Индивидуальный предприниматель (ИП) для осуществления своей деятельности может нанять сотрудников (бухгалтера или других) либо передать часть функций на аутсорс: сторонним ИП или юридическим лицам. Машиночитаемая доверенность (сокращенно МЧД) нужна сотруднику для подтверждения своего права представлять интересы организации или ИП. Подтверждение не требуется в том случае, если лицо, представляющее интересы организации, внесено в ЕГРЮЛ как действующее без доверенности. Индивидуальному предпринимателю для представления собственных интересов также не требуется подтверждать полномочия.
Проверить, зарегистрирован ли индивидуальный предприниматель, можно, запросив выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП на сайте ФНС России или портале Госуслуг. Порядок предоставления сведений из ЕГРЮЛ и ЕГРИП установлен приказом ФНС России от 19.12.2019 № ММВ-7-14/640@.
Обязательна ли машиночитаемая доверенность
Перечень допустимых способов подтверждения полномочий определяется Гражданским кодексом Российской Федерации. Представитель может подтвердить свои полномочия не только с помощью машиночитаемой доверенности, но и, например, простой бумажной. На практике же требования к конкретному способу подтверждения полномочий, а также формату доверенности диктуют государственные контролирующие органы, ФОИВЫ или крупные контрагенты.
Действия представителей ИП с использованием квалифицированной электронной подписи (далее КЭП) регулируются статьёй 17.3 закона «Об электронной подписи» № 63-ФЗ. В данном законодательном акте указано следующее. Если уполномоченное лицо представляет интересы ИП на основании электронной доверенности (МЧД), выданной ИП в соответствии с ГК РФ, то она должна быть подписана одним из трёх вариантов:
- КЭП ИП, выданная ФНС;
- КЭП организации или другого ИП, выданная ФНС, которому выдана доверенность с правом передоверия;
- КЭП нотариуса в случае нотариального удостоверения.
Если используется доверенность, выданная в порядке передоверия, дополнительно к ней представляется первоначальная доверенность, подписанная КЭП самого ИП или нотариуса в случае нотариального заверения.
Правила применения МЧД
Существует два основных способа. Выбор зависит не от предпочтений пользователя, а от настроек конкретного портала или информационной системы, в которой он работает. После внесения в систему МЧД она будет применяться автоматически одним из способов:
- вместе с документом будет передаваться МЧД в формате xml, а также откреплённая подпись к ней в формате sig;
- вместе с документом будет передан файл, содержащий сведения об МЧД, позволяющие контрагенту самостоятельно получить и проверить её.
Способы хранения МЧД для ИП
Доверитель размещает машиночитаемую доверенность в информационной системе. Согласно п. 3 организационно-технических требований к порядку хранения доверенностей, утверждённых постановлением Правительства РФ от 21.02.2022 № 223, он получает подтверждение данного размещения, подписанное УКЭП оператора системы, с фиксацией даты и времени его размещения.
В п. 2 вышеупомянутого постановления Правительства РФ перечислены все способы хранения МЧД. Среди них:
- единая система идентификации и аутентификации (esia.gosuslugi.ru);
- информационные системы ФОИВ или органов государственных внебюджетных фондов РФ;
- информационные системы аккредитованных удостоверяющих центров;
- информационные системы аккредитованных доверенных третьих сторон;
- информационные системы операторов электронного документооборота, требования к которым устанавливаются ФНС России.
Согласно письму Минцифры России от 02.05.2024 № П15-257362, одной из допустимых информационных систем хранения машиночитаемой доверенности является «Единое блокчейн хранилище МЧД – распределённый реестр ФНС России». Платформа обеспечивает высокую скорость работы, безопасность и исключает неправомерное изменение (подделку) данных – сотни информационных систем фиксируют все действия и источник таких изменений.
Все МЧД, зарегистрированные в сервисе «Такском – Управление Доверенностями», хранятся в распределённом реестре ФНС России.
Проверка МЧД для ИП
В рамках работы с электронным документооборотом документы не всегда подписывают первые лица организаций или ИП. Если такая обязанность возлагается на их представителей, возникает необходимость проверки статуса доверенности и соответствия содержащихся в ней полномочий подписанному документу. Полномочия в МЧД указываются в виде идентификационного кода из Классификатора полномочий Минцифры России или в свободной форме в текстовых полях.
Несоответствие полномочий представителя подписанным документам грозит их нелигитимностью. Проверять статус доверенности нужно регулярно, так как она может быть прекращена по целому перечню причин, перечисленных в ст.188 ГК РФ.
Проверка статуса в информационных системах и сервисах в данный момент автоматизирована, а вот полномочия в большинстве случаев придётся проверять руками.
Способы проверки МЧД:
- На портале единого блокчейн хранилища МЧД есть сервис, в котором по уникальному номеру можно узнать статус и период действия доверенности. Получить полные сведения и текст можно только после авторизации.
- Сервис «Такском – Управление Доверенностями» всегда показывает актуальный статус МЧД, зарегистрированных в ЦПРР (цифровой платформе распределённого реестра ФНС России).
- В системах 1С-ЭДО реализована комплексная проверка входящих электронных документов, включающая проверку статуса, а также проверку полномочий представителя.
Отмена доверенности
Соблюдение законодательного порядка отмены доверенности не менее важно, чем присвоение полномочий в процессе создания и их проверка при совместной работе с документами. В случае отзыва полномочий представитель должен соблюдать организационно-технические требования к порядку отмены доверенности, утверждённые в пункте 9 постановления Правительства РФ от 21.02.2022 № 223.
Согласно законодательству, доверитель формирует заявление об отмене доверенности в информационной системе, где она хранится. Формат и форма заявления зависит от оператора ИС, необходимо подписание УКЭП заявителя. Оператор ИС фиксирует дату и время его поступления, отправляет заявителю подтверждение с УКЭП оператора. Информация об отмене должна быть размещена в системе не позднее 12 часов с момента получения заявления.
Порядок действий при прекращении доверенности определён также в статье 189 ГК РФ. Доверитель или его правопреемник должен известить об отмене доверенное лицо, а также известных ему третьих лиц, для представительства перед которыми дана доверенность.
Какие сведения должна содержать МЧД для ИП
Согласно пункту 2 Единых требований к формам доверенностей, утверждённых приказом Минцифры России от 18.08.2021 № 857, доверенность должна содержать:
- наименование документа, дату создания, идентификатор и срок действия (при его наличии);
- сведения о доверителе для ИП: фамилия, имя, отчество (при наличии), СНИЛС, ИНН, ОГРНИП;
- сведения о представителе: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, серия и номер документа, удостоверяющего личность, СНИЛС, ИНН;
- перечень полномочий представителя ИП;
- идентификатор или идентификаторы полномочий из официального классификатора либо их текстовое описание в соответствующем текстовом поле;
- сведения об ИС, предоставляющей возможность получения информации о досрочном прекращении действия, в том числе в силу отмены доверителем;
- УКЭП доверителя;
- сведения о передоверии (при наличии).
Подробную информацию о том, как подготовить, оформить и подписать МЧД, мы подготовили для вас в статье «Что такое МЧД и как работать с ними в 2024 году».
