Что такое роуминг в электронном документообороте? Это возможность обмена цифровыми документами между участниками, которые используют разные системы ЭДО. Роуминг позволяет компаниям, работающим с разными платформами, обмениваться юридически значимыми документами без необходимости перехода на одну систему.
При выборе своего оператора стоит учесть поддержку роуминга, проверить список оказываемых услуг, наличие круглосуточной техподдержки и тестового периода.
«Такском» имеет настроенный роуминг с основными операторами, входит в реестр операторов ЭДО ФНС России и перечень аккредитованных удостоверяющих центров Минцифры России, официальный партнёр «Честного ЗНАКа». Модули ЭДО интегрируются в 1С, техподдержка для клиентов работает в режиме 24/7. Для большинства сервисов предоставляется бесплатный тестовый период.
Подключение к ЭДО «Такском»
Сначала нужно провести небольшой подготовительный этап:
- Определить роли сотрудников, которые будут участвовать в оформлении, редактировании и согласовании документов электронной формы, зафиксировать установленный порядок подготовки материалов для перевода в цифровой вид. После этого необходимо сделать следующее.
- Оформить УКЭП. Для просмотра информации не требуется электронная подпись, но для подписания документов она необходима. Сделать это можно в аккредитованном удостоверяющем центре «Такском».
Работа с «Такском-Файлером» не требует установки программного обеспечения на ПК или ноутбук. Вы можете использовать веб-версию или мобильное приложение.
Кстати, в мобильном приложении «Такском-Файлер» реализовано подписание документов КЭП и их отправка (при поддержке смартфоном технологии NFC и при наличии КЭП, записанной на Рутокен 3.0).
Сервис «Такском-Файлер»
В «Такском-Файлере» реализован следующий функционал:
- Работа с машиночитаемыми доверенностями. Загрузка МЧД, созданных в сторонних сервисах, по ID или путём импорта XML-файла, фильтрация МЧД по статусам, добавление МЧД для сотрудника (пользователя «Такском-Файлера»).
- Визуализация входящих документов. Для просмотра документа в интерфейсе нужно просто выбрать его и перейти на страницу с подробностями.
- Объединение документов в один пакет. Удобно при отправке контрагенту нескольких файлов по одной сделке. В пакет можно объединить до 30 документов.
- Автопроверка маркировки. Подключите опцию «Маркировка» и сканируйте коды сканером или смартфоном. Если код маркировки на товаре не совпадает с кодом в УПД, «Файлер» это определит и выдаст предупреждение.
Сервис «Контур.Диадок»
Сервис позволяет составлять документы на основе предустановленных шаблонов и отправлять их контрагентам. Кроме того, он поддерживает следующий функционал:
- отправку документов на утверждение в другие отделы компании, руководителям и ответственным сотрудникам;
- роуминг с основными операторами;
- поиск контрагентов по названию и ID и отправку приглашений к обмену;
- сверку взаиморасчётов с автоматическим формированием акта и протокола расхождений.
- предоставление доступов сотрудникам для просмотра;
- настройку маршрутизации.
Настройка роуминга между «Такском» и «Контур.Диадок»
В сервисе «Такском-Файлер» есть автоматическая настройка роуминга с основными операторами. Для поиска контрагента нужно знать идентификатор его оператора. Например, идентификатор «Такскома» – 2AL.
Настроить роуминг для обмена файлами между пользователями «Такском» и «Контур.Диадок» очень просто. Для этого пользователю «Такском-Файлера» нужно:
- зайти в личный кабинет «Файлера», используя сертификат или комбинацию из логина и пароля;
- выбрать вкладку «Контрагенты» и нажать кнопку «Добавить»;
- выбрать опцию «Идентификатор» и указать в строке поиска идентификатор контрагента (для клиентов «Контура» он будет начинаться с 2BМ) или его ИНН.
- выбрать искомого контрагента и нажать кнопку «Отправить приглашение».
После того как бизнес-партнёр примет приглашение в системе «Контур.Диадок», он появится в списке контрагентов и настройка будет завершена.
Для пользователей сервиса «Такском-Файлер» роуминг и все входящие файлы бесплатны. Пользователи «Контура» также могут направить приглашение бизнес-партнёрам, которые работают в сервисах «Такском». Для подключения роуминга достаточно принять его в «Файлере».
Если у вас возникли вопросы или проблемы по настройке, обращайтесь к нам, консультации специалистов технической поддержки компании «Такском» бесплатны.
Преимущества ЭДО
Среди них не только обязательные требования государственных органов, но и параметры целесообразности.
- Соблюдение требований законодательства. Например, для работы с маркировкой («Честный ЗНАК»), товарами животного происхождения («Меркурий»), системой контроля за прослеживаемыми товарами, работы с электронными торговыми площадками (для участников госзакупок по закону № 44-ФЗ). Причём форма бизнеса в данном случае неважна, подключение необходимо в и для ИП, и для ООО.
- Работа с заказчиками и партнёрами, которые подключились к системе электронного документооборота и отказались от бумажного.
- Быстрое закрытие сделки, подписание и обмен файлами.
- Возможность избежать штрафов от налоговой за просрочку и несвоевременную отправку.
- Экономия на услугах курьеров и ценных почтовых отправлениях, бумажном документообороте, канцелярских принадлежностях, оргтехнике.
- Гарантия сохранности документов. Даже в случае пожара в здании оператора все файлы сохранятся за счёт резервного копирования в облаке.
- Конфиденциальность. Разграничение доступа для разных пользователей.
- Экономия времени за счёт автоматизации – подсказки при заполнении, удобная структура хранения в электронном архиве для быстрого поиска, настроенная маршрутизация (передача для согласования). Повышается скорость заполнения.
- Лёгкость контроля над стадией согласования и подписания. Все действия с файлом в системе сохраняются в истории.
- Возможность встраивания в учётную систему 1С. Работа в привычном интерфейсе с автоматической проверкой.
