Электронный документооборот — далеко не новый стандарт взаимодействия между контрагентами. Безбумажный обмен первичными учётными документами между юридическими лицами и ИП стал стандартной деловой практикой. Этому способствует не только удобство и скорость такого способа взаимодействия, но и формирование пула его участников: когда крупные компании-лидеры переходят на ЭДО, их контрагенты также начинают использовать электронный обмен документами.
Переход на ЭДО с контрагентами приносит компаниям ощутимую экономию не только за счёт сокращения расходов на бумагу, печать и почтовые отправления, но и благодаря снижению трудозатрат на обработку документов, ошибок и решению вопроса с хранением архивов. Кроме того, операторы ЭДО создают целые экосистемы, интегрируя сервисы обмена документами с бухгалтерскими программами, системами управления предприятием (ERP) и сервисами электронной подписи. Эта интеграция минимизирует ручной ввод данных, снижает риски ошибок и обеспечивает сквозную прозрачность документооборота между партнёрами.
В статье расскажем, как направить приглашение контрагенту для электронного обмена документами с помощью сервиса «1С-ЭДО».
Зачем это нужно
Программный продукт «1С-ЭДО» обеспечивает обмен в электронной форме первичными учётными документами, а также другими юридически значимыми документами с контрагентами, использующими ЭДО, прямо из учётной системы «1С». То есть пользователю данного сервиса не нужно переключаться между программами, выгружать документы из «1С» в сервис ЭДО и обратно, чтобы отправить или получить их от своего бизнес-партнёра.
Для начала такого обмена компании необходимо направить приглашение своему контрагенту для работы с ним в ЭДО.
Приглашение в ЭДО — юридический запрос на подключение контрагента к электронному документообороту через вашего оператора ЭДО, например, компанию «Такском». Без этого невозможно обмениваться счетами-фактурами, актами, УПД и другими документами.
Как отправить приглашение
Пригласить контрагента в ЭДО из программы «1С» используя сервис «1С-ЭДО» можно несколькими способами.
Отправка приглашения из конфигурации «1С»
Для этого в программе необходимо:
- открыть раздел: «ЭДО» → и выбрать «Настройки ЭДО».
- в пункте «Профиль настроек ЭДО» нужно выбрать профиль настроек, по которому необходимо настроить обмен с контрагентом;
- в разделе «Контрагент» нужно выбрать бизнес-партнёра из справочника «Контрагенты», которому планируется отправка приглашения;
- при необходимости выбрать договор в пункте «Договор контрагента»;
- во вкладках «Исходящие» и «Входящие электронные документы» необходимо выбрать, какими документами планируется обмен с бизнес-партнёром, применяемые форматы и регламенты документооборота;
- нажать кнопку «Пригласить к обмену электронными документами»;
- заполнить обязательные поля — е-mail контрагента и ваш оператор ЭДО.
Приглашение автоматически регистрируется в системе оператора.
Важно! Обязательным условием для отправки приглашения будет наличие подписки ИТС. Без подписки ИТС функция отправки приглашений блокируется, доступен только просмотр входящих документов.
Проверить статус ИТС можно в разделе «Администрирование» → «Подписки на ИТС».
Отправка с указанием идентификатора участника ЭДО
Если известен ID контрагента, например, из его электронного письма, то отправить ему приглашение можно следуя этой инструкции:
- в окне «Отправка приглашения» выберите опцию «Я знаю идентификатор ЭДО»;
- введите 11-значный ID (формат: XXXXXXXXXXX);
- система проверит валидность ID через API оператора;
- нажмите «Отправить».
А как узнать идентификатор контрагента, если он не известен? Если бизнес-партнёр не прислал его, то посмотреть идентификатор контрагента можно в разделе «ЭДО» далее — выбрать «Учётные записи» (в данном разделе будут видны все учётные записи искомой компании) и выбрать нужную.
На вкладке «Основное» будут отображена все данные, включая идентификатор, который можно скопировать и вставить в форму приглашения.
Отправка с указанием оператора ЭДО контрагента
Пригласить бизнес-партнёра к электронному документообороту можно и с помощью указания оператора ЭДО. Этот вариант в том числе и для тех пользователей, у кого с контрагентами разные операторы электронного документооборота. В этом случае подключение к электронному обмену документами будет происходить посредством роуминга.
Роуминг позволяет разным операторам ЭДО обеспечивать «бесшовную» передачу данных между своими клиентами. Упрощённо передача электронных документов при таком варианте выглядит так: Пользователь 1 → Оператор 1 → Оператор 2 → Пользователь 2. При этом в большинстве случаев отдельная настройка роуминга не требуется — он сработает автоматически. В редких случаях необходима заявка своему оператору ЭДО на настройку роуминга с оператором контрагента.
Алгоритм отправки приглашения в этой ситуации следующий. Выберите опцию «Указать оператора ЭДО контрагента» и введите название оператора бизнес-партнёра (например, «Диадок», «Калуга-Астрал»). Система проверит подключение к роумингу и приглашение отправится через межоператорский шлюз.
Массовая отправка приглашений
В случае, когда необходимо отправить приглашение к электронному обмену документами сразу большому числу контрагентов, то это можно сделать следующим образом:
- перейдите на вкладку «Справочники» → «Контрагенты»;
- выделите при помощи зажатой клавиши Ctrl нужных контрагентов;
- нажмите «ЭДО» → «Пригласить к обмену электронными документами»;
- выберите свою учётную запись и нажмите «Далее».
Тут стоит обратить внимание на то, каким цветом выделен бизнес-партнёр в окне отправки приглашений. Если цвет: зелёный — можно направлять приглашение, жёлтый — у него несколько идентификаторов и необходимо выбрать нужный, серый — электронный документооборот уже настроен, красный — нет информации об учётной записи бизнес-партнёра (известен, например, только его оператор электронного документооборота или идентификатор).
Массовая отправка позволяет отслеживать статусы приглашений для каждого контрагента («Отправлено», «Принято», «Ошибка»). Также возможна повторная отправка для отклонённых.
В заключение
Отправка приглашения своим бизнес-партнёрам для работы в ЭДО через сервис «1С-ЭДО» — процедура достаточно простая. Программный продукт «1С-ЭДО» позволяет буквально в несколько кликов в привычном интерфейсе учётной системы «1С» направлять приглашения как одному, так и сразу множеству компаний и ИП. Однако важно убедиться, чтобы у пользователя была подписка ИТС, в противном случае отправить приглашение не получится.
При возникновении проблем при направлении приглашений, а также для решения любых других вопросов, которые связаны с работой сервиса «1С-ЭДО» обращайтесь в службу техподдержки компании «Такском» по телефону 8 495 730 73 45.
