Электронным документооборотом (ЭДО) сегодня никого не удивить. Всё больше компаний и ИП в своей работе переходят полностью на безбумажную работу. И это касается не только сдачи отчётности и обмена первичной документацией, но и подписания договора с бизнес-партнёром.
Что такое договор
Согласно законодательству, под договором понимается соглашение минимум двух лиц об установлении (изменении или прекращении) прав и обязанностей.
Подтверждением воли стороны договора заключить его – является подпись уполномоченного лица компании на его экземплярах. Это может быть, как первое лицо организации, так и другой сотрудник, у которого есть законные основания (доверенность) подписать такой договор. Бумажных экземпляров подписанного соглашения несколько, как правило, по числу договаривающихся сторон.
Каждый подписанный оригинал договора с контрагентом компания или ИП должны хранить. А при утрате его бывает крайне сложно восстановить – отношения с контрагентом могут прекратиться (например, компания ликвидирована), а копии или скана документа у вас по каким-то причинам не оказалось.
Оригинал или копию договора может запросить ИФНС, например, при проведении камеральной или выездной налоговой проверки. А вы не сможете подтвердить, на каком основании ваша компания оказывала услуги контрагенту (получала услуги от него), либо покупала у него товары (или продавала ему).
Зачем нужен договор между контрагентами
Договор между бизнес-партнёрами – это согласие о том, на каких условиях они будут друг с другом работать.
Стороны устанавливают объём работ (услуг, товаров) их стоимость, сроки исполнения, дополнительные условия и др. Договор является основанием для взаимного сотрудничества сторон.
Итак, можно ли подписать договор через ЭДО? Да. Вы можете самостоятельно составить договор в требуемом вам формате, загрузить его в сервис «Такском-Файлер», направить его своему бизнес-партнёру вместе с электронным сопроводительным письмом. Сервис позволяет загружать файлы в формате txt, doc, docx, xls, xlsx, csv, xml, pdf, rtf, htm, html, jpg, jpeg, tif, tiff, png.
Преимущества заключения договора в электронном виде
Сервис «Такском-Файлер» предназначен для работы организаций друг с другом в электронной форме. Продукт предлагает своим пользователям обмен юридически значимыми документами через ЭДО. Это позволяет организациям и ИП максимально автоматизировать все процессы при работе с любыми проектами.
Преимущества подписания договора через ЭДО неоспоримы. В их числе:
- Равноценность с бумажной документацией Сервис позволяет осуществлять электронный документооборот, юридическая сила которого равна бумажному. То есть, файлы, подписанные квалифицированной электронной подписью, например, первого лица компании равнозначны подписанным им на бумаге.
- Скорость передачи Подписать, согласовать и отправить юридически значимый электронный документ можно, в прямом смысле, за пару минут. И вы будете уверены в том, что адресат его получил.
- Электронное хранение Сервис хранит всю вашу документацию на серверах компании «Такском», что гарантирует её сохранность. Нет необходимости размещать в офисе огромный бумажный архив.
- Лёгкий поиск Поля в фильтре поиска позволяют найти документ за считанные секунды по любому реквизиту или названию.
- Загрузка извне Беспроблемная загрузка файлов, созданных в других программах. Не придётся вносить их вручную.
- Использование всех доступных форматов Это возможность для создания любого файла: текста, таблицы, иллюстрации и т.д. Всё, что вам необходимо в процессе работы доступно в функционале сервиса.
- Маршруты согласования Вы можете задать алгоритм (последовательность) согласования тех или иных документов в ЭДО с конкретными подразделениями внутри организации.
- Наличие мобильного приложения У вас есть возможность подписывать документацию своей электронной подписью, находясь вне офиса. Приложение подходит как для Android, так и для iOS.
Подключите ЭДО «Такском-Файлер» И работайте с ЭДО и МЧД в одном сервисе Оставить заявку
Как отправить договор в сервисе «Такском-Файлер»
Сервис «Такском-Файлер» предлагает вариант обмена документами в ЭДО, подписываемыми двумя сторонами.
Отправить электронный договор достаточно просто. Вы формируете договор, например, в Word. Далее в «Файлере» с помощью кнопки «Загрузить» выбираете созданный файл. После того, как документ был загружен в сервис, его можно подписать и направить контрагенту.
Вы можете отправить один договор или сформировать пакет из нескольких документов. После подписания документа вашим контрагентом, вы получаете обоюдно подписанный электронными подписями договор. При этом у вас и у вашего бизнес-партнёра сразу остаётся экземпляр в электронном виде.
Кстати, у «Файлера» есть возможность согласования исходящих и входящих электронных документов. Сделать это возможно, нажав кнопку «Согласовать» и указав в программе сотрудника или подразделение.
При необходимости электронный документ может быть аннулирован.
Специалисты компании «Такском» помогут вам подобрать подходящий тариф и проконсультируют по всем вопросам ЭДО.
