Международная фармацевтическая компания «Кьези» основана более 80 лет назад в итальянском городе Парма. Там же находится центральный офис «Кьези». Филиалы расположены в 25 странах мира. Компания разрабатывает и производит оригинальные пульмонологические лекарственные препараты.
В ноябре 2005 года «Кьези» открыла в Москве филиал «Кьези Фармасьютикалс».
Компания «Кьези» имеет широкую партнерскую программу и связана лицензионными соглашениями с крупными производителями лекарственных средств – «Фармстандарт», «ГлаксоСмитКляйн», «Новартис», 3М, «Такеда», «АстраЗенека». Благодаря этой программе продукция «Кьези» представлена в 114 странах мира.
Сейчас в штате филиала «Кьези Фармасьютикалс» в России – более 100 сотрудников: 35 работают в московском офисе и 80 – в российских регионах, среди них – медицинские представители, менеджеры по работе с органами здравоохранения, региональные и территориальные менеджеры. Все региональные специалисты работают дистанционно.
«Современные фармацевтические компании должны соответствовать принципу нового менеджмента – следи за результатами, а не за подчиненными! Однако для того чтобы было удобно регулировать правовые отношения с персоналом, работающим вне офиса, необходим электронный документооборот (ЭДО)». – Ирина Кораблёва, менеджер отдела по работе с персоналом.
Решение о переходе на ЭДО
Предложение о переходе «Кьези Фармасьютикалс» на ЭДО поступило от отдела по работе с персоналом компании. Более того, это подразделение стало генератором идеи и основным участником проекта по внедрению ЭДО в компании.
– Мы задумались о переходе на ЭДО еще в 2011-ом, – рассказывает Ирина Кораблёва. – Причиной тому были задержки в подписании региональными сотрудниками приказов, дополнительных соглашений и других кадровых документов и даже их потери, – поясняет она.
– Терялось около 30% документов, направляемых работникам в регионы почтой или курьером, – сообщает в свою очередь администратор отдела по работе с персоналом «Кьези Фармасьютикалс» Татьяна Киреенко. – Много документов попросту возвращалось обратно, поскольку люди, будучи в разъездах, не могли их получить.
Мотивации для перехода компании на ЭДО было достаточно. Принять окончательное решение помогли новые правовые нормы. В 2013 году вышел Федеральный закон от 05.04.2013 № 60-ФЗ. Новшества требовали открытия обособленных подразделений в регионах в случае применения дистанционного труда. У «Кьези Фармасьютикалс» подразделений не было. И это влекло за собой большие риски.
Всё говорило о том, что компания должна перейти на ЭДО, но сначала подготовиться к этому. Ведь по новому законодательству еще не было разъяснений, отсутствовали судебная практика и инструменты для использования ЭДО физическими лицами. И, конечно же, форма трудового договора с дистанционными сотрудниками требовала значительной доработки.
Поиск оператора ЭДО
В апреле 2014-го «Кьези Фармасьютикалс» приступила к выбору оператора ЭДО.
– Мы обращались к разным IT-компаниям. И все они были готовы работать с нами, – рассказывает IT-директор «Кьези Фармасьютикалс» Павел Карасев. – На тот момент в бухгалтерии и кадрах мы использовали программу «1С». Чтобы не начинать с нуля, мы искали оператора, у которого есть готовая интеграция с «1С». Такое решение предложил «Такском». Его сервис ЭДО уже был встроен в «1С», но, правда, тогда позволял обмениваться только бухгалтерскими документами, – вспоминает Павел Карасев.
Для того чтобы электронная система предоставила возможность обмениваться еще и кадровыми документами с физическими лицами нужно было серьезно поработать. Кроме того, было очень сложно определиться с процедурой подготовки бумаг, необходимых для оформления электронной подписи (ЭП) на физических лиц. Но и с этой задачей справились. Пришли к тому, что отдел по работе с персоналом будет самостоятельно за дистанционных сотрудников комплектовать документы, а тем предстоит только подписывать их. Для этого с каждым региональным работником было заключено дополнительное соглашение об изменении условий трудового договора и собраны заявления на оформление ЭП.
Система ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс» стартовала в августе 2014-го года. Тогда же в центральном офисе в Москве был проведен тренинг региональных работников, после чего они уехали с настроенными ноутбуками и токенами с ключом ЭП, а с 1 сентября стали работать по новому бизнес-процессу.
Жизнь компании после перехода на ЭДО
Документооборот в компании стал проще и быстрее. Теперь специалист отдела по работе с персоналом отправляет сообщение сотруднику в программе «1С» посредством модуля «1С-Такском». Работник, открывая «Личный кабинет» в сервисе «Такском-Файлер» на персональном компьютере, получает документ, подписывает его своей ЭП. В результате трудовые отношения находятся в строгом правовом русле. Документы не теряются.
Они доступны в любой момент, их путь прослеживается. Период обращения укладывается в законодательные нормы. Отработанные документы находятся в электронном хранилище. Ну, и, конечно, налицо экономия на расходных материалах.
Удобно стало и региональным работникам. Теперь им не надо ждать курьера или ходить на почту. Поначалу с введением ЭДО у персонала, работающего вне офиса, были трудности. Люди забывали токены, теряли их, не понимали алгоритм действий в электронном сервисе. Но решение было найдено.
– Мы разработали собственную инструкцию для сотрудников, – говорит Татьяна Кириенко. – После того, как берем на работу человека, передаём ему токен, подключаем, регистрируем и направляем инструкцию, в которой максимально понятно изложены все действия в сервисе «Такском-Файлер».
Практически все документы отдел по работе с персоналом направляет сотрудникам в электронном виде. На бумаге остались только трудовой договор либо дополнительное соглашение к нему, а также заявление на оформление ЭП и авансовый отчет с чеками.
Нет предела совершенству: мобильная электронная подпись
Проект по внедрению ЭДО в «Кьези Фармасьютикалс» не имеет аналогов на IT-рынке. Система «Такском-Доклайнз» – облачный сервис для юридически значимого ЭДО с контрагентами – теперь позволяет обмениваться не только бухгалтерскими, но и кадровыми документами.
Сегодня у каждого удаленного сотрудника «Кьези Фармасьютикалс» в компьютере установлена программа «КриптоПро CSP», есть токен с ключом ЭП, настроен «Личный кабинет». Но совсем скоро компания «Кьези Фармасьютикалс» начнет использовать мобильную электронную подпись.
– Новая технология позволит нашим региональным работникам открывать свой «Личный кабинет» с любого компьютера, планшета или смартфона без токена. Для этого им потребуется иметь при себе только телефон, на который будут приходить сообщения об отправке документов и одноразовые пароли для доступа к ключу ЭП, – говорит Павел Карасев.
– В настоящий момент компания «Такском» внедряет решение мобильной электронной подписи, – сообщает технический директор компании «Такском» Александр Тупицын. – Удостоверяющий центр берет на себя установку и обслуживание сертифицированного оборудования для выпуска, хранения и использования ключей электронной подписи. Клиенту же будет предоставлено приложение, которое позволит ставить электронную подпись на документ сразу же после идентификации личности пользователя.
Для тех, кто часто работает вне офиса, мобильная электронная подпись необходима, поскольку доступна в применении с любого компьютера, планшета или смартфона.
