Электронный документооборот (далее — ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором большинство документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Как внедрить ЭДО на малом предприятии?
Системы электронного документооборота (СЭД)
Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.
СЭД решает следующие задачи:
- отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
- создание единой информационной базы компании;
- снижение риска утери документа;
- повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
- повышение эффективности компании.
- Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
- Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
- Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
- Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?
Виды систем электронного документооборота
Существуют несколько видов систем электронного документооборота. Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением. При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов. Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом. Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы. ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.Как выбрать СЭД для предприятия?
Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности. Основные принципы выбора системы электронного документооборота:- обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
- поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
- перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
- убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.
