Четыре мифа об ЭДО

В эпоху повсеместной цифровизации бумажный документооборот постепенно становится пережитком прошлого. Многие представители бизнеса задумываются о переходе на электронный документооборот, как данности нашего времени. Вдобавок к этому их обязывает законодательство. Однако существует ряд устойчивых стереотипов об ЭДО, которые мешают принять решение. Сегодня мы развеем самые частые и вредные заблуждения об ЭДО.

Миф № 1: Электронные документы не имеют юридической значимости

Реальность: если вы подписали электронный документ квалифицированной электронной подписью, то он приравнивается к бумажному документу, подписанному собственноручно или заверенному печатью. Это правило закреплено в 63-ФЗ Об электронной подписи, ст. 6, пункты 1, 3. Также это значит, что электронные документы могут рассматриваться в суде.

Юридическую значимость также приобретают счета-фактуры, если:

• вы выставили счёт-фактуру в правильном формате (актуальные формы и форматы документов есть в сервисе ЭДО «Такском-Файлер») и через аккредитованного оператора ЭДО;
• вы подписали счёт-фактуру электронной подписью, выданной ФНС, доверенным лицом ФНС или удостоверяющим центром (УЦ), аккредитованным ФНС, например, УЦ «Такском».

Миф № 2: для налоговой проверки мне придётся распечатать все документы

Реальность: вы можете дать проверяющему доступ к электронным документам. И они, как мы уже сказали, имеют такую же юридическую значимость, как и бумажные.

Миф № 3: ЭДО – это ненадёжно и небезопасно

Очень много страхов связано с обеспечением безопасности и конфиденциальности документов. Ведь если бумажный документ хранится в сейфе у бухгалтера или директора, он всегда доступен, его никто не возьмёт без спроса и никакие хакеры ему не страшны, то что насчёт ЭДО? Давайте разбираться по пунктам.

Страх № 1. Если у меня сломается компьютер, то все документы пропадут.

Развеивая этот страх, скажем, что все документы хранятся на серверах оператора ЭДО. И если у вашего компьютера сгорит жёсткий диск, вы поймаете вирус или переустановите систему, все документы будут точно так же доступны в вашем личном кабинете. И зайти в него, используя свою электронную подпись или логин-пароль, вы сможете с любого компьютера или смартфона.

Страх № 2. Кто-нибудь удалит или перехватит мои документы или зайдёт в мой аккаунт.

Как мы уже сказали выше, зайти в личный кабинет можно только по электронной подписи или логину-паролю. Если никто не получит их от вас, то зайти в аккаунт, соответственно, не сможет.

Все документы передаются через защищенные протоколы связи – HTTPS. Вы можете увидеть рядом с адресной строкой иконку закрытого замочка. Это значит, что сайт использует протоколы HTTPS и ваше соединение защищено шифрованием. То есть, сервер и ваш компьютер обмениваются ключами шифрования при каждом взаимодействии с документами.

Страх № 3. Я случайно отправлю документы не тому контрагенту или отправлю документы с ошибкой.

Перед отправкой вы выбираете адресата документа по ИНН, названию организации или идентификатору. Если же случилось страшное и вы отправили документы не в ту компанию, есть кнопка аннулирования документа. После аннулирования документ не будет доступен получателю. Аннулировать также можно документ с ошибками. И для того, чтобы обменяться корректными экземплярами не придётся снова распечатывать и подписывать документ, заказывать доставку.

Итак, реальность: ЭДО – надёжный способ обмена документами при соблюдении правил цифровой безопасности.

Миф № 4: ЭДО – это сложно и дорого

Не секрет, что некоторым людям сложно привыкнуть к нововведениям. Им легче оформлять всё по старинке, чем разбираться с чем-то новым – пугающим, сложным, непонятным. Давайте разберёмся с пунктом: «ЭДО – это сложно».

Внедрение ЭДО не занимает много времени. Вам нужно лишь выбрать и оплатить подходящий тариф, зарегистрироваться в системе и прикрепить к аккаунту нужную электронную подпись.

Интерфейс сервиса для ЭДО «Такском-Файлер» создан максимально простым и дружелюбным к пользователю и во многом схож с сервисами электронной почты. Он будет понятен и неопытному человеку.

Теперь поговорим о мифе «ЭДО – это дорого».

Стоимость бумаги и печати одного листа сейчас стоит 6 ₽. И это без учёта обслуживания техники, зарплат персонала и отправки. Среднестатистический договор занимает около 10 страниц, не считая приложений. Компания, оформляющая 10 сделок в день, за 20 рабочих дней заключит 200 договоров. Итого: 2000 страниц или 12 000 рублей только на бумагу! Те же 200 отправок документов – без ограничений по числу и объёму вложений – в «Такском-Файлер» стоят всего 2000 ₽.

Мы не учитывали стоимость доставки, потому что она может варьироваться в разных городах (но для примера: срочная доставка документов (на момент публикации) по Москве – 500 ₽, Санкт-Петербург – 350 ₽, Казань – 460 ₽). Также мы не брали в расчёт цены на аренду помещений для хранения больших массивов документов.

Реальность: ЭДО – это просто, быстро и выгодно.

Если вы хотите оценить удобство и простоту сервисов ЭДО, предлагаем вам попробовать «Такском-Файлер» с тарифом «Входящие» – бесплатное получение неограниченного количества входящих документов.

Такском на выбор предлагает четыре сервиса электронного документооборота

1. «Такском-Файлер» – простой сервис электронного документооборота, работающий через браузер.
2. «1С-Такском» – подключаемый модуль для типовых версий «1С».
3. «Модуль обработки документов 1С» – обмен, согласование и подписание электронных документов — прямо из 1С.
4. «Станция Сканирования» – предназначена для производителей, служит для автоматизации процесса маркировки. Интегрируется в нетиповые, необновляемые версии «1С».

Все четыре решения поддерживают работу с маркированными и прослеживаемыми импортными товарами.