Динамика кадрового ЭДО

Прошёл почти год с момента вступления в силу Федерального закона об "электронных трудовых книжках" от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Он внёс изменения не только в порядок получения сведений о трудовой деятельности работником, но и многое изменил для работодателя. В частности, последний теперь должен в электронном виде формировать информацию о трудовой деятельности и стаже каждого сотрудника и предоставлять её в Пенсионный фонд (статья 66.1 ТК РФ).

Так, работодатель должен сообщать в ПФР обо всех кадровых перемещениях работника: приёме на работу, увольнении, переводе на другую должность, получении новой специальности или квалификации. Сюда же входят такие случаи, как смена наименования юридического лица, подача сотрудником заявления о выборе формата ведения трудовой книжки (на бумаге/электронно) и лишение права занимать какую-либо должность по приговору суда. Делается это путём отправки новой отчётности – сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (формы СЗВ-ТД). СЗВ-ТД сдаётся только в электронном виде, если число сотрудников превышает 25 человек.

Подключение к ЭДО с ПФР – обязательно

До начала работы с электронными трудовыми книжками и сдачи СЗВ-ТД работодателю нужно пройти обязательный этап – это подключение к электронному документообороту с ПФР. Для этого нужно подать заявление на подключение. Оператор ЭДО Такском фиксирует значительный рост таких подключений. По данным компании, через её сервисы для сдачи отчётности в госорганы было отправлено в общей совокупности более 90 000 таких заявлений от юридических лиц за период январь-октябрь 2020 года. Причём если с начала года до конца мая их было отправлено 77 447, то к концу октября это число выросло на 17,5%.

С ежемесячной отчётности – до ежедневной

Очевидно, что у такого прироста подключений есть причины. Эксперты Такском связывают это с периодичностью отправки формы СЗВ-ТД. Дело в том, что согласно Постановлению Правительства от 26.04.2020 № 590 и ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, СЗВ-ТД нужно направить в ПФР не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа. И только в остальных случаях (перевод, переименование и т.д.) отправка отчёта разрешена раз в месяц – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным. Ранее – до апреля 2020 года – такая ежемесячная, а не ежедневная периодичность отправки была закреплена и за случаями приёма и увольнения.

Безусловно, что такие сжатые сроки увеличивают нагрузку на бухгалтерские и кадровые службы компаний, им становится трудно справляться с объёмом отчётности в ПФР. Особенно сильно это влияет на:

— компании с большим штатом сотрудников и (или) большой текучкой кадров;

— компании в период активного подбора: открывающие новые подразделения, филиалы, управления;

— компании в период массовых сокращений персонала.

Компания Такском подтверждает тренд на рост кадрового ЭДО и фиксирует рост отправки формы СЗВ-ТД. Всего с мая по октябрь 2020 года было отправлено более 393 000 отчётов СЗВ-ТД. Если за май было отправлено 45 027 таких отчётов в ПФР, то за октябрь – 77 670, что на 72,5% больше.

Динамика отправки по месяцам показывает, что количество отправляемых отчётов растёт. Исключением стал август 2020 года, в котором количество отправок было меньше на 5,56%, чем в предыдущем месяце. Связано это может быть с тем, что август стал самым привлекательным месяцем для россиян в вопросе отпусков, и сотрудники не были заинтересованы в поиске новой работы или уходе с текущей. Этот месяц стал своего рода «затишьем» между первой и второй волной пандемии.

Выход есть

Чтобы помочь бизнесу наладить кадровый документооборот, компания Такском предлагает специальный тариф на сервис электронной отчётности «Кадровый». Он подразумевает подключение дополнительного рабочего места в веб-сервисе «Онлайн-Спринтер» для сотрудника кадровой службы, тем самым снимая часть нагрузки с бухгалтеров. Этот ТП также будет актуален для компаний с раздельным кадровым и бухгалтерским учётом. Данный сервис можно подключить независимо от той программы (сервиса), через которую сдаётся  бухгалтерская и налоговая отчётность.

В Онлайн-Спринтере все формы документов для отправки отчётности по ЭТК представлены в соответствующем разделе «Трудовая книжка». Отправить заявление на подключение к ЭДО с ПФР можно в несколько кликов.

Пример формы ЗПЭД в Онлайн-Спринтере:

После получения подтверждения о том, что заявление принято, можно начинать работу с формой СЗВ-ТД.

Пример формы СЗВ-ТД в Онлайн-Спринтере:

В тариф входит не только обмен документами по электронным трудовым книжкам с ПФР, но и с ФСС – для работы с электронными больничными листами, которые стали актуальны в период пандемии.

Создание отчётности по электронным листкам нетрудоспособности в Онлайн-Спринтере:

А если в компании электронными больничными занимается бухгалтер, то направление ФСС для кадровика можно не открывать, используя кадровый комплект только для отправки СЗВ-ТД.

Работать в сервисе будет легко даже специалисту, который никогда не занимался отчётностью. Такском предлагает удобный, интуитивно-понятный интерфейс с возможностью индивидуальной настройки. Встроенный персональный календарь кадровика напомнит о предстоящем отчёте, а автоматизированная система проверки на ошибки не даст отправить некорректно заполненный отчёт. Чтобы понять, что представляет собой сервис, Такском предлагает демо-версию.

Кадровый комплект включает обязательный атрибут юридически значимого ЭДО – электронную подпись, а также лицензию КриптоПро CSP.

Помимо веб-сервиса для отчётности, компания предлагает программные решения и решения для работы из 1С. Подобрать сервис и тариф можно на сайте Такском.

Источник: Коммерсант.Урал