Основные принципы электронного документооборота

Электронный документооборот (ЭДО) позволяет обмениваться документами в цифровом формате, полностью заменяя свой бумажный аналог. С помощью ЭДО можно формировать, редактировать, согласовывать, регистрировать, визировать и направлять документацию контрагентам или госорганам. При этом обмен документами в цифре — это не просто удобный инструмент, а в ряде случаев и обязанность для бизнеса. Каковы принципы электронного документооборота и на что стоит обратить внимание при подключении, — рассказываем в нашей статье.

Что такое электронный документооборот

Электронный документооборот — передача юридически значимых документов по защищённым каналам связи. ЭДО автоматизирует большинство процессов в работе организации, тем самым снижает затраты и решает много других вопросов.

Например, даёт возможность отказаться от использования бумаги. Это позволяет экономить на печати документов. Нетрудно представить, что за годы работы у компании накапливается колоссальный объём бумажных документов. Со временем неизбежно встаёт вопрос о том, где всё это хранить. Помимо проблемы сохранности такого массива документов также появляется вопрос, как восстанавливать утраченные.

Все эти вопросы успешно решает внедрение системы ЭДО в работу компании. Кроме того, немаловажно, что сотрудники тратят меньше времени на рутинные задачи, а это позволяет сконцентрировать усилия на работе. Вместо печати, подписи и отправки документов обычной почтой или курьером компании обмениваются файлами через специальные платформы, подписывая их электронной подписью (ЭП).

При этом стоит обратить внимание, что не любая передача документов в электронном виде будет считаться цифровым защищённым документооборотом. Для этого необходим соответствующий программный продукт, который гарантирует контрагентам передачу документов, подписанных ЭП, которая равна собственноручной, и исключает потери.

Определение ЭДО и его роль в современном бизнесе

Документооборот в цифровом формате оптимизирует и ускоряет все процессы, связанные с составлением, визированием и пересылкой документации. То есть ЭДО является инструментом повышения эффективности работы организации или индивидуального предпринимателя. При этом сервисы ЭДО постоянно развиваются. В частности, увеличивается количество документов, которыми можно обмениваться в цифровом формате. Упрощается интерфейс сервисов ЭДО.

Сегодня без использования ЭДО невозможно, за редким исключением, сдавать декларации по НДС, расчёты по страховым взносам, годовую бухгалтерскую отчётность и т.п. Без электронного обмена нельзя работать с маркированными товарами и системой «Честный ЗНАК», участвовать в торгах. Кроме того, электронный документооборот обеспечивает максимально быстрое и прозрачное взаимодействие между контрагентами. Это гарантирует получение закрывающих документов и минимизирует риски налоговых проверок.

Почему компании переходят на электронный документооборот

Электронный документооборот имеет свою нормативную базу. Вопросы его использования регулируются несколькими федеральными законами. Перечислим основные из них:

1. Федеральный закон «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Документ закрепляет, что информация в цифровом формате, подписанная квалифицированной электронной подписью, признаётся электронным документом, равнозначным таковому на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
2. Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Устанавливает перечень данных первичных учётных документов и предусматривает их составление в цифровом формате.
3. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ. Регулирует вопросы, связанные с защитой информации, созданием и работой государственных информационных систем, обменом документацией в цифровом формате и многое другое.
4. Федеральный закон «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ. Регулирует работу электронных площадок, определяет содержание и формат заявки в электронной форме.
5. Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» от 18.07.2011 № 223-ФЗ. Устанавливает порядок конкурентной закупки в электронной форме и функционирование соответствующей электронной площадки.

Внедрение системы ЭДО, например, такой, как «Такском-Файлер», обеспечит соблюдение законодательства. Именно поэтому всё больше организаций и ИП сегодня переходят на использование обмена документами в цифре. Например, работа с маркированными и прослеживаемыми товарами, перечень которых постоянно расширяется, требует исключительно электронного документооборота. Если по тем или иным причинам компания или ИП не готовы использовать ЭДО, то они не смогут работать с такой продукцией.

Краткий обзор преимуществ ЭДО

Если кратко перечислить плюсы систем ЭДО, можно выделить следующие:

• экономия времени и средств (на почтовые и курьерские услуги, расходники для оргтехники, бумагу);
• простота хранения, передачи, согласования и восстановления документов;
• защита документации от несанкционированного доступа;
• автоматизация создания и отправки;
• сдача отчётности в госорганы и её автоматическая проверка перед отправкой;
• настройка маршрутизации входящих и исходящих документов на ответственных сотрудников и возможность отслеживать состояние документации;
• наличие интуитивно понятного интерфейса и подсказок при пошаговом создании документа.

Кроме того, при использовании системы ЭДО пользователи могут быть уверены, что все формы документов актуальны и соответствуют постоянно меняющимся нормам законодательства.

Основные принципы работы ЭДО

К основным принципам электронного документооборота относятся следующие.

Автоматизация процессов

Автоматизация бизнес-процессов необходима компаниям с разветвлённой структурой документооборота и большим количеством документов, требующих согласования.

Автоматизация процессов позволяет:

• сократить время на типовые задачи (регистрация входящих и исходящих документов, перенесение их вручную из одной программы в другую и т.д.);
• увеличить прибыль и снизить расходы путём ускорения основных бизнес-процессов;
• минимизировать количество ошибок в документах.

То есть внедрение системы ЭДО для работы с документами значительно улучшает весь процесс работы с ними от создания и отправления до получения, принятия в работу и хранения.

Единое пространство для работы

При внедрении программ электронного документооборота происходит синхронизация данных между участниками обмена документацией в цифровом формате. В крупной компании с разветвлённой сетью подразделений и филиалов очень важно своевременное и оперативное получение всей необходимой документации. Это возможно, если в организации создано единое цифровое пространство для работы, которое обеспечивает мгновенный обмен документами, их подписание, регистрацию и направление контрагентам.

Безопасность и конфиденциальность

Необходимым условием для внедрения электронного документооборота является защита передаваемых и хранящихся данных. Конфиденциальность должна быть обеспечена на каждом этапе. Такая защищённость обеспечивается благодаря использованию современных криптографических технологий, включая электронную подпись, которая обеспечивает юридическую значимость документов.

Все операции в программах ЭДО фиксируются в зашифрованном виде, а доступ к данным строго контролируется с помощью многоуровневой аутентификации и цифровых сертификатов. Это исключает возможность несанкционированного изменения, подделки или утечки информации. Кроме того, система автоматически ведёт журнал изменений, что гарантирует прозрачность и неизменность документов после подписания. Благодаря этому системы ЭДО соответствуют всем требованиям законодательства и обеспечивают безопасность данных.

Юридическая значимость

Законность электронных документов обеспечивается комплексом юридических и технологических мер. Согласно Федеральному закону «Об электронной подписи» электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (КЭП), приравнивается к бумажному аналогу с собственноручной подписью и печатью (при наличии). О видах ЭП и значимости для ЭДО расскажем в следующих разделах.

Системы ЭДО используют криптографическую защиту, гарантирующую неизменность содержимого документа после подписания, а также точную фиксацию времени подписания (метку времени). Все операции в программе проходят через аккредитованные удостоверяющие центры, которые проверяют подлинность и действительность ЭП, тем самым обеспечивая юридическую значимость каждого документа.

Дополнительную защиту обеспечивает обязательное хранение цифровой документации в хранилищах данных (как правило, на серверах оператора ЭДО) с регламентированными сроками хранения, которые соответствуют требованиям налогового и архивного законодательства.

Ключевые этапы электронного документооборота

Обмен документацией в цифре проходит через несколько ключевых этапов. Кратко это можно представить так.

Процесс начинается с создания документа с указанием реквизитов. Затем следует этап согласования, когда документ проходит внутреннее визирование с фиксацией всех правок и комментариев.

Третий этап — подписание с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП), что придаёт документу юридическую силу. После этого документ регистрируется и отправляется контрагенту через защищённые каналы связи.

Завершающим этапом можно назвать хранение документа в электронном архиве, которое обеспечивает возможность быстро найти его при необходимости.

Создание документа: от бумаги к цифре

Переход субъектов бизнеса от бумажного обмена документами к цифровому продиктован необходимостью оптимизации процессов работы компании или ИП с документами, соблюдением требования законодательства, развитием цифровых технологий.

Создание электронного документа немного меняет подходы к работе с информацией. В отличие от бумажного электронный документ формируется в цифровом формате (например, PDF, XML, DOCX и др.). Это позволяет автоматически заполнять реквизиты, добавлять нужные данные и интегрировать его в корпоративные системы.

Современные сервисы ЭДО предлагают шаблоны с автоподстановкой данных, варианты корректировки и встроенную проверку. Особую ценность представляет возможность мгновенного копирования, пересылки и совместного редактирования без риска утери оригинала — каждый этап преобразования информации фиксируется в системе цифрового обмена документами.

Отправка и получение документа через оператора ЭДО

Порядок отправки и получения документации посредством цифрового обмена через оператора ЭДО кратко можно представить так:

• Подготовка документа. Он создаётся в электронном формате (PDF, XML и др.) и подписывается КЭП отправителя.
• Отправка через оператора. Пользователь загружает документ в систему оператора ЭДО (например, «Такском»), которая автоматически проверяет корректность подписи и шифрует данные для безопасной передачи.
• Доставка контрагенту. Оператор ЭДО направляет документ получателю через защищённый канал. Если контрагент использует другого оператора, то используется роуминг (в сервисе «Такском-Файлер» он бесплатный).
• Получение и проверка. Получатель получает уведомление о новом документе. Система проверяет подлинность подписи отправителя и отсутствие изменений в файле.
• Подписание и учёт. Получатель подписывает документ своей КЭП (если требуется), после чего он автоматически регистрируется в системе.
• Архивирование. Документ сохраняется в электронном архиве оператора с возможностью быстрого поиска и контроля сроков хранения.

Порядок гарантирует безопасность, скорость и соответствие требованиям законодательства.

Хранение и архивирование: доступ к документам в любое время

Программы цифрового документооборота обеспечивают мгновенный доступ к документам в любое время из любой точки мира. Все файлы автоматически попадают в защищённое облачное хранилище оператора ЭДО, где шифруются и дублируются для предотвращения потерь.

Причём хранятся не только сами документы, но и сопутствующая информация: цепочку подписей, метки времени, историю изменений и служебные отметки. Система позволяет находить нужный документ за секунды по реквизитам или содержимому.

Технологии, лежащие в основе ЭДО

Теперь подробнее рассмотрим, что такое юридически значимый электронный документооборот и какие технологии используются в его основе. При определении понятия цифрового обмена документацией акцент делается на то, что он имеет такую же силу, как и бумажный. То есть электронная подпись руководителя компании на цифровом договоре полностью идентична его собственноручной, а сам цифровой договор равнозначен по силе бумажному документу. Для того чтобы понять, почему ЭП идентична собственноручной, разберём, какие виды подписей в цифре существуют.

Электронная подпись: виды и применение

Основной документ, регламентирующий использование ЭП, — Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Требования к форме сертификата ЭП установлены приказом ФСБ России от 27.12.2011 № 795, а постановление Правительства России от 25.06.2012 № 634 регламентирует её виды. В зависимости от степени защищённости и предоставляемых возможностей различают несколько видов электронных подписей.

Простая электронная подпись

Простая электронная подпись (ПЭП) является наименее защищённой и представляет собой логин и пароль для входа на сайт. В качестве ПЭП может использоваться цифровой код, который приходит на смартфон. Чаще всего её можно встретить в банковских приложениях, в онлайн-магазинах, соцсетях и др. Из-за низкого уровня защищённости ПЭП не применяется для ЭДО с контрагентами.

Усиленная неквалифицированная подпись

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП) выдаётся удостоверяющим центром. Для полноценного юридически значимого ЭДО между контрагентами должно быть заключено соглашение о её использовании. Она подходит для подписания локальных нормативных актов в организации, ведения кадровой документации, для заключения договоров с контрагентами.

Усиленная квалифицированная подпись

Усиленная квалифицированная подпись (КЭП) — самый защищённый вид. Это ключ, сгенерированный средствами защиты криптографической информацией, которые сертифицированы ФСБ России. Такая подпись может быть выдана только УЦ, которые прошли аккредитацию в Минцифры РФ и доказали соответствие строгим требованиям.

Криптографическая защита данных

В системах ЭДО применяется многоуровневая криптографическая защита, обеспечивающая полную конфиденциальность и юридическую значимость документов. Все данные шифруются по алгоритмам ГОСТ (например, ГОСТ Р 34.10-2012, ГОСТ Р 34.11-2012), что исключает возможность перехвата или подделки информации при передаче.

Интеграция с учётными системами

Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими и ERP-системами (1С, SAP, Oracle и др.) позволяет избегать ручного ввода данных.

API-решения дают возможность автоматически загружать в ЭДО первичные документы из учётных систем, подписывать их КЭП и отправлять контрагентам, а входящие счета-фактуры или акты — сразу отражать в базе «1С» с правильными реквизитами и проводками.

Такая интеграция исключает двойной ввод информации, сокращает количество ошибок и ускоряет закрытие периодов. Особенно это важно для сложных документов, например, для накладных ТОРГ-12.

Преимущества ЭДО для бизнеса

Преимущества использования системы электронного документооборота очевидны:

• Сокращение времени на обработку документов. Снижение времени на оформление и согласование документов. Как внутри организации, так и при взаимодействии с контрагентами. Нет необходимости ориентироваться на сроки доставки писем обычной почтой или курьерами.
• Уменьшение затрат на бумагу, печать и доставку. Предприятие и индивидуальный предприниматель смогут уменьшить расходы на покупку бумаги, расходных материалов для оргтехники, а также на хранение документов. Цифровой архив не требует отдельного помещения, документы в таком архиве невозможно потерять, они не пострадают, даже если с офисом что-то произойдёт (пожар, залив и т.п.).
• Повышение прозрачности и контроля за процессами безопасности. При работе в цифровом формате системами ЭДО обеспечивается защита информации, включая возможность отслеживания доступа и внесения в документы изменений.
• Экологические аспекты. Система электронного документооборота позволяет в значительной степени уменьшать бумажные отходы предприятия. Нет необходимости утилизировать документы, срок хранения по которым истёк.

Кроме этого, цифровой документооборот обеспечивает повышение прозрачности и контроля за всеми бизнес-процессами в организации.

Как начать использовать ЭДО

Чтобы начать работу с ЭДО, компании необходимо выполнить несколько ключевых шагов.

• Выбрать аккредитованного оператора электронного документооборота (например, «Такском») и сервис ЭДО.
• Оформить КЭП для руководителя и уполномоченных сотрудников.
• Обеспечить специалистам компании-оператора проведение технической настройки программы ЭДО, включая интеграцию с «1С» или другими учётными системами.
• Обучить сотрудников работе с новой программой.
• Протестировать электронный обмен с несколькими контрагентами.

Кстати, многие операторы предлагают бесплатный пробный период использования сервиса.

Выбор оператора ЭДО: на что обратить внимание

Оператор ЭДО должен соответствовать ряду требований законодательства. Компания, предоставляющая такие услуги, должна иметь соответствующую лицензию от ФСБ России, сертифицированное оборудование и ПО, числиться в реестре операторов ЭДО на сайте Федеральной налоговой службы.

Кроме этого, компания-оператор должна соответствовать требованиям, установленным приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. Компания «Такском» как оператор ЭДО соответствует всем указанным критериям.

Почему стоит выбрать «Такском» для работы с ЭДО

Выбирая сервисы ЭДО от компании «Такском», ваша организация или ИП получит полный цикл услуг – от получения квалифицированной электронной подписи (КЭП) до интеграции ЭДО с вашей учётной системой (1С, SAP и другие).

«Такском» – это аккредитованный оператор с собственным удостоверяющим центром, который работает в соответствии с требованиями ФНС России, Минцифры РФ и других регуляторов. Программы ЭДО от «Такском» содержат актуальные форматы документов и обеспечивают мгновенный обмен с контрагентами, в том числе в роуминге.

Пользователям «Такском» доступна круглосуточная техподдержка, которая помогает оперативно решать возникающие вопросы.