Электронные путевые листы

В цифровом документообороте есть различные виды перевозочных актов, включая путевой лист. Порядок его оформления в электронном виде изложен в постановлении Минтранса № 931 от 21 мая 2022 года, срок действия которого – до 1 сентября 2028 года. ЭПЛ служит для учёта выплат зарплат и надбавок водителям, проверок инспекторов ГИБДД по запросу, контроля затрат на горюче-смазочные материалы, запчасти, оплату парковки, возмещения за амортизацию личного транспортного средства в служебных целях.

Электронный путевой лист позволяет снизить количество ДТП за счёт дополнительных проверок водителей, повысить прозрачность бизнес-процессов компаний для партнёров и контролирующих органов.

Порядок применения перевозочных документов электронной и бумажной формы зафиксировано в Уставе автотранспорта и городского наземного электротранспорта. Для получения, обмена между контрагентами, хранения и отправки сведений из ЭПД в госорганы создана федеральная информационная государственная система ГИС ЭПД. Кроме путевого листа вести в электронном виде можно такие перевозочные документы, как ЭТрН, заказ-наряд на выполнение работ, сопроводительная ведомость для транспортировки грузов в контейнере, заказ-заявка для транспортировки грузов и договор фрахтования или чартера.

Для отправки сведений в государственную систему необходимо подключиться к аккредитованному Минтрансом Реестру Операторов ИС ЭПД. Такском подтвердил соответствие требованиям Министерства транспорта к Операторам ЭДО и вошёл в реестр в апреле 2022 года, по итогам участия в эксперименте Минтранса по внедрению электронных перевозочных документов.

1. Вы можете оформить электронный путевой лист в специальных сервисах, например, «Такском-Транспорт» или «Такском-Файлер».
2. Для этого выберите и подключите сервис, зарегистрируйтесь в системе, разграничьте права доступа для ответственных лиц и создайте ЭПЛ для каждой поездки.
3. Обеспечьте сертификатами квалифицированной электронной подписи (КЭП) уполномоченных сотрудников, например, через аккредитованный удостоверяющий центр «Такском».
4. Храните ЭПЛ в течение пяти лет с момента окончания поездки.

В соответствии с п. 8 приложения к приказу Минтранса от 11.09.2020 № 368 (далее – приказ № 368):

1. путевые листы обязаны оформлять все юридические лица и ИП, которые используют транспортные средства;
2. дублировать электронный путевой лист бумажным не нужно.

Каждая часть (титул) ЭПЛ должна быть подписана УКЭП. Такском проверяет валидность подписи перед отправкой документа в ГИС. Каждый уполномоченный для работы с путевым листом сотрудник (например, диспетчер, механик, медицинский работник) должен иметь УКЭП.

ЭПЛ состоит из шести титулов: первые четыре обязательных титула оформляют перед началом рейса, два опциональных — после его завершения. Ответственные сотрудники подписывают титулы квалифицированной электронной подписью (КЭП).

ЭПЛ можно корректировать только до того, как подписан титул и отправлен в ГИС ЭПД. После этого вносить изменения в ЭПЛ нельзя. Порядок обмена не предусматривает возможности отзыва, аннулирования и исправления документа.

Оформление электронного путевого листа обязательно до начала рейса и по возвращению. Для одного ТС достаточно ведения одного путевого листа, даже если на нём осуществляют перевозки разные водители. Сформировать его должен владелец или арендодатель ТС. В Уставе автотранспорта указано, что заполнять электронный путевой лист должны только компании, которые занимаются транспортировкой грузов и пассажиров.

Структура размещения данных в путевом листе электронного формата утверждена Приказом Минтранса России от 28 сентября 2022 года № 390. При составлении ЭПЛ при необходимости разрешено добавлять в систему дополнительные поля.

Медосмотр водителей, согласно Постановлению Правительства РФ №866 от 30.05.2023, можно проводить в формате телемедицины с помощью медицинских приборов для автоматической передачи показателей состояния здоровья и контроля необходимых показателей. При подключении к сервису Такскома с поддержкой перевозочных документов дистанционный медосмотр производится компанией «Медикон». Подробнее о порядке медосмотра в нашем видео «ЭПЛ. Как пройти медосмотр».

Ограничиться применением достижений телемедицины в процессе медосмотра возможно не всегда. Это исключено при транспортировке грузов, которые угрожают здоровью и могут нанести вред имуществу, а также при перевозке детских групп и пассажиров на дальние маршруты до 300 км.

Приказ ФНС от 17 февраля 2023 года утверждает форматы для XML-файлов ЭПЛ. Их всего 6, из них 4 обязательных и 2 опциональных. Каждый файл подписывается заполняющим его сотрудником или медработником с помощью усиленной КЭП или УНЭП.

Состав четырёх файлов, заполняемых в обязательном порядке:

1. Данные лица, оформлявшего ЭПЛ. Срок действия путевого листа. Используемое ТС (вид, марка, модель по ПТС, госномер). ФИО водителя (водителей) автосредства. Вид перевозки и сообщения. Заполняется диспетчером или перевозчиком.
2. Итоги медосмотры перед сменой или рейсом, дата и время прохождения. ФИО водителя или водителей, а также медработника (из штата ИП или юрлица). Этот файл обмена ведет работник медучреждения, который измерял необходимые показатели в процессе медосмотра. Есть два варианта заполнения. В первом указывается, что водитель прошёл осмотр и допущен к работе, а во втором, что не прошёл и к исполнению трудовых обязанностей не допускается. Учитываются симптомы заболевания или приёма алкоголя/наркотиков. признаки заболевания или приёма алкоголя/наркотиков).
3. Данные одометра до выезда на рейс, перед приёмом ТС от сменщика, дата и время.
4. Данные одометра после возвращения, при передаче сменщику, включая дату и время.

   Состав двух опциональных файлов ЭПЛ:

5. Итоги контроля состояния ТС перед сменой или рейсом, время и дата.
6. Итоги контроля состояния ТС после смены или рейса, время и дата.

XML-файлы из состава путевого листа в электронном виде также называются титулами.

Осуществить переход на цифровой формат путевого листа можно, выполнив следующую последовательность действий:

1. Заключить договор с оператором ЭДО и подключиться к его сервису для создания и обмена ЭПД. Например, «Такском-Транспорт» или «Такском-Файлер» с тарифом поддержки перевозочных документов.
2. Сделать УКЭП для сотрудников, которые будут заполнять и подписывать документ, например, в удостоверяющем центре «Такском».
3. Добавить в сервис все автотранспортные средства с техническими характеристиками, а также информацию о водителях.

После этого можно начинать оформлять электронные путевые листы. При покупке любого сервиса в «Такском» вы получаете бесплатную консультацию и техническую поддержку 24/7.

Продукт «Такском-Файлер», помимо транспортного документооборота, включает систему электронных документов: поддержку различных актов работ и услуг, включая универсальный передаточный документ и другую документацию в формализованной и неформализованной формах.

«Такском-Транспорт» – удобный способ создания электронных перевозочных документов в двух вариантах: веб-версия и мобильное приложение.