Подключение к системе электронного документооборота

• Зачем подключаться к электронному документообороту
• Как выбрать оператора ЭДО
• Аргументы против перехода на ЭДО
• Какие документы обязательно нужно передавать электронно
• Как подключить электронный документооборот
• Как прописать применение ЭДО в учётной политике организации

Сервисы ЭДО – часть стратегии цифровой трансформации, разработанной федеральными органами государственной власти. Крупные компании и промышленные холдинги уже перешли на электронный документооборот, который имеет множество преимуществ по сравнению с бумажным. Самые важные из них – соответствие законодательным требованиям и моментальный обмен документами с контрагентами. Форматы документов и порядок их заполнения и передачи утверждены в отдельных нормативных актах.

В ЭДО существуют формализованные и неформализованные документы. Формализованные сдаются в отчётные органы по разработанным стандартам, неформализованные используются для внутреннего и внешнего документооборота, заполняются в свободной форме.

Концепция развития ЭДО разработана ФНС в сотрудничестве с властными органами и представителями бизнес-сообщества в 2020 году. В ней запланировано создание форматов электронных документов, сервиса их визуализации, обеспечения юридической значимости, архивного хранения, разработан порядок работы с электронной подписью. Согласно планам правительства, к концу 2024 года 70% товарных и транспортных накладных и 95% счетов-фактур (за исключением содержащих государственную тайну) должны оформляться в электронном формате.

Зачем подключаться к электронному документообороту

Существует несколько причин для того, чтобы подключиться к ЭДО. Среди них не только обязательные требования государственных органов, но и параметры целесообразности.

1. Необходимость работы в ЭДО для соблюдения законодательства. Например, для работы с маркировкой («Честный ЗНАК»), товарами животного происхождения («Меркурий»), системой контроля за прослеживаемыми товарами, работы с электронными торговыми площадками (для участников госзакупок по 44-ФЗ). Причём форма бизнеса в данном случае неважна, подключение к ЭДО необходимо в любом случае, для ИП и ООО.
2. Работа с заказчиками и партнёрами, которые подключились к системе электронного документооборота и отказались от бумажного.
3. Быстрое закрытие сделки, подписание и обмен документами.
4. Возможность избежать штрафов от налоговой за просрочку и несвоевременную отправку.
5. Экономия на услугах курьеров и ценных почтовых отправлениях, бумажном документообороте, канцелярских принадлежностях, оргтехнике.
6. Гарантия сохранности документов в ЭДО. Даже в случае пожара в здании оператора все документы электронной формы сохранятся за счёт резервного копирования в облаке.
7. Конфиденциальность. Разграничение доступа для разных пользователей.
8. Экономия времени за счёт автоматизации – подсказки при заполнении документов, удобная структура хранения в электронном архиве для быстрого поиска, настроенная маршрутизация (передача документов для согласования). Повышается скорость заполнения.
9. Лёгкость контроля над стадией согласования и подписания. Все действия с документом в системе ЭДО сохраняются в истории.
10. Оптимизация отправки отчётности и получения обратной связи в электронной форме от госорганов, в том числе ФНС.
11. Оптимизация кадрового документооборота. Пока КЭДО не является обязательным, но, безусловно, его введение в разы ускорило бы оформление документов в отделе кадров.
12. Возможность встраивания в учётную систему 1С. Работа в привычном интерфейсе с автоматической проверкой.

Как выбрать оператора ЭДО

Комплексы услуг различных операторов ЭДО отличаются не только по стоимости, но и по составу. Проверьте, какие именно услуги из предлагаемых актуальны для вашего бизнеса.

1. Сдача отчётности в ФНС. Для этого важна сертификация учётного центра в Федеральной налоговой службе.
2. Работа с электронными перевозочными документами. В реестр Минтранса включено всего 11 операторов ЭДО.
3. Роуминг для обмена с партнёрами, подключёнными к другим операторам ЭДО.
4. Работа с маркировкой. Партнёрство оператора ЭДО с «Честным ЗНАКом».
5. Наличие бесплатного тестового периода у оператора ЭДО позволяет проверить удобство интерфейса.
6. Интеграция в учётную систему, например, 1С.
7. Наличие бесплатной круглосуточной техподдержки при покупке услуг.
8. Стоимость. Конкурентоспособность.

Такском имеет аккредитацию Минтранса, настроенный роуминг с основными операторами ЭДО, входит в реестр операторов ФНС, является партнёром «Честного знака». Модули бухгалтерской отчётности интегрируются в 1С, техподдержка для клиентов работает в режиме 24/7. Для большинства сервисов ЭДО предоставляется бесплатный тестовый период.

Аргументы против перехода на ЭДО

Некоторые ООО и ИП остаются на бумажном документообороте, до последнего сопротивляясь цифровизации. Приведём их аргументацию и попробуем привести контраргументы.

1. Дороговизна: нужно оплатить подключение к оператору ЭДО, достойный комплекс услуг не может быть дешёвым. Несомненно, в начале неизбежны небольшие расходы на выпуск электронной подписи и подключение к оператору ЭДО. Эти затраты быстро окупятся, а в дальнейшем будет существенная экономия на бумаге, оргтехнике, канцелярии, архивах, курьерах и почтовых отправках.
2. Сложность внедрения электронной формы для работы с ЭДО. На самом деле установка программ предельно простая, интерфейс интуитивный, не требует обучения сотрудников, которые привыкли работать за компьютерами. Многие программы имеют реализацию в веб-версии и мобильном приложении, а также интеграцию в привычную учётную систему (в том числе 1С).
3. У клиентов или партнёров – бумажный документооборот. Действительно, для электронного обмена документами с внешними контрагентами нужно соглашение. Но для сдачи отчётности в госорганы в любом случае удобнее подключиться к ЭДО. Кроме того, партнёры и клиенты могут появляться новые, и лучше иметь возможность предложить им на выбор любые варианты сотрудничества.
4. Сомнения в конфиденциальности. Дело в том, что у оператора ЭДО документы защищены не менее бумажных. Каждое взаимодействие с документами зафиксировано.
5. Возможность потерь документов из-за сбоев. Вероятность утраты документов при подключении к ЭДО существенно ниже, чем в бумажном архиве. Даже в случае повреждения жёсткого диска на сервере оператора документация сохранится в его резервном хранилище, а также на компьютерах отправителя и получателя.

Какие документы обязательно нужно передавать электронно

1. Некоторые виды бухгалтерской и налоговой отчётности для организаций, численность сотрудников в которых более 10 человек. Например, декларации по НДС, 6-НДФЛ, Росстат – отчёты из выборки. СФР – РСВ и отчёт по Единой форме сведений ЕФС-1.
2. Для работы с маркированными товарами. Несколько групп требуют обязательной отправки электронной отчётности в «Честный ЗНАК». Например, текстильные товары, упакованная вода, слабоалкогольная продукция, обувь, БАДы, молочная продукция, лекарства, антисептики, безалкогольные напитки, антисептики и другие. Все участники оборота алкоголя должны отчитываться в ЕГАИС. Список товаров, подлежащих обязательной маркировке, постоянно увеличивается.
3. При работе с товарами животного происхождения нужно подключиться к системе «Меркурий».
4. Работа с системой контроля за прослеживаемыми товарами (импорт детских колясок, автокресел, мониторов).
5. Закупки на электронных торговых площадках. Например, РТС-Тендер, Фабрикант, Российский аукционный дом (РАД), ТЭК-Торг, Сбербанк-АСТ, Росэлторг, ОСЭТ.

Как подключить электронный документооборот

До того, как подключиться к ЭДО, нужно провести небольшой подготовительный этап. После выбора оператора ЭДО рекомендуем определить роли сотрудников, которые будут участвовать в оформлении, редактировании и согласовании документов электронной формы, и зафиксировать установленный порядок подготовки материалов для перевода в электронный вид. Все эти сведения понадобятся выбранному оператору электронного документооборота. Затем нужно произвести следующую последовательность шагов.

1. Оформить УКЭП. Для просмотра информации в ЭДО не требуется электронная подпись, но для подписания документов она необходима. Сделать это можно в аккредитованном удостоверяющем центре выбранного оператора ЭДО, например, УЦ Такском.
2. Установить ПО для работы с ЭДО. Есть возможность работы без установки программ, через веб-версию. Некоторые сервисы реализованы в мобильном приложении, некоторые имеют интеграцию с учётными системами (в том числе «Такском-Файлер»). Установка и настройка программ не потребует много времени. Только в мобильном приложении «Такском-Файлер» реализовано подписание документов КЭП и их отправка (при поддержке смартфоном технологии NFC и при наличии КЭП, записанной на Рутокен 3.0).
3. Уведомить партнёров о возможности использования ЭДО. Можно воспользоваться сервисом «Отправить приглашение». Например, в «Такском-Файлер» эта возможность реализована во вкладке «Контрагенты». Чтобы подключить партнёра или клиента, выберите «Мои контрагенты», а в строке поиска укажите электронный идентификатор контрагента в системе ЭДО или его ИНН. Все контрагенты, которые примут приглашение, появятся в списке.

Подключите ЭДО «Такском-Файлер»

И работайте с ЭДО и МЧД в одном сервисе

Оставить заявку

Как прописать применение ЭДО в учётной политике организации

Чтобы подключить электронный документооборот, необходимо прописать его применение в учётной политике. Причём изменения фиксируются сразу в двух документах. Во-первых, руководству нужно подписать приказ о внедрении системы ЭДО. В приказе должна быть информация о сроке перехода на ЭДО и нормативных документах о порядке его работы, список сотрудников с порядком получения доступов, отсылка к инструкции по информационной безопасности. Во-вторых, разработать положение об электронном документообороте, которое включает общие положения, информацию о системе, порядок работы и регламент. В случае перевода в электронный вид первичных актов их список вносится в документацию по учётной политике.

ПБУ 1/2008 «Учётная политика организации» и Закон 402-ФЗ, ст. 21 – законодательные акты, которые устанавливают требования к документации по учётной политике.