Переход на электронный документооборот (ЭДО) — это важный шаг к повышению эффективности вашего бизнеса. Он позволяет избавиться от бумажной волокиты, ускорить процессы согласования и обмена документами, а также повысить их безопасность. Сервис «Такском-Файлер» специально разработан, чтобы сделать работу с ЭДО максимально простой.
Если организация уже подключилась к сервису ЭДО от компании «Такском», то далее необходимо пройти регистрацию — несколько несложных шагов, которые помогут быстро начать обмениваться документами с контрагентами. Что нужно для регистрации и последующей работы — рассказываем в статье.
Настройка рабочего места
Прежде чем начать работать в системе ЭДО, нужна небольшая подготовка. Пользователю потребуется:
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — цифровой аналог собственноручной подписи. У пользователя должен быть действующий сертификат КЭП, выпущенный аккредитованным удостоверяющим центром, например, УЦ «Такском». Цифровая подпись должна быть установлена на компьютере или быть на защищённом носителе (JaCarta, Рутокен).
- Криптопровайдер КриптоПро CSP — программное обеспечение, которое необходимо для работы КЭП. Оно должно быть установлено на компьютере. Если сертификат хранится на токене, также потребуются установленные драйверы для этого токена.
- Актуальная версия браузера. Это может быть Google Chrome, Mozilla Firefox, Яндекс.Браузер, Microsoft Edge или Safari. Это обеспечит корректное отображение интерфейса сервиса.
Вход в сервис «Такском-Файлер»
Для регистрации непосредственно в сервисе ЭДО нужно сделать несколько шагов:
- перейдите на страницу «Такском-Файлера» и нажмите «Вход в сервисы» (в правой верхней части страницы) или зайдите в сервис ЭДО с главной страницы сайта — кликом по кнопке «Вход в сервисы»;
- в раскрывающемся меню выберите «Файлер 2.0», опцию «Зарегистрироваться»;
- в раскрывшейся форме регистрации укажите e-mail, придумайте и введите пароль, номер телефона и нажмите кнопку «Зарегистрироваться»;
- на указанный при регистрации e-mail поступит письмо с проверочным кодом для подтверждения адреса;
- введите код из письма на странице регистрации в «Такском-Файлере» в поле «Проверочный код»;
- продолжите регистрацию одним из способов: 1) укажите ИНН и КПП организации — все необходимые данные автоматически подтянутся в левую часть формы, 2) если данные о контактном лице отличаются от юридических данных — заполните правую часть формы и нажмите «Подключиться»;
- настройте рабочее место, чтобы вручную не заполнять ИНН и КПП, — вся информация будет автоматически заполнена данными из сертификата (электронной подписи) руководителя организации;
- после настройки сертификат электронной подписи отобразится в списке.
Обратите внимание! Если вы приобретали тарифные планы по «Отчётности» непосредственно через «Онлайн-Спринтер», на главной странице личного кабинета зайдите в меню «Сервисы» и выберите «Файлер». Введите логин и пароль, который был отправлен ранее при подключении тарифного плана по «Отчётности» («Удобный»/«Комфортный»/«Солидный) и нажмите «Войти». И далее действуйте по инструкции.
Добавление в сервис новых пользователей
Электронный документооборот в компании предполагает работу определённого числа сотрудников в выбранной системе ЭДО. Чтобы они могли также работать с документами (создавать, подписывать с помощью КЭП, отправлять или получать), их нужно добавить в систему.
Для этого необходимо войти в личный кабинет «Такском-Файлер» под учётной записью, которая имеет права администратора или права на управление пользователями. Далее в меню сервиса нужно найти раздел «Сотрудники», перейти в него и нажать на кнопку «Добавить сотрудника».
В появившейся форме необходимо заполнить обязательные поля:
- email сотрудника — на этот адрес придёт приглашение;
- ФИО сотрудника — нужно полное написание для идентификации в системе.
Подтвердите внесение нового сотрудника, нажав кнопку «Добавить».
После этого добавленный сотрудник получит электронное письмо с приглашением. Ему нужно будет перейти по ссылке из письма, установить свой пароль для входа в личный кабинет «Такском-Файлер», затем он сможет приступить к работе. Теперь задачи по ЭДО можно распределять внутри команды.
Приглашение контрагентов к ЭДО
Чтобы обмениваться документами с другой организацией через сервис ЭДО «Такском-Файлер», нужно направить ей соответствующее приглашение как контрагенту. Для этого в личном кабинете сервиса пользователю необходимо:
- перейти в раздел «Контрагенты»;
- нажать кнопку «Пригласить»;
- в открывшемся окне выбрать «Тип контрагента» (юридическое лицо или индивидуальный предприниматель);
- заполнить обязательные поля: ИНН контрагента (система автоматически найдёт и подставит название организации по ИНН), email контактного лица (на этот адрес придёт приглашение) и его ФИО;
- нажать кнопку «Пригласить».
Для отправки приглашений к ЭДО нескольким контрагентам нажмите «Загрузить из файла» и выберите файл с информацией по контрагентам — следуйте инструкции (шаг 4).
Сотрудник контрагента получит приглашение по email и должен будет принять его в своём личном кабинете «Такском-Файлер». Бизнес-партнёрам, которые используют продукты других операторов ЭДО, направить приглашение можно при помощи роуминга.
Кстати, в «Такском-Файлере» услуга роуминга бесплатна.
Начало ЭДО — отправка и получение документов
После прохождения всех подготовительных этапов — получения КЭП, настройки рабочего места, добавления сотрудников в сервис ЭДО и разграничения их прав, а также приглашения контрагентов можно начинать непосредственно обмен электронными документами.
В личном кабинете «Такском-Файлер» откройте раздел «Документы». Здесь будет отображаться история документооборота. Чтобы отправить документ, найдите и нажмите кнопку «Создать» (или аналогичную, например, «Новый документ»).
В открывшейся форме создания документа:
- выберите контрагента из списка;
- загрузите файл, например, можно добавить электронную версию документа (PDF, Word, Excel, изображение и т.д.), который нужно отправить;
- подпишите документ — сервис запросит сертификат электронной подписи и пароль от токена или контейнера, где она хранится, — это придаст документу юридическую силу.
- завершите отправку, нажав кнопку «Отправить».
Документ моментально поступит в личный кабинет «Такском-Файлер» выбранного контрагента. Его сотрудники получат уведомление и смогут подписать документ своей электронной подписью со своей стороны, завершив процесс взаимодействия.
Все входящие документы от бизнес-партнёров, с которыми установлен электронный документооборот, будут автоматически появляться в разделе «Документы». Пользователю останется их просмотреть и подписать или отклонить.
Возможности интеграции: работа через API
У сервиса ЭДО «Такском-Файлер» есть возможность интеграции с различными с внутренними корпоративными системами организации. В частности это:
- учётные программы (например, «1С»);
- системы ERP (управление ресурсами предприятия);
- системы CRM (управление взаимоотношениями с клиентами) и др.
Функция автоматизации обмена API (Application Programming Interface) обеспечивает интеграцию «Такском-Файлер» с внутренними корпоративными системами организации. Через API можно потенциально автоматизировать:
- отправку документов — передавать документы из учётной системы напрямую в «Файлер» для подписания и отправки контрагентам, минуя ручную загрузку;
- получение документов — автоматически загружать входящие из «Файлера» подписанные документы (например, счета-фактуры, акты и т.п.) непосредственно в учётную систему для дальнейшей обработки;
- получение статусов — автоматически отслеживать статусы отправленных документов (отправлен, доставлен, подписан контрагентом, отклонён и т.д.) внутри системы.
- синхронизацию справочников — обмениваться данными о контрагентах или пользователях между учётной системой и сервисом электронного документооборота.
В заключение
Регистрация и начало работы в сервисе «Такском-Файлер» — это простая последовательность шагов, состоящая из пяти основных действий: от подготовки рабочего места (получения КЭП и установки КриптоПро) до первой отправки и получения документов.
Наличие API у «Файлера» даёт возможность интеграции с учётными системами («1С», ERP, CRM). Это следующий уровень автоматизации, позволяющий встраивать ЭДО в сквозные бизнес-процессы и минимизировать ручной труд при массовом обмене документами.
«Такском-Файлер» предоставляет все необходимые инструменты для старта и развития электронного документооборота. Использование различных функций сервиса (работа со счетами-фактурами, журналами, шаблонами) и возможности интеграции через API позволит раскрыть весь его потенциал.
