Решения ''Такском'' для кадрового ЭДО

Что такое электронный кадровый документооборот

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе.

С 22 ноября 2021 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), определяющие основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Нововведения закреплены в федеральном законе от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".

Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, работодатель должен разработать или приобрести программу, которая позволит хранить, передавать и обрабатывать данные о сотрудниках защищенно.

Применение КЭДО

Порядок введения КЭДО

Переходить на КЭДО не обязательно! Если вам, как работодателю, удобнее вести документы в бумажном виде, то вы можете продолжать это делать.

Если вы, как работодатель, хотите ввести в компании КЭДО:

Я – работодатель. У моего сотрудника (либо соискателя) нет электронной подписи, чтобы подписывать документы с использованием КЭДО. Что мне делать?

• оформить на сотрудника электронную подпись (УКЭП, УНЭП, простая подпись в информационной системе работодателя);
• для сотрудников на «удалёнке» или из других городов/регионов – оплатить получение сотрудником электронной подписи в коммерческом удостоверяющем центре.

Я – работодатель. Моему сотруднику нужно получить документы, связанные с работой (или их заверенные копии). Как нам действовать?

• работник направляет заявление – письменное или через программу КЭДО, используемую в компании;
• в течение трёх дней с подачи заявления работник должен получить от вас документы или их копии в бумажном виде или в электронной форме.

Моя компания не использует КЭДО. Но возникла чрезвычайная ситуация (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия и др.). Сотрудники компании не могут обменяться документами в бумажном виде. Теперь мы должны срочно переходить на КЭДО?

Нет, это не обязательно. Вы вправе временно обмениваться документами в электронной форме, а также в виде скана или фотографии документа при условии, что позже вы предоставите друг другу бумажные оригиналы.

Сколько моя компания должна хранить электронные документы?

В определении точных сроков вам поможет перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;

Я – работодатель. Кто определяет порядок моего взаимодействия с работником через КЭДО?

Вы определяете это самостоятельно. Учитывайте при этом специфику деятельности компании, организационные и технические возможности. После того, как вы определили порядок взаимодействия внутри компании, зафиксируйте это в локальном нормативном акте. Вы издаёте его в самом начале перехода на КЭДО (см. схему выше). И даже если часть сотрудников работает дистанционно, вы вправе применять к ним те же правила.

Я – работник/соискатель. У меня нет электронной подписи либо я не хочу, чтобы мои данные использовались в системе электронного документооборота. Компания, в которой я работаю/поступаю на работу, использует систему КЭДО. Могут ли мне отказать в приёме на работу или уволить?

Нет, работодатель не имеет права отказывать в приёме на работу или увольнять в указанных случаях. Кроме случая, когда работодатель участвует в региональной программе повышения мобильности трудовых ресурсов.

Я – работодатель. Какие электронные подписи нужны мне и моим сотрудникам? Мы можем использовать любой удобный вариант?

Конкретный вид ЭП зависит от того, какие документы вы должны подписать и какую программу/информационную систему используете в работе. Нормы закреплены в ст. 22.3 ТК РФ. Для вашего удобства приводим таблицу.

Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками – подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском

✔ Удобно
Без бумажной волокиты
✔ Быстро
Моментальный обмен документами
✔ Экономно
Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
✔ Универсально
Интеграция с вашей учётной системой

Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»