Многие самозанятые исполнители сталкиваются с проблемой подписания договора с заказчиком (компанией или ИП) из другого города. Это приводит к потере времени и денег на поездку или пересылку договора почтой, что затягивает процесс на дни и даже недели.
Электронный документооборот (ЭДО) — это не просто тренд, а реальный инструмент, который освобождает от проблем бумажного обмена документами. Он позволяет плательщикам НПД сотрудничать с крупными компаниями, бизнес-процессы которых полностью автоматизированы, экономит время и делает работу удобнее.
В статье разбираем, как самозанятому легко и быстро начать пользоваться ЭДО.
Зачем самозанятому ЭДО — 5 простых причин подключиться
Подключение к электронному документообороту для плательщика НПД не составит никакого труда, а преимущества такого решения очевидны.
- Упрощение работы с компаниями и платформами. Всё больше заказчиков (особенно крупных компаний) требуют электронного подписания документов. ЭДО делает плательщика НПД удобным партнёром, для которого не нужно изобретать какой-то свой способ обмена документацией, когда у заказчика всё автоматизировано. Многие маркетплейсы и сервисы для плательщиков НПД также интегрированы с ЭДО.
- Нет необходимости в личных встречах и поездках. Взаимодействие исполнителя и заказчика в цифровом формате позволяет забыть о трате времени и денег на дорогу ради заключения договора. Не нужно ждать получения документации по почте и отправлять обратно подписанные экземпляры. Документы в ЭДО подписываются и отправляются онлайн из любой точки, где есть интернет.
- Мгновенный обмен документацией. Отправка и получение электронных документов занимают секунды, а не дни, как в случае с обычной почтой. Это ускоряет выполнение работ или оказание услуг и, как следствие, получение оплаты самозанятым исполнителем.
- Надёжность и юридическая значимость. Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют ту же юридическую силу, что и бумажные с собственноручной подписью. Юридически значимый ЭДО гарантирует защиту его сторонам в спорных ситуациях.
- Электронный архив и порядок в документах. Использование ЭДО демонстрирует готовность применять современные технологии и быть на одной волне с бизнесом, все процессы которого полностью автоматизированы. Все документы хранятся в электронном виде в одном месте, при необходимости их всегда можно найти и направить контрагенту или в госорган по требованию.
Какую ЭП можно использовать самозанятому для ЭДО
Для полноценного и юридически значимого электронного документооборота с контрагентами —компаниями и ИП — самозанятому нужна квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Почему именно КЭП? Только она приравнивается к собственноручной подписи на бумаге и гарантирует юридическую силу документам (договорам, актам, счетам и т.д.) в соответствии с законом № 63-ФЗ «Об электронной подписи». КЭП наиболее защищена для целей ЭДО, ключ её проверки указан в квалифицированном сертификате. Выдают такой тип электронной подписи аккредитованные удостоверяющие центры, например, УЦ «Такском».
Что не подойдёт? Простая электронная подпись — в виде кода из СМС, пары логин и пароль (как, например, в личном кабинете банка или на маркетплейсе) — не подходит для юридически значимого электронного документооборота самозанятого с заказчиками. Она используется только в рамках конкретного сервиса для внутренних операций.
Существует также и неквалифицированная электронная подпись, которая формируется при помощи специальных средств шифрования, позволяет идентифицировать подписанта и обнаруживать факт внесения изменений в документ после его подписания. Однако используется она в основном по договорённости между контрагентами (при наличии соответствующего соглашения) и ей можно подписывать далеко не все документы.
У компании «Такском» есть 3 решения для самозанятых, включающих электронную подпись и выгодный тариф на систему ЭДО:
- Технология с КЭП, записываемой на NFC-карту, подойдёт работы на мобильных устройствах — смартфонах или планшетах. В услугу входит сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок, получение электронной подписи, смарт-карта с технологией NFC. При необходимости можно приобрести считыватель смарт-карты для работы на ПК. Доступно круглосуточное сопровождение по подключению и техническая поддержка.
- Технология с КЭП для мобильного приложения также предполагает работу с планшета или смартфона. В данной услуге самозанятый получает сервис «Такском-Файлер» с тарифом на 50 отправок, электронную подпись на Рутокен ЭЦП 3.0 NFC со встроенным средством криптозащиты информации (СКЗИ), техподдержку и сопровождение при подключении.
- Веб-сервис с КЭП, записанной на носитель. Вариант для работы на ПК в веб-версии сервиса «Такском-Файлер». В услугу входит 50 отправок, электронная подпись на Рутокен ЭЦП 3.0 со СКЗИ и полное техническое сопровождение при подключении услуги и использовании сервиса.
То есть, подключив ЭДО «Такском-Файлер» и приобретя КЭП, самозанятый исполнитель может подписывать документы удалённо без бумажной волокиты и потери времени, мгновенно обмениваться ими со своими заказчиками.
Что нужно, чтобы начать: шаг за шагом
Самозанятому начать использовать ЭДО проще, чем это может показаться на первый взгляд. Первое, что понадобится — определиться с системой электронного документооборота и оператором ЭДО — платформой, через которую плательщик НПД будет обмениваться документами с заказчиками. Большинство операторов используют роуминг, а это значит, что самозанятый может выбрать любого из понравившихся операторов без оглядки на то, какая система цифрового документооборота и оператор у заказчика.
Далее необходимо получить квалифицированную электронную подпись. Для этого нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр, например, УЦ «Такском». Для этого самозанятому понадобится паспорт, СНИЛС и ИНН. Сертификат КЭП запишут на защищённый носитель (например, на Рутокен). Об этом мы рассказывали подробно в предыдущем разделе.
Также нужно заключить договор с оператором ЭДО и выбрать подходящий тарифный план. Затем установить необходимое ПО, например, «Такском-Файлер», на компьютер или приложение на смартфон. Привязать полученную КЭП в системе безбумажного документооборота.
В сервисе ЭДО в личном кабинете самозанятому нужно указать свои данные, ИНН и email. Это позволит получить приглашение от заказчика или отправить договор самостоятельно той компании или ИП, с которыми планируется обмен документами.
Какие документы можно отправлять через ЭДО
С помощью цифрового документооборота и КЭП самозанятый может подписывать и обмениваться с контрагентами всей необходимой для работы документацией. К ней относятся, в частности:
- Договор на оказание услуг или выполнение работ. Основной документ, определяющий отношения исполнителя с заказчиком.
- Дополнительные соглашения к договору. Необходимы, когда нужно внести изменения по срокам, стоимости, объёмам работ, контактным и иным данным сторон.
- Акты выполненных работ или оказанных услуг. Для заказчика он подтверждает, что плательщик НПД выполнил работу, а заказчик её принял. Подписанный двумя сторонами акт — основание для оплаты заказчиком услуг исполнителя. При этом в ЭДО можно подписывать как универсальный передаточный документ (УПД), так и простой акт.
- Счета на оплату. Хотя самозанятые не являются плательщиками НДС и не выставляют счета-фактуры, счёт на оплату часто требуется заказчикам и может быть отправлен через ЭДО.
- Иные документы. Всё, что может быть необходимо при выполнении исполнителем работы заказчика, например, техзадание, план, чертёж-схема, платёжные поручения (как подтверждение оплаты от заказчика), уведомления, запросы и др.
Сервис «Такском-Файлер» автоматически сохраняет весь архив по каждому контрагенту — ничего не потеряется. Любой документ можно найти, используя фильтры поиска: по контрагенту, периоду, типу документации и т.п.
Преимущества ЭДО «Файлер» от «Такском» для самозанятых
Подключение самозанятого к электронному документообороту с сервисом от «Такском» сокращает цикл сделки и вызывает доверие со стороны потенциальных заказчиков, особенно крупных компаний.
Сервис «Такском-Файлер» — удобное решение для самозанятых. Интерфейс сервиса максимально простой и понятный. Использовать его не сложнее, чем привычную электронную почту. Среди безусловных преимуществ:
- Простота и доступность. Сервис не требует установки сложного ПО на компьютер, работает через обычный веб-браузер.
- Мобильность. Есть удобное мобильное приложение, позволяющее подписывать и отправлять документы прямо со смартфона или планшета в любом месте.
- Лёгкая интеграция с КЭП. Сервис поддерживает использование КЭП, в том числе в виде файла на смартфоне либо планшете, что избавляет от необходимости носить с собой токен.
- Быстрое подключение. Процесс регистрации и начала работы занимает минимум времени.
- Юридическая значимость. Гарантирует полную юридическую силу всему документообороту самозанятого.
- Безопасное хранение. Все отправленные и полученные документы надёжно хранятся в облаке сервиса, к ним всегда есть доступ.
- Специальные условия. Компания «Такском» предлагает выгодные тарифные планы, адаптированные под потребности и объём документооборота плательщиков НПД. И всё это доступно без сложной регистрации.
- Синхронизация на любых устройствах. Можно работать на смартфоне или планшете, а при необходимости войти в «Файлер» с ПК — вся документация будет полностью отображена при работе пользователя с любого нового устройства.
Файлер для самозанятых работает с физическими и юридическими лицами. Это решение, которое позволяет начать цифровой документооборот без лишних вложений.
В заключение
Начать использовать ЭДО означает для плательщика НПД шаг к повышению своей эффективности, конкурентоспособности и профессиональному росту. Это свобода от географических ограничений, бумажной волокиты и задержек. Получение КЭП и выбор проверенного оператора ЭДО и удобного сервиса цифрового документооборота такого, как «Такском-Файлер», с его мобильностью и простотой, открывают перед самозанятым новые возможности для сотрудничества и делают управление документами быстрым, надёжным и современным.
Не откладывайте — начните пользоваться преимуществами цифрового документооборота с сервисом «Такском-Файлер» уже сегодня!
