ЭДО с самозанятым: платёжное поручение

Юридические лица и индивидуальные предприниматели всё чаще прибегают к услугам самозанятых. В ходе работы с исполнителем — плательщиком НПД — заказчику необходим обмен в цифровом формате различными документами — договорами, актами выполненных работ и т.п. При оплате услуг самозанятого организации или ИП необходимо сформировать платёжное поручение. Как сделать это правильно — рассказываем в статье.

Работа с самозанятыми исполнителями

Сотрудничество с плательщиками НПД открывает для компаний новые возможности оптимизации затрат и повышения эффективности работы. Рассмотрим основные преимущества сотрудничества с самозанятыми:

1. Налоговая экономия. Самозанятые самостоятельно уплачивают НПД (4% при оказании услуг физлицам, 6% при работе с компаниями и ИП), освобождая заказчика от обязанностей налогового агента по НДФЛ, сдачи отчётности 6-НДФЛ и 2-НДФЛ и начисления страховых взносов.
2. Снижение административной нагрузки. В работе с самозанятым компаниям и ИП нужен минимальный пакет документов: договор ГПХ, электронный чек, счёт, акт. Нет необходимости проводить плательщика НПД через кадровое делопроизводство. Кроме того, есть свобода в определении сроков и условий сотрудничества.
3. Большой выбор исполнителей. Доступ к обширной базе специалистов (свыше 13 млн зарегистрированных самозанятых в РФ). Возможность привлекать экспертов под конкретные проекты. Оптимальное решение для сезонных нагрузок
4. Прозрачность расчётов. Автоматическая фиксация всех платежей — выставление чеков и счетов через приложение «Мой налог». Компании и ИП на УСН и ОСНО имеют право на уменьшение налогооблагаемой базы.
5. Оптимизация расходов организации. А именно: отсутствие затрат на организацию рабочих мест, оборудование и материалы, соцпакеты.

Сотрудничество с самозанятыми можно рассматривать в качестве современного подхода к оптимизации бизнес-процессов без потери качества работ и услуг.

Роль ЭДО в оптимизации документооборота

Сегодня самозанятым использование ЭДО открывает новые перспективы развития взаимодействия с остальными субъектами бизнеса. Цифровой формат работы существенно расширяет круг потенциальных заказчиков, поскольку большинство компаний сегодня предпочитают электронный документооборот как стандарт деловых коммуникаций.

В чём именно преимущества ЭДО для самозанятых?

Прежде всего плательщик НПД получает доступ к новым клиентам – крупные компании охотнее сотрудничают с теми, кто использует современные форматы документооборота. Далее, это юридическая значимость всех электронных документов (включая договоры, счета, акты, спецификации и др.) и их надёжность – электронные договоры и акты имеют такую же силу, как бумажные, а все попытки «подправить» документ или что-то изменить «задним числом» сведены на нет.

Немаловажное значение имеет и мобильность. То есть у самозанятого есть возможность подписывать документы из любой точки мира в любое время — нужен только доступ в интернет и ноутбук, планшет или смартфон. При этом адресат электронного документа получает его мгновенно в отличие от отправлений обычной почтой.

Кроме того, документооборот в цифре позволяет экономить ресурсы. Приобретение сервиса ЭДО, например, «Такском-Файлер», с подходящим тарифом выгоднее затрат на бумагу, оргтехнику и почтовые или курьерские услуги.

Помимо перечисленного, у сервисов электронного документооборота есть и дополнительные преимущества:

• автоматическое архивирование всех документов;
• мгновенный поиск нужных файлов по параметрам;
• защита от потери важных документов;
• простота копирования и пересылки.

В качестве иллюстрации приведём пример эффективного использования ЭДО самозанятым. Фрилансер может одновременно вести проекты с клиентами из разных городов, оперативно подписывая все необходимые документы через смартфон, не тратя время на визиты в офисы и почтовые отправления.

Основные документы при сотрудничестве с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми, в отличие от работников по трудовым договорам, оформляется проще. Однако есть ряд важных нюансов, которые необходимо учитывать. Рассмотрим их подробнее.

Заключение договора гражданско-правового характера. Это может быть оказание услуг или выполнение работ, подряд или авторский заказ. Он носит срочный характер – как правило, оформляют его на год.

Это основной документ, регулирующий отношения с самозанятым. В нём должны быть:

• предмет договора (конкретные услуги или работы, а не абстрактные обязанности);
• указание на статус исполнителя (ФИО, ИНН, отметка о том, что он является плательщиком НПД);
• сроки и порядок оплаты.

Важно! Формулировки договора не должны содержать признаков трудовых отношений (нельзя указывать то, что у исполнителя есть рабочее место, график работы, иерархия подчинения, пакет соцгарантий и т.п).

Подготовка актов выполненных работ или оказанных услуг. Хотя по закону акт не обязателен, он помогает компаниям и ИП фиксировать факт выполнения работ, подтверждать соответствие результата условиям договора. Акты отражаются в бухгалтерском и налоговом учёте и являются дополнительной гарантией как для исполнителя, так и для заказчика.

Обязательный документ в отношениях между заказчиком и исполнителем — чек, сформированный самозанятым через приложение «Мой налог».

При необходимости стороны могут договориться об обмене дополнительными документами. Например, счета на оплату, которые самозанятый также формирует в приложении «Мой налог», и спецификация, которая может быть необходима, если сложность работ требует детализации.

Платёжное поручение: особенности оформления

При работе с самозанятыми важно правильно оформлять платёжные документы, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов. В отличие от стандартных платежей юрлицам или ИП, оплата услуг самозанятого имеет свои особенности.

Перед тем как сформировать платёжное поручение и направить его в банк, нужно убедиться в том, что статус исполнителя не изменился. Проверить актуальность статуса самозанятого можно при помощи сервиса ФНС России (https://npd.nalog.ru/).

Как правильно заполнить платёжное поручение при оплате выполненных работ или оказанных услуг самозанятого? Рассмотрим его составление пошагово.

• Заполните реквизиты получателя. Проверьте правильность указания ФИО (без сокращений) и банковских реквизитов плательщика НПД, а именно: наименование банка, БИК, номер счёта и расчётный счёт в банке.
• Укажите статус исполнителя. В поле «Назначение платежа» необходимо указывать «Оплата услуг самозанятого (ИНН: ХХХХХХХХХХ)», добавьте пометку: «Включая налог на профессиональный доход (НПД)».
• Добавьте назначение платежа. В платёжном поручении обязательно должно содержаться указание на оплату по договору с самозанятым, его номер и дата. А также отметка об отсутствии НДС.
• Заполните дополнительные параметры. Введите следующие коды в соответствующие поля платёжного документа: вид операции (поле 18) — код 01, назначение платежа (поле 20) — код 1, очерёдность платежа (поле 21) — код 5.

Обратите внимание! Чек, сформированный самозанятым в приложении «Мой налог», — главное доказательство легальности платежа, поэтому важно после оплаты услуг самозанятого получить чек от плательщика НПД. Кстати, проверить чек можно через соответствующий сервис на сайте ФНС России.

Риски и рекомендации при оформлении платежей самозанятым

Основные риски включают:

• Признание трудовых отношений. Если выплаты носят регулярный характер без договора ГПХ, налоговая заподозрит компанию или ИП в «маскировке» трудовых отношений между исполнителем и заказчиком, и обязательно доначислит неуплаченные за этот период страховые взносы. (ст. 19.1 ТК РФ).
• Отказ в учёте расходов. При УСН или ОСНО из-за отсутствия подтверждающих документов и при отсутствии чека из приложения «Мой налог» или некорректном назначении платежа налоговики не будут учитывать расходы компании на оплату работ, выполненных плательщиком НПД. Поэтому у организации всегда должна быть возможность представления в налоговую службу подтверждающих документов: договора, акта, чека (счёта, если есть).
• Блокировка операций банком. ИФНС при подозрении на незаконное обналичивании денег предписывает банку заблокировать счета организации, которая пытается оплатить услуги исполнителю-самозанятому. Кроме того, блокировки счетов возможны и при некорректном оформлении платёжных поручений.

Чтобы избежать пристального внимания со стороны налоговых органов и блокировки банковских счетов, предлагаем несколько рекомендаций для сотрудничества с самозанятыми исполнителями.

• Всегда заключайте договор ГПХ с чётким указанием статуса исполнителя и отсутствием признаков трудовых отношений.
• Проверяйте статус исполнителя в специальном сервисе на сайте ФНС России перед оплатой.
• Правильно составляйте платёжное поручение.
• Требуйте от самозанятого чек, сформированный в приложении «Мой налог» в течение 5 дней после оплаты.

Рекомендации по использованию сервисов для автоматизации процессов и снижения рисков работы с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми требует особого подхода к документообороту и финансовым операциям. Современные сервисы электронного документооборота от компании «Такском» позволяют бизнесу безопасно и эффективно сотрудничать с самозанятыми, минимизируя налоговые риски.

Сервис «Такском-Файлер» при работе компаний и ИП с самозанятыми даёт возможность:

• юридически значимого оформления договоров ГПХ, актов и иных документов;
• мгновенной отправки и подписания документации контрагентом;
• сокращать время заполнения и обработки документов на 80%;
• интеграции с учётными системами («1С», SAP).

В заключение

Значение правильного оформления платёжных поручений в сотрудничестве с самозанятыми трудно переоценить. От того, насколько точные и полные данные внесены в платёжку, зависит, получит ли самозанятый деньги, не будут ли заблокированы счета компании или ИП в банке. Чтобы избежать неприятных ситуаций, при заполнении платёжного поручения уделяйте внимание всем полям в документе.

Сервисы ЭДО помогают в обеспечении прозрачности и эффективности всех бизнес-процессов, которые есть в компании или у ИП. Электронный документооборот можно без труда интегрировать с учётной системой, например, «1С» или SAP. Кроме того, для минимизации ошибок сервисы ЭДО содержат образцы типовых документов, а интуитивно понятный интерфейс с подсказками помогает заполнять документы правильно.