, проверить валидность подписи и все – компании совершили юридически значимый обмен электронными документами.

Обратная ситуация, когда контрагент отправил через сервис Такском документы на подписание клиенту Docsivison. В этом случае с помощью платформы Docsivison клиент может не только загрузить полученные юридически значимые документы, но и отправить их на ознакомление или согласование ответственным сотрудникам внутри компании в рамках СЭД, а после подписания снова отправить контрагенту. При этом вся работа происходит в режиме одного окна платформы Docsvision. Для дополнительного удобства можно настроить уведомления по электронной почте о поступлении новых документов на подписание в облаке Такском.