Электронный документооборот на предприятии

Электронный документооборот (далее — ЭДО) — это способ организации работы с документами, при котором большинство документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Как внедрить ЭДО на малом предприятии?

Системы электронного документооборота (СЭД)

Внедрение электронного документооборота на предприятии невозможно без СЭД — системы, позволяющей автоматизировать основное делопроизводство компании. Она охватывает процессы создания, обработки, тиражирования, передачи, хранения документов, контроля над их исполнением и предназначена для эффективного управления предприятием.

СЭД решает следующие задачи:

• отказ от бумажного документооборота или его сокращение;
• создание единой информационной базы компании;
• снижение риска утери документа;
• повышение дисциплины сотрудников благодаря прозрачности деятельности исполнителя конкретного документа;
• повышение эффективности компании.

Чтобы понять, нужна ли компании СЭД, ответьте на несколько вопросов:

• Есть ли возможность быстро найти нужный документ?
• Всегда ли вы знаете, какие поручения уже выполнены, а какие нет?
• Как быстро вы согласуете документы, не вредит ли скорость имиджу компании?
• Есть ли возможность в любой момент отследить местонахождение документа, переданного на согласование?

Если вы ответили «нет» на два или более вопроса, стоит задуматься над необходимостью внедрения СЭД.

Виды систем электронного документооборота

Существуют несколько видов систем электронного документооборота.

Системы делопроизводства. Их используют в компаниях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением.

При помощи таких систем можно упорядочить работу с корреспонденцией, организовать движение внутренних документов в компании, наладить работу с обращениями клиентов, организовать внутренний электронный архив документов.

Электронные архивы. Эти системы позволяют структурировать хранение документов, обеспечивают разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск.

Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск.

Workflow-системы обеспечивают автоматизацию бизнес-процессов компании. Дословный перевод Workflow — «поток работ». Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет.

Сотруднику не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе.

Workflow-системы устанавливают в компаниях с массовым документооборотом.

Недостатком таких систем является сложность и длительность внедрения.

Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

ЕСМ-системы на первый взгляд выполняют те же функции, что и Workflow. Однако, существенное отличие ЕСМ-систем от своих Workflow в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал.

По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

Как выбрать СЭД для предприятия?

Внедрение системы электронного документооборота — важный шаг для компании, особенно для небольшой, где любые траты заметно сказываются на жизнедеятельности.

Основные принципы выбора системы электронного документооборота:

• обращайте внимание на продукты российских разработчиков — зарубежные системы часто не работают с вертикально направленным документооборотом;
• поинтересуйтесь, есть ли у выбранной вами системы продукт «на вырост», чтобы не пришлось при расширении компании заново покупать СЭД;
• перед покупкой посмотрите систему на практике, в идеале — у клиента поставщика;
• убедитесь в том, что ваши сотрудники готовы переходить на систему, легко ли им будет с ней работать.