Решения ''Такском'' для кадрового ЭДО

713 просмотров
05.07.2022 09:30

Что такое электронный кадровый документооборот

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений (КЭДО, кадровый ЭДО) – это создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде. При этом электронные документы не дублируются на бумажном носителе.

С 22 ноября 2021 года вступили в силу изменения в Трудовом кодексе Российской Федерации (далее – ТК РФ), определяющие основные положения и порядок ведения кадрового ЭДО.

Нововведения закреплены в федеральном законе от 22.11.2021 № 377-ФЗ "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".

К КЭДО НЕ относится обмен документами по электронной почте

Чтобы перейти на кадровый электронный документооборот, работодатель должен разработать или приобрести программу, которая позволит хранить, передавать и обрабатывать данные о сотрудниках защищенно.

Применение КЭДО

Можно использовать КЭДО Нельзя использовать КЭДО
Заключение трудовых договоров Оформление трудовых книжек
Заключение договоров о материальной ответственности Оформление сведений о трудовой деятельности работников, формируемых в электронном виде
Заключение ученических договоров Оформление акта о несчастном случае на производстве
Оформление других кадровых документов Оформление приказа (распоряжения) об увольнении работника
Подтверждение прохождения работником инструктажей по охране труда (в т. ч. тех, которые лично подписываются работником).

Порядок введения КЭДО

Переходить на КЭДО не обязательно! Если вам, как работодателю, удобнее вести документы в бумажном виде, то вы можете продолжать это делать.

Если вы, как работодатель, хотите ввести в компании КЭДО:

Разработайте и издайте локальный нормативный акт о правилах перехода и использования КЭДО
Разработайте и издайте локальный нормативный акт о правилах перехода и использования КЭДО
Разработайте или приобретите информационную систему для КЭДО
Разработайте или приобретите информационную систему для КЭДО
Уведомите о введении КЭДО сотрудников и соискателей.
Уведомите о введении КЭДО сотрудников и соискателей.
Сотрудник не согласен 
переходить на КЭДО
Сотрудник не согласен...
Продолжаем вести его кадровые документы
в бумажном виде
Продолжаем вести его кадровые документы...
Сотрудник согласен на КЭДО 
(либо впервые поступает на работу 
после 31.12.2021)
Сотрудник согласен на КЭДО...
Text is not SVG - cannot display

Я – работодатель. У моего сотрудника (либо соискателя) нет электронной подписи, чтобы подписывать документы с использованием КЭДО. Что мне делать?

  • оформить на сотрудника электронную подпись (УКЭП, УНЭП, простая подпись в информационной системе работодателя);
  • для сотрудников на «удалёнке» или из других городов/регионов – оплатить получение сотрудником электронной подписи в коммерческом удостоверяющем центре.
Важно! Работодатель несёт расходы на получение работником электронной подписи (в случае её отсутствия) и её использование.

Я – работодатель. Моему сотруднику нужно получить документы, связанные с работой (или их заверенные копии). Как нам действовать?

  • работник направляет заявление – письменное или через программу КЭДО, используемую в компании;
  • в течение трёх дней с подачи заявления работник должен получить от вас документы или их копии в бумажном виде или в электронной форме.

Моя компания не использует КЭДО. Но возникла чрезвычайная ситуация (катастрофа, производственная авария, несчастный случай на производстве, пожар, наводнение, землетрясение, эпидемия и др.). Сотрудники компании не могут обменяться документами в бумажном виде. Теперь мы должны срочно переходить на КЭДО?

Нет, это не обязательно. Вы вправе временно обмениваться документами в электронной форме, а также в виде скана или фотографии документа при условии, что позже вы предоставите друг другу бумажные оригиналы.


Сколько моя компания должна хранить электронные документы?

В определении точных сроков вам поможет перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236;


Я – работодатель. Кто определяет порядок моего взаимодействия с работником через КЭДО?

Вы определяете это самостоятельно. Учитывайте при этом специфику деятельности компании, организационные и технические возможности. После того, как вы определили порядок взаимодействия внутри компании, зафиксируйте это в локальном нормативном акте. Вы издаёте его в самом начале перехода на КЭДО (см. схему выше). И даже если часть сотрудников работает дистанционно, вы вправе применять к ним те же правила.


Я – работник/соискатель. У меня нет электронной подписи либо я не хочу, чтобы мои данные использовались в системе электронного документооборота. Компания, в которой я работаю/поступаю на работу, использует систему КЭДО. Могут ли мне отказать в приёме на работу или уволить?

Нет, работодатель не имеет права отказывать в приёме на работу или увольнять в указанных случаях. Кроме случая, когда работодатель участвует в региональной программе повышения мобильности трудовых ресурсов.


Я – работодатель. Какие электронные подписи нужны мне и моим сотрудникам? Мы можем использовать любой удобный вариант?

Конкретный вид ЭП зависит от того, какие документы вы должны подписать и какую программу/информационную систему используете в работе. Нормы закреплены в ст. 22.3 ТК РФ. Для вашего удобства приводим таблицу.

Вид подписи работодателяДокумент, который можно подписать эпВид подписи работника
КЭП Договор:
  • Трудовой, приложения и соглашения к нему;
  • КЭП, НЭП
  • О материальной ответственности;
  • Ученические и на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.
  • КЭП Уведомление об изменении условий трудового договора и ознакомление с ним. КЭП, НЭП
    - Приём на работу:
  • Заявление о приёме на работу;
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП
  • Приказ о приёме на работу;
  • -
    -
  • Заявление сотрудника о предоставлении сведений о трудовой деятельности, предоставляемых работодателем;
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    Только на бумаге
  • Журналы регистрации прохождения инструктажей по охране труда.
  • Только на бумаге
    КЭП, НЭП Перевод:
  • Заявление о переводе;
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП
  • Приказ о переводе;
  • -
    -
  • Согласие на перевод.
  • КЭП, НЭП
    КЭП, НЭП Документы на отпуск:
  • Приказ о предоставлении отпуска;
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    -
  • Заявление о предоставлении отпуска;
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП
  • График отпусков + уведомление об отпуске.
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП Приказ на командировку КЭП, НЭП, ПЭП
    - Увольнение:
  • Заявление об увольнении по собственному желанию, отзыв заявления об увольнении;
  • КЭП, НЭП
    Только на бумаге
  • Приказ об увольнении.
  • Только на бумаге
    КЭП Справки:
  • ЗСТД-Р;
  • -
    -
  • Заявление на выдачу справки о доходах 2-НДФЛ;
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    -
  • Заявление на предоставление справки с места работы.
  • КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП Графики сменности КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП Локальные нормативные акты КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП, НЭП Табель учёта рабочего времени КЭП, НЭП, ПЭП
    - Заявление на предоставлении копии трудовой книжки КЭП, НЭП, ПЭП
    - Заявление на обработку персональных данных КЭП, НЭП, ПЭП
    КЭП Сведения о застрахованном лице (для начисления выплат по больничному) КЭП, НЭП, ПЭП
    Только на бумаге Акт о несчастном случае на производстве Только на бумаге
    Приказ о применении дисциплинарного взыскания и ознакомление с ним КЭП, НЭП

    Упростите работу HR-отдела, ускорьте коммуникацию кадровиков с сотрудниками – подключите сервисы кадрового ЭДО от компании Такском

    ✔ Удобно
    Без бумажной волокиты
    ✔ Быстро
    Моментальный обмен документами
    ✔ Экономно
    Снижение расходов на бумагу, печать, пересылку, хранение
    ✔ Универсально
    Интеграция с вашей учётной системой
    Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»
    Получить консультацию
    Просьба заполнить имя, чтобы консультант знал как к вам обращаться
    Заполните поле телефон, чтобы консультант вам перезвонил
    Нажимая на кнопку, я выражаю свое согласие с обработкой персональных данных ООО «Такском»
    Отправить
    Запинить
    Поделиться

    Свои замечания и предложения отправляйте на brand@taxcom.ru

    Статьи по теме

    Еще статьи

    Мы всегда готовы вам помочь

    Оставьте свой номер, если возникли вопросы. Мы перезвоним и поможем со всем разобраться

    Просьба заполнить имя, чтобы консультант знал как к вам обращаться
    Заполните поле телефон, чтобы консультант вам перезвонил