Возможность обмениваться документами в цифровом формате прямо из учётной системы «1С» — это инструмент, который позволяет значительно упрощать работу с контрагентами и автоматизировать бизнес-процессы. С этой задачей справляется сервис «1С-ЭДО» и оператор электронного документооборота. Каковы его функции и что предлагает компания «Такском», — рассказываем в статье.
Что такое оператор ЭДО и его функции
Для обеспечения работы сервиса «1С-ЭДО» необходим оператор электронного документооборота. Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет организациям и индивидуальным предпринимателям услуги по обмену электронными документами.
Доступ к системе электронного документооборота предоставляют специализированные компании, которые создают и поддерживают системы ЭДО, то есть операторы. Они должны соответствовать ряду критериев, которые определены приказом ФНС России от 08.06.2021 № ЕД-7-26/546@. В частности оператор должен иметь лицензию ФСБ России в соответствии с Федеральным законом «О лицензировании отдельных видов деятельности» от 04.05.2011 № 99-ФЗ, быть юридическим лицом, зарегистрированным на территории России, иметь аппаратные средства электронной подписи и комплексов для обработки и хранения данных и др.
А теперь определим, как выбрать оператора. Среди необходимых требований несколько моментов:
- у компании-оператора должны быть в наличии программные продукты для «1С»;
- служба техподдержки, которая готова проконсультировать вас по любому вопросу, связанному с внедрением ЭДО в «1С»;
- возможность предоставления роуминга для обмена документами с клиентами других операторов;
- компания-оператор должна соответствовать всем требованиям законодательства.
Компания «Такском» полностью соответствует статусу оператора электронного документооборота.
Какие операторы интегрированы в 1С-ЭДО
Помимо компании «Такском» в сервис «1С-ЭДО» на конец 2024 года интегрированы следующие операторы:
- АО «Калуга Астрал» (идентификатор ОЭД: 2AE);
- ООО «Линк-сервис» (идентификатор ОЭД: 2BN);
- ООО «ЭТП ГПБ» (идентификатор ОЭД: 2LB).
Информация об интеграции новых операторов с «1С-ЭДО», с которыми пользователи смогут работать прямо из программ «1С», размещается в информационных выпусках фирмы «1С».
Такском как оператор 1С-ЭДО— простое подключение и настройка
У сервиса «1С-ЭДО» с оператором «Такском» есть ряд существенных преимуществ. К ним относятся:
- Отсутствие необходимости устанавливать дополнительное ПО Вам не понадобится какое-либо стороннее программное обеспечение – инструмент встроен в типовые программы «1С».
- Снижение расходов Не придётся тратить средства на приобретение картриджей для принтеров, бумаги, на отправку документации курьерами или обычной почтой.
- Минимизация ошибок Все счёт-фактуры, акты, накладные и др. создаются в автоматическом режиме сразу в вашей программе «1С» на основе входящих документов, что полностью исключает ручной ввод и, как следствие, ошибки.
- Электронное хранение документации Вся ваша документация хранится в вашей программе «1С», что гарантирует сохранность. Это также позволяет быстро находить нужные материалы и отправлять их своим бизнес-партнёрам и, при необходимости, налоговым органам.
- Наличие роуминга У вас есть возможность оперативного и беспроблемного электронного обмена документами с вашими контрагентами в «1С», даже если у них другие операторы.
- Рассылка приглашений Ваша «1С» покажет, кто из бизнес-партнёров подключён к цифровому обмену. И вы легко можете направить приглашение о работе в ЭДО непосредственно из «1С» любому из контрагентов.
- Внутреннее согласование Вы можете разграничить права доступа при подготовке документов. Например, создать документ может сотрудник, а подписать – только руководитель.
Поддержка роуминга с другими операторами ЭДО — расширенные возможности обмена с контрагентами
Роуминг позволяет обмениваться электронными документами с контрагентами, которые используют другие операторы.
Представьте ситуацию. Вы работаете с программой «1С», подключённой к одному оператору ЭДО, а ваш бизнес-партнёр – к другому. Роуминг даёт вам возможность обмениваться документами без необходимости подключаться к другому оператору.
Настройка роуминга в случае, если ваш контрагент подключён к «1С-ЭДО», не потребуется. Информация об учётных записях «1С-ЭДО» бизнес-партнёра будет отображаться в системе в справочнике «Контрагенты». В данном случае достаточно следовать инструкции по настройке обмена электронными документами с бизнес-партнёрами.
Информация об учётных записях ЭДО контрагента может и отсутствовать в сервисе. В любом случае пользователь, подключённый к «Такском», может настроить обмен данными со следующими операторами:
| ID | Оператор |
|---|---|
| 2AE | АО «Калуга-Астрал» |
| 2BE | ООО «Компания «Тензор» |
| 2BM | АО «ПФ «СКБ Контур» |
| 2PS | ООО «ПС СТ» («ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии») (OFD.ru) |
| 2JD | АО «НИИАС» |
| 2AH | ОАО «ИнфоТеКС Интернет Траст» |
| 2AD | ООО «Русь – Телеком» |
| 2LB | ООО «ЭТП ГПБ» |
| 2VO | ООО «Эвотор ОФД» |
| 2LT | ООО «Оператор-ЦРПТ» |
| 2HU | АО «НУЦ» («Национальный удостоверяющий центр») |
| 2BK | ООО «КОРУС Консалтинг СНГ» |
| 2BA | АО «НТЦ СТЭК» |
| 2HX | ООО «Криптэкс» |
| 2AK | ЗАО «ТаксНет» |
| 2LD | ООО «Э-КОМ» («ЭЛЕКТРОННЫЕ КОММУНИКАЦИИ») |
| 2LJ | ООО «Финтендер - крипто» |
| 2LH | ООО «ФораПром» (LERADATA) |
| 2CI | ООО «Электронный экспресс» (Гарант) |
| 2LG | ООО «Бифит ЭДО» |
| 2BV | ООО «МО ПНИЭИ-КрасКрипт» |
| 2JM | ООО «Сислинк» |
| 2IJ | ООО «Эдисофт» |
| 2CA | ООО «Мостинфо-Екатеринбург» |
| 2JF | ООО «НТСсофт» |
| 2GP | ООО «КДС» |
| 2MC | ООО «АТИ-Доки» |
| 2BN | ООО «Линк-Сервис» |
Подключение ЭДО с контрагентами в сервисе «1С-ЭДО» возможно в двух вариантах: отправить или принять приглашение от бизнес-партнёра.
- Ваш партнёр пригласил вас работать в ЭДО
Чтобы начать работать с ним в электронном формате, его приглашение необходимо принять. Для этого в программе «1С» зайдите в меню «Операции», далее откройте «Справочники» и выберите «Контрагенты».
Если по каким-то причинам бизнес-партнёр не высветился в справочнике, то нажмите кнопку «Создать» и введите данные контрагента. Далее нажмите кнопку «Отправить и получить ЭД». Затем необходимо открыть справочник «Настройки ЭДО».
В открывшемся окне вы увидите контрагента, направившего вам приглашение, а в столбце «Статус подключения» будет надпись: «Требуется согласие». Откройте данное сообщение и выберите опцию «Принять приглашение». Если вы по каким-либо причинам намерены отказать, то в меню «Ещё» выберите опцию «Отклонить приглашение».
После того как вы приняли приглашение, вашему бизнес-партнёру придёт соответствующее уведомление. Подключение завершено.
- Вы направляете приглашение контрагенту
Программа «1С» позволяет пригласить партнёра прямо из аккаунта в «1С». Зайдите в раздел «Администрирование» и выберите «Обмен электронными документами». Далее в опции «Обмен с контрагентами» нужно выбрать «Настройки ЭДО». В появившемся окне нажмите кнопку «Создать».
В открывшемся поле заполните данные о новой настройке. Для этого в пункте «Профиль настроек ЭДО» нужно выбрать профиль, по которому будет настроен обмен. В пункте «Контрагент» добавьте из справочника своего бизнес-партнёра, которому вы намерены отправить приглашение. А в пункте «Договор контрагента» введите соответствующие данные.
Затем во вкладках «Входящие ЭД» и «Исходящие ЭД» укажите, какие форматы и виды документов будут в вашем документообороте. После этого нажмите кнопку «Отправить приглашение» (не забудьте указать адрес электронной почты получателя в соответствующем поле). В ряде случае необходимо указать идентификатор участника ЭДО, присвоенный ему оператором, и заполнить текст приглашения. После этого нажмите кнопку «Отправить».
Как только ваш контрагент примет ваше приглашение, в «1С» его состояние определится как «Присоединён». Настройка цифрового обмена с бизнес-партнёром завершена!
Какой оператор ЭДО используется в вашей «1С»
Чтобы уточнить, какой оператор ЭДО используется в вашей программе «1С», нужно зайти в справочник «Организации», выбрать необходимую вам компанию (если их несколько) и перейти на вкладку «ЭДО — учётные записи». В списке учётных записей будет указан оператор ЭДО, к которому подключена искомая компания. Если в списке отсутствуют записи, то это означает, что компания не подключена к электронному документообороту.
Преимущества использования «1С-ЭДО» от оператора «Такском» — автоматизация и безопасность документооборота
Преимущества использования услуг оператора ЭДО «Такском»:
- Юридическая значимость документов. Все документы, переданные посредством оператора ЭДО, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные.
- Безопасность передачи информации. Оператор ЭДО обеспечивает конфиденциальность и передачу данных по защищённым каналам связи.
- Ускорение бизнес-процессов. Обмен документами в электронном виде прямо из учётной системы «1С» оптимизирует и автоматизирует работу, а также позволяет сэкономить время и деньги.
- Сокращение расходов. Отказ от бумажной документации позволяет снизить траты на печать, хранение и доставку документов.
- Соблюдение законодательства. Оператор ЭДО обеспечивает соблюдение всех необходимых законодательных норм и правил при обмене электронными документами.
Услуги оператора ЭДО «Такском» включают в себя такие возможности, как:
- подписание документов квалифицированной электронной подписью;
- хранение всей документации в безопасном архиве;
- интеграция с разными учётными системами, в частности с «1С»;
- техническая поддержка.
Компания «Такском» является официальным партнёром фирмы «1С». Как оператор ЭДО, «Такском» позволяет поддерживать электронный обмен документацией прямо из вашей учётной системы с любыми контрагентами.
