Самозанятость продолжает набирать обороты, работа с заказчиками переходит в цифровой формат. Субъекты бизнеса автоматизируют процессы своей деятельности, в том числе и взаимодействие с контрагентами и исполнителями. А значит, плательщикам налога на профессиональный доход (НПД) стоит поспешить с адаптацией к современным требованиям. Какая электронная подпись и система ЭДО подойдут для самозанятого — разберём на примере ИТ-продуктов компании «Такском».
Что даёт ЭП самозанятому
Для самозанятого электронная подпись и ЭДО — это не просто удобство, а эффективные инструменты взаимодействия с заказчиками.
Электронная подпись позволяет самозанятому полноценно обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами – юрлицами и ИП, включая договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, счета-фактуры (если требуется), счета на оплату и др.
Документы, подписанные квалифицированной электронной подписью (КЭП), имеют такую же юридическую силу, как бумажные с собственноручной. Это обеспечивает прозрачность сделок и служит доказательством в случае возникновения споров исполнителя с заказчиками.
ЭДО с КЭП гарантируют плательщику НПД:
- Географическую свободу.
Реальность: заказчик в Сочи, исполнитель в Калининграде – встреча невозможна.
Решение ЭДО: полноценное сотрудничество без территориальных границ. Документы создаются, согласовываются и подписываются онлайн – личный визит или почтовая пересылка уходят в прошлое.
-
Юридическую силу в один клик.
Болевая точка — месяц ожидания курьерской доставки договора для подписи.
Преимущество ЭДО:
- юридически значимый договор создаётся и подписывается ЭП за 15 минут;
- акт выполненных работ направляется и подтверждается мгновенно.
В итоге сокращение сроков сделки с 30 дней до 1 дня.
-
Механизм доверия.
Без ЭДО исполнитель может исчезнуть после предоплаты, а заказчик — отказаться подписывать акт и оплачивать выполненные работы.
Защита ЭДО:
- цифровой след операций;
- верификация участников через аккредитованные сервисы;
- автоматическая фиксация сроков подписания.
Как результат — снижение мошеннических рисков.
- Налоговую прозрачность.
Документооборот в цифре решает большинство проблем «бумаги», например, потерянные акты оказанных услуг или выполненных работ при налоговых проверках, подозрения в задвоенной датировке документов и т.д.
Безбумажный документооборот гарантирует плательщику НПД неизменность подписанных документов. А налоговикам — прямой доступ к документам самозанятого через оператора ЭДО.
Виды ЭП для самозанятых
Согласно статье 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ, существуют три вида электронной подписи: простая, неквалифицированная, квалифицированная.- Простая. По сути это обычные регистрационные данные: логин и пароль. Такой механизм действует в большинстве самых различных сервисов и приложений.
- Неквалифицированная. Формируется при помощи специальных средств шифрования и позволяет идентифицировать подписанта и обнаруживать факт внесения изменений в документ после его подписания.
- Квалифицированная. Является самой защищённой для целей безбумажного документооборота, ключ её проверки указан в квалифицированном сертификате. Выдают такой тип электронной подписи аккредитованные удостоверяющие центры, например, УЦ «Такском» или ФНС России.
Квалифицированная ЭП (КЭП) — это основной и наиболее востребованный вид ЭП для самозанятого. КЭП, выданная аккредитованным УЦ «Такском», позволяет подписывать любые юридически значимые документы в ЭДО с контрагентами.
Как получить ЭП УЦ «Такском»
Плательщик НПД может получить электронную подпись в УЦ «Такском». Для этого необходимо приобрести токен — специализированный защищённый носитель по типу флешки (Рутокен или JaCarta), на который будет записан цифровой сертификат подписи.
Далее необходимо обратиться непосредственно в удостоверяющий центр «Такском» и предоставить документы: паспорт, ИНН и СНИЛС. После проверки документов УЦ выпустит сертификат электронной подписи.
У компании «Такском» есть 3 решения для самозанятых:
- Технология с КЭП, записываемой на NFC-карту Этот вариант для работы на мобильных устройствах — смартфонах или планшетах. В услугу входит сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок, получение ЭП на физическое лицо, смарт-карта с технологией NFC. При необходимости можно приобрести считыватель смарт-карты для работы на ПК. Пользователю доступно круглосуточное сопровождение по подключению и техническая поддержка.
- Технология с КЭП для мобильного приложения Данное решение также предполагает работу с планшета или смартфона. Самозанятый получает сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок, электронную подпись, записанную на Рутокен ЭЦП 3.0 NFC со встроенным средством криптозащиты информации (СКЗИ), техподдержку и сопровождение при подключении.
- Веб-сервис с КЭП, записанной на носитель Вариант для работы на ПК в веб-версии сервиса «Такском-Файлер». В пакет входит 50 отправок, электронная подпись на физлицо, Рутокен ЭЦП 3.0 со встроенным средством криптозащиты информации (СКЗИ). А также полное техническое сопровождение при подключении услуги и использовании сервиса.
Как подключить ЭДО с ЭП в «Такском‑Файлере»
Получив электронную подпись, плательщик НПД может в УЦ «Такском» приобрести сервис ЭДО «Такском-Файлер» и зарегистрироваться в личном кабинете. Данный сервис доступен как в виде веб-решения, так и в мобильном варианте. Причём самозанятый может использовать сразу оба варианта благодаря синхронизации мобильного приложения с веб-версией «Файлера».
В «Файлере» доступна бесплатная услуга роуминга с другими операторами электронного документооборота, что делает возможным обмен документами в цифровом формате без оглядки на то, какой оператор ЭДО будет у заказчика. Самозанятый создаёт учётную запись в системе «Такском-Файлер», указывает свои данные, ИНН и привязывает КЭП.
Работа в системе ЭДО даёт плательщику НПД возможность самому инициировать цифровой документооборот с заказчиком. Самозанятый с ЭДО – более удобный контрагент, нежели тот, который продолжает работать на бумаге. Ведь если компания ведёт всю документацию в цифре, то для работы с исполнителем, который не использует сервисы ЭДО, приходится придумывать отдельный способ взаимодействия, что делает такого исполнителя не очень удобным. И в некоторых случаях при прочих равных заказчик может сделать выбор именно в пользу «цифровизированного» плательщика НПД.
С отправкой документов в «Файлере» проблем не возникнет. Всё достаточно просто — не сложнее, чем в обычной электронной почте.
Чтобы отправить заказчику документ, составленный, например, в Word или Excel, его нужно просто загрузить в «Файлер», после чего подписать действующей ЭП. На компьютере сделать это можно, используя токен-флешку или с помощью картридера. На смартфоне — через функцию NFC.
Далее подписанный документ отправляется контрагенту-заказчика прямо из сервиса «Файлер». Заказчик получает его через свой сервис ЭДО. Он может подписать документ, отклонить и внести правки и выслать обратно исполнителю.
Типичные сценарии использования
К типичным сценариям использования ЭДО самозанятыми во взаимодействии со своими заказчиками можно выделить подписание договоров, актов, счетов-фактур с компаниями и ИП, а также отправку закрывающих документов.
Первый вариант — это основная и наиболее распространённая область применения электронной подписи для самозанятых. Она позволяет полноценно вести безбумажный документооборот с контрагентами-юрлицами и ИП. Плательщик НПД может самостоятельно инициировать создание договоров, актов выполненных работ или оказанных услуг, счетов-фактур и других юридически значимых документов. Ключевое преимущество заключается в возможности, как подписывать исходящие документы своей ЭП, так и получать от контрагента документы, заверенные его ЭП, в полностью электронном виде, что обеспечивает юридическую силу и упрощает процесс согласования и архивации.
Во втором случае электронная подпись критически важна для оперативного и надёжного завершения сделок. После успешного выполнения задания или оказания услуги самозанятому необходимо отправить заказчику — компании или ИП — закрывающие документы, прежде всего, акты выполненных работ или оказанных услуг. Использование ЭП гарантирует быструю отправку этих документов сразу после их подписания, а также обеспечивает юридически значимое подтверждение факта отправки и получения документов контрагентом. Это устраняет задержки, связанные с бумажным документооборотом и почтовой пересылкой.
Преимущества ЭП
Использование ЭП для юридически значимого ЭДО позволяет самозанятому:
- Экономить время и минимизировать затраты на бумагу, почту. Самозанятый при работе с заказчиками — компаниями и ИП — может полностью отказаться от печати документов, поездок на почту или к заказчику для подписания бумаг.
- Работать в любое время с любого устройства. Плательщик НПД подписывает и отправляет документы 24/7 со своего смартфона или компьютера, находясь где угодно. Смарт-карта с NFC делает процесс максимально мобильным, а ЭП по своей значимости полностью аналогична собственноручной.
- Гарантировать достоверность документов для заказчиков. Использование КЭП от аккредитованного УЦ «Такском» и обмен документами через защищённый сервис «Файлер» повышает доверие заказчиков — юрлиц и ИП к самозанятому как к надёжному партнёру, работающему по современным стандартам.
Электронная подпись и сервис ЭДО «Такском-Файлер» предоставляют самозанятому профессиональный, юридически значимый и удобный инструмент для взаимодействия с заказчиками, экономя время, деньги и усилия. Получение КЭП в УЦ «Такском» и настройка «Файлера» — простые шаги к цифровизации бизнеса самозанятого, которая позволяет сосредоточиться на работе, не тратя время на поездки к заказчику, распечатку и хранение бумаг.
