Обязательно ли организации (ИП) оформлять движение транспорта путевыми листами? Правда ли, что путевые листы в скором времени станут исключительно электронными? Какие реквизиты такого документа значимы при налоговом контроле?
Давайте найдём ответы на эти и другие болезненные для бизнеса вопросы.
1. Обязателен ли путевой лист?
Путевой лист должен оформляться собственником (владельцем) на каждое транспортное средство, осуществляющее движение по дорогам при перевозке пассажиров и багажа, грузов в городском, пригородном и междугородном сообщениях. Так гласит п. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта (далее – Устав), такое же правило находим в п. 10 Порядка оформления или формирования путевого листа, утв. приказом от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений и порядка оформления или формирования путевого листа».
Устав определяет путевой лист как документ, служащий для учёта и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2). В то же время Роструд в приказе от 11.11.2022 № 253 (раздел «Особенности рабочего времени и времени отдыха работников автомобильного транспорта», подраздел 1 «Рабочее время водителей») констатирует, что заполнение табелей учёта рабочего времени на водителей допускается на основании не только путевых листов, но, например, по данным тахографа.
Однако Устав, как следует из п. 1 ст. 1 этого документа, регулирует только отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом. Если транспортные средства используются не для оказания услуг по перевозке, то компания (ИП) под действие вышеприведённого правила не подпадает.
Например, водитель на служебном авто перевозит руководителя или специалиста организации. Можно ли считать того пассажиром в контексте п. 1 ст. 6 Устава? Нет. Ведь пассажир – это физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого подписан договор фрахтования транспортного средства (пп. 12 п. 1 ст. 2 Устава).
Сотрудник полиции также не вправе требовать от водителя предъявления путевого листа, если он не должен был оформляться (п. 2.1.1 Правил дорожного движения, утв. постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 № 1090).
Вместе с тем путевой лист или его аналог (если оформление непосредственно путевого листа не обязательно) будет иметь определяющее значение для документирования затрат компании или ИП в целях налогообложения. Расходами как у плательщиков налога на прибыль, так и у тех, кто применяет специальные налоговые режимы, признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, оформленные документами в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) документами, косвенно подтверждающими произведённые расходы. Кроме того, расходами в соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ признаются затраты только при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Получается, что документы, фиксирующие работу ТС (путевой лист или иной), должны обеспечивать такое подтверждение.
2. Настаивают ли налоговые органы на оформлении именно путевых листов или налогоплательщик может использовать другие подтверждающие документы?
Если согласно Уставу требуется именно путевой лист, заменить его ничем нельзя. Только его можно будет назвать документом, оформленным в соответствии с законодательством РФ. В остальных случаях могут быть разработаны и применяться налогоплательщиком любые другие документы, выполняющие функции путевого листа (отчёт, маршрутный лист и т.п.).
В письмах Минфина России многократно прозвучало, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведённые расходы, связанные с эксплуатацией транспорта. Тем самым Кодекс не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учёта затрат. В то же время, если отраслевым законодательством регламентирован определённый порядок оформления документа, то необходимо руководствоваться стандартами, установленными таким законодательством (см., например, письмо Минфина России от 24.11.2025 № 03-03-06/1/113477, от 30.08.2024 № 03-03-07/82237, от 16.07.2021 № 03-03-06/1/56783).
3. Какие расходы не сможет признать налогоплательщик, если он не оформляет путевые листы (их аналоги)?
Поскольку без должного документального подтверждения списание расходов в налоговом учёте невозможно, то налогоплательщик лишится возможности учесть, в частности:
- § амортизационные отчисления в отношении транспортного средства. П. 1 ст. 256 НК РФ относит к амортизируемому имуществу только те объекты, которые используются налогоплательщиком для извлечения дохода. П. 1 ст. 257 НК РФ причисляет к основным средствам только ту часть имущества, которая используется в качестве средств труда для производства и реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг) или для управления организацией;
- § эксплуатационные расходы;
- § арендную плату (лизинговые платежи) в отношении арендованного (взятого в лизинг) автомобиля (письмо Минфина России от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32157)
- § расходы в виде компенсации сотруднику за использование его личного транспорта в служебных целях (письма Минфина России от 07.12.2017 № 03-03-06/1/81558, от 13.04.2007 № 14-05-07/6, письмо ФНС России от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ и др.).
4. Можно ли применить освобождение от обложения НДФЛ и страховыми взносами компенсации, выплачиваемой работнику за использование им в служебных целях личного транспорта, если путевые листы не ведутся?
НК РФ предусматривает льготы по НДФЛ (п. 1 ст. 217) и по страховым взносам (пп. 2 п. 1 ст. 422) в отношении компенсационных выплат, связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.
Отношения по поводу использования личного транспорта в служебных целях возникают на основании соглашения сторон трудового договора, оформленного с учётом ст. 188 ТК РФ. Однако соглашение – это лишь свидетельство намерений работодателя и работника. Факт использования личного авто в интересах организации должен подтверждаться документально. ФНС России в письме от 13.11.2018 № БС-3-11/8304@ обращает внимание на то, что к надлежащим документам можно отнести путевые (маршрутные) листы, авансовые отчёты с приложением чеков автозаправочной станции и другие.
Если таких документов нет, льготы по НДФЛ и страховым взносам не сработают. Такова позиция не только контролёров, но и судов. В качестве примера назовём постановление Арбитражного суда Уральского округа от 26.03.2024 № Ф09-518/24 по делу № А60-2214/2023 (определением Верховного Суда РФ от 26.07.2024 № 309-ЭС24-10997 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам Верховного Суда РФ для пересмотра). Обстоятельства дела таковы. Сотрудница компании получила компенсацию за использование личного транспорта в интересах работодателя. Эту сумму не облагали НДФЛ и страховыми взносами. Налогоплательщик–работодатель не доказал инспекторам и суду, что такое использование действительно имело место. В материалы дела было представлено всего два путевых листа, составленных формально, не позволяющих установить цели поездок по заданию работодателя. Тот факт, что сотрудница занимала должность курьера, отметили суды, не означает автоматического использования её транспортного средства в служебных целях. В применении освобождения выплат от НДФЛ и страховых взносов было отказано.
5. Должны ли все организации и ИП применять унифицированную форму путевого листа?
В настоящее время не существует унифицированной формы путевого листа. Организации и ИП, входящие в сферу регулирования Устава автомобильного транспорта, при оформлении путевых листов обязаны руководствоваться приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390. Он определяет состав сведений и порядок оформления путевого листа.
Если компания (ИП) переходят на применение электронных путевых листов (ЭПЛ), то они формируются исключительно по формату, утв. приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
6. Можно ли учесть расходы, документально подтверждённые путевым листом, в котором отсутствуют отметки о предрейсовом медосмотре водителя и о предсменном техническом контроле ТС?
Как следует из п. 12 и 13 Порядка оформления и формирования путевого листа, утв. приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, в документе проставляются:
- даты, время и результат проведения предсменного, предрейсового медицинского осмотра водителя. Данные вносятся медицинским работником, проводившим осмотр, с указанием его ФИО и наименования медицинской организации. Они заверяются собственноручной подписью либо усиленной квалифицированной электронной подписью медработника;
- дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства. Отметка проставляется должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС. Сведения должны быть заверены собственноручной подписью этого специалиста либо его УКЭП (УНЭП).
В то же время:
- обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся только в отношении лиц, выполняющих работу в качестве водителя транспортного средства (ст. 220 ТК РФ, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»);
- требование о прохождении обязательных медосмотров распространяется на индивидуальных предпринимателей, самостоятельно управляющих ТС при перевозках (п. 4 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);
- организовывать и проводить предрейсовый или предсменный контроль технического состояния автомобилей обязаны только юридические лица и ИП, осуществляющие перевозки пассажиров на основании договора перевозки (договора фрахтования) и (или) договорные перевозки грузов (коммерческие перевозки), а также перевозящие граждан и (или) материальные объекты автобусами и грузовыми автомобилями для собственных нужд (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
За нарушение этих правил организация и ИП несут ответственность как за нарушение трудового законодательства, а также за правонарушения на транспорте и в области дорожного движения. В сферу же налогового контроля ни вопросы проведения названных осмотра и контроля, ни вопросы наличия (отсутствия) в путевом листе соответствующих отметок не входят. Это объясняется тем, что НК РФ и другие НПА о налогах и сборах не устанавливают требования допуска водителей и транспортных средств к работе, а налоговые органы вправе контролировать лишь соблюдение законодательства о налогах и сборах (пп. 2 п. 1 ст. 32, п. 1 ст. 82, п. 2 ст. 87 НК РФ).
Значимыми для налогового контроля являются только те реквизиты путевого листа, которые позволяют установить наличие деловой цели поездки, обосновать понесённые расходы (цель поездки, показания одометра и т.п.).
7. Можно ли не указывать в путевом листе место следования?
Согласно приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390 путевой лист должен содержать сведения о:
- сроке действия путевого листа;
- лице, оформившем путевой лист;
- транспортном средстве;
- водителе (водителях) транспортного средства;
- виде перевозки;
- виде сообщения.
Таким образом, формально данные о месте, о цели поездки могут отсутствовать.
В то же время, если путевой лист используется в качестве первичного учётного документа, он должен отвечать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» и содержать в том числе описание факта хозяйственной жизни. Поскольку задача сводится к тому, чтобы подтвердить служебный характер поездки, указывать конкретное место следования настоятельно рекомендуется.
Расплывчатые формулировки, например, «перевозка для собственных нужд», «разъезды по городу», «поездка по заданию», «деловая поездка» слишком абстрактны, чтобы служить подтверждением деловой цели эксплуатации автомобиля (письмо Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129, определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13 по делу № А55-23291/2012, постановление ФАС ВСО от 16.07.2010 № Ф02-3456/2010 по делу № А33-10451/2009 (определением ВАС РФ от 11.10.2010 № ВАС-13567/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора данного постановления), определение ВС РФ от 07.09.2020 № 309-ЭС20-11425 по делу № А76-17771/2017, постановление АС МО от 08.04.2015 № Ф05-3450/2015 по делу № А40-108772/14, постановление АС ПО от 28.05.2019 № Ф06-47057/2019 по делу № А12-14902/2018 и др.).
Добавление соответствующего реквизита в путевой лист не противоречит приказу Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (п. 2 Состава сведений путевого листа).
8. Является ли обязательным в ближайшей перспективе переход к применению электронных путевых листов (ЭПЛ)?
В действующем законодательстве нет норм, предполагающих массовый обязательный переход к применению ЭПЛ в скором будущем. На момент подготовки нашего материала соответствующие проекты законов или иных НПА также отсутствуют.
В п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта предусмотрено, что путевой лист оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронного перевозочного документа.
В настоящее время (с 01.09.2026) применение ЭПЛ обязательно только при перевозке автомобильным транспортом пива и пивных напитков, сидра, пуаре, медовухи, спиртосодержащей непищевой продукции, подлежащих обязательной маркировке средствами идентификации (пп. 1 п. 1 ст. 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции», п. 4 постановления Правительства РФ от 28.11.2025 № 1944).
