Сегодня всё больше компаний и предприятий различных сфер деятельности в своей работе используют электронный документооборот. Организации здравоохранения не являются исключением. Как и для чего медицинским учреждениям переходить на ЭДО, – рассказываем в статье.
Зачем ЭДО медицинским организациям
Организация электронного документооборота в здравоохранении решает сразу несколько глобальных задач.
Во-первых, обмен электронными документами полностью закрывает потребности внутреннего документооборота. Медработники передают друг другу документы, в том числе данные о пациентах, мгновенно и по защищённым каналам связи. Пока пациент идёт от одного врача к другому, второй специалист уже изучает информацию о нём.
Во-вторых, с помощью ЭДО в медицине решается вопрос сохранности и конфиденциальности истории болезни пациентов и места их хранения. Карты пациентов, данные исследований и анализов, рентгеновские снимки – весь этот массив данных требует значительного места для хранения. Не редкость, что бумажные документы пациентов терялись (и когда их выдавали на руки, и в самих медучреждениях), они могли сгореть в пожарах, повредиться при проведении ремонтных работ и т.п. То есть обеспечить надлежащие условия хранения бумажных документов весьма проблематично. И самое страшное для пациентов, – если история болезни утрачивалась, то её практически невозможно было восстановить.
В-третьих, возможность переслать необходимые документы в другое учреждение, другой город или регион. Посредством электронного документооборота в медицинской организации медработник прямо в присутствии пациента может за пару кликов направить необходимую документацию в другое, например, узкоспециализированное медучреждение или страховую компанию для скорейшего решения вопроса. И также быстро получить ответ. То есть не нужно гонять пациента по учреждениям и страховым – собирать и сдавать документы, а можно оперативно решить его вопрос, не выходя из кабинета.
В-четвёртых, это перераспределение трудовых ресурсов и экономия. Работники, которые отвечали, например, за поиск и выдачу историй болезни с переходом на электронный документооборот, перепрофилируются на другие, более важные задачи. В учреждении снижаются траты на закупку бумаги, расходных материалов для оргтехники и пересылку документации.
В-пятых, переход на электронный документооборот в медицине – это следование тенденции нормативного регулирования и цифровой трансформации государства (например, открытие и закрытие больничных листов, выдача рецептов). Электронный больничный лист невозможно испортить или потерять, более того, его не нужно нести работодателю – достаточно просто назвать его номер. Выдача рецептов в цифровом формате, подписанных электронной подписью, гарантирует их сохранность и подлинность.
Законодательные нормы для медучреждений
Что касается нормативного регулирования, то к сфере ЭДО медицинских организаций относятся следующие законодательные акты.
- Федеральный закон от 21.11.2011 № 323-ФЗ, определяющий основы охраны здоровья граждан, предусматривает формирование и оборот медицинских документов в электронной форме, как между учреждениями здравоохранения, так и с пациентами.
- Федеральный закон от 29.11.2010 № 326-ФЗ, закрепляющий основы обязательного медицинского страхования, предусматривает использование систем документооборота в цифре наравне с внедрением телемедицинских систем и ведением в цифровом формате карт пациентов (пункт 2 части 3 статьи 50).
- Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ, определяющий все аспекты использования подписи в цифровом формате.
- Постановление Правительства России от 05.05.2018 № 555, устанавливающее положения о единой государственной информационной системе в сфере здравоохранения.
- Приказ Минздрава России от 07.09.2020 № 947н устанавливает Порядок организации системы документооборота в сфере охраны здоровья в части введения медицинской документации в форме электронных документов.
- Приказ Минздрава России от 05.08.2022 № 530н утверждает унифицированные формы медицинской документации в организациях здравоохранения, в том числе в электронной форме (пункт 2).
- Приказ Федерального медико-биологического агентства от 25.10.2013 № 277 касается совершенствования ЭДО при организации госуслуг по санаторно-курортному лечению и реабилитации.
Подпись для ЭДО
Раздел III Порядка организации системы электронного документооборота в сфере охраны здоровья (приказ Минздрава России от 07.09.2020 № 947н) определяет условия подписания медицинского документа. В частности, пункт 9 говорит об использовании именно усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП).
Однако в пункте 12 предусмотрены исключения, при которых допускается применение на документации любого вида цифровой подписи. А именно в случаях, когда соответствующие записи
- формируются в ходе оказания медицинской помощи без оформления медицинской документации;
- содержатся в журналах, которые формируются на основе документации в цифровом формате;
- предназначены для организации взаимодействия с другими информационными системами.
Пункт 12 упомянутого Порядка также предусматривает применение любых видов цифровых подписей в случае, если порядок ведения их аналогов на бумажных носителях не требует подписи медработника и (или) печати организации здравоохранения.
В приказах Минздрава России от 15.12.2014 № 834н и 05.08.2022 № 530н об унифицированных формах документации в организациях, оказывающих помощь в амбулаторных условиях и в стационарах, утверждён перечень документации, которая подписывается УКЭП.
Основные преимущества ЭДО в медицине
Плюсы внедрения электронного документооборота в сферу здравоохранения очевидны. Назовём лишь некоторые из них.
- Повышение эффективности работы и скорости принятия решений по каждому пациенту.
- Возможность незамедлительно направить медицинские документы в другое учреждение здравоохранение для дополнительной консультации и получения экспертного мнения.
- Ускорение направления необходимой документации в страховые компании для согласования назначенного лечения.
- Быстрый поиск истории болезни пациента, все результаты исследований в одной базе – врач видит все этапы лечения. При использовании цифрового документооборота он может оперативно запросить документацию из другого медицинского учреждения.
- Отсутствие необходимости обеспечивать сохранность бумажного архива медицинских документов: не нужно искать помещение, размещать карточки пациентов в алфавитном порядке и по районам.
- Оптимизация административных и функциональных процессов – больше времени уделяется непосредственно пациенту, а не бумажной работе.
То есть вопрос о внедрении электронного документооборота в систему здравоохранения не стоит. На сегодняшний день реализация цифрового взаимодействия медицинских учреждений идёт активно, причём не только в крупных городах.
В каком формате выдаются документы пациенту
Выдача документации пациенту производится в электронном виде. Однако законодательством предусмотрены случаи, когда на основе цифрового документа пациенту выдаётся бумажный аналог (пункт 24 Порядка организации системы цифрового документооборота в сфере охраны здоровья – приказ Минздрава России от 07.09.2020 № 947н).
Так, если в законодательстве или в договоре об оказании платных медицинских услуг закреплена выдача пациенту документации на бумажном носителе, то он вправе получить её в таком формате.
Обязательно ли ЭДО для медицинских организаций при работе со страховыми компаниями
Использование документооборота в цифровом формате на сегодняшний день – дело добровольное (приказ Минздрава России от 07.09.2020 № 947н). Решение о полном или частичном переходе на ЭДО принимает руководитель медицинской организации, страховой компании, санаторно-курортного лечебного учреждения и т.п. Оформляется переход на документооборот в цифре локальным актом организации.
Стоит принять во внимание, что электронный документооборот сделает взаимодействие между организациями здравоохранения и страховыми компаниями максимально прозрачным, ускорит процесс согласования назначенного лечения.
Сроки хранения документов в ЭДО
Порядком организации системы электронного документооборота в сфере охраны здоровья (приказ Минздрава России от 07.09.2020 № 947н) установлено, что цифровые медицинские документы в информационной системе хранятся такой же срок, какой установлен для их бумажных аналогов (пункт 20).
Кроме того, если в электронный медицинский документ вносятся изменения, то обеспечивается хранение всех версий такого документа.
В заключение
Однако для успешной реализации электронного документооборота в медицине потребуются инвестиции в соответствующие технологии, обучение персонала и меры по обеспечению безопасности данных. Безопасность и конфиденциальность информации пациентов должны быть приоритетом, что требует внедрения современных решений для защиты данных.
Электронный документооборот в медицине является важным шагом к цифровизации здравоохранения, обеспечивая более эффективное управление информацией и способствуя улучшению и безопасности качества медицинского обслуживания.
