Современные системы электронного документооборота (ЭДО) стали неотъемлемой частью цифровой трансформации субъектов бизнеса. Они решают широкий спектр задач, направленных на оптимизацию бизнес-процессов и повышение эффективности работы с документами. Какие основные задачи выполняют системы ЭДО и какую роль они играют в развитии бизнеса — подробно в нашей статье.
Основные цели ЭДО
Общими для всех систем электронного документооборота можно назвать следующие цели.
Во-первых, одной из важнейших целей, которая достигается с помощью систем ЭДО, является повышение управляемости и контроля процессов в компании. Для этого в сервисах электронного документооборота существуют инструменты, которые позволяют проводить анализ проблем в текущих процессах и формирования аналитической отчётности.
Во-вторых, улучшение качества работы. ЭДО устраняет рутинные операции, автоматизируя создание, согласование и подписание документов, отправку их контрагентам. Также системы ЭДО обеспечивают контроль исполнительской дисциплины. А маршрутизация документопотоков помогает распределять и направлять как внешние, так и внутренние документы тем сотрудниками, которым они предназначаются.
В-третьих, автоматизация всех или большинства процессов внутри предприятия. Организация централизованного документооборота позволяет сокращать сроки подготовки документов, оптимизировать затраты на почтовую пересылку корреспонденции, хранение, расходники и курьерскую доставку. Автоматизированный процесс позволяет избежать ошибок при ручном вводе данных и значительно ускоряет работу в целом.
Задачи системы электронного документооборота
Говоря о ключевых задачах электронного документооборота, прежде всего стоит упомянуть систематизацию, стандартизацию и безопасное хранение документов. Системы ЭДО прекрасно справляются с решением указанных задач. Результат — преобразование хаотичных потоков документов в упорядоченную цифровую среду.
- Систематизированное хранение документов. ЭДО создаёт единое защищённое
пространство для всех видов файлов, обеспечивая:
- иерархичную структуру хранения с тематическими папками и подпапками;
- единый реестр входящих и исходящих документов с метаданными;
- автоматическую индексацию по различным параметрам (дата, тип, автор, статус и др.);
- версионность с историей изменений каждого документа.
Пример хранения договоров в структуре сервиса: /Контрагенты/[Название компании]/Договоры/2025/
- Подготовка документации по шаблонам. Системы электронного документооборота
предлагают инструменты для стандартизации:
- библиотеку шаблонов (например, приказы, договоры, акты и т.п.);
- автозаполнение реквизитов (таких как дата, номер, подразделение);
- проверку заполнения обязательных полей документа перед отправкой;
- подсказки при оформлении документов.
Как преимущество — сокращение времени создания документов до 70% и соблюдение принятых в компании правил и стиля.
- Интеллектуальная классификация и хранение. При реализации данной задачи
системы электронного документооборота организуют документы, а именно:
- распределяют по категориям (финансовые, кадровые, технические, правовые);
- назначают сроки хранения (1 год, 5 лет, 75 лет);
- автоматически распределяют права доступа (например, для HR и др.);
- гарантируют контроль целостности с криптографической защитой.
При этом большинство сервисов ЭДО обеспечивают интеграцию документов с номенклатурой дел в организации.
Стоит обратить внимание на то, что за счёт автоматизации документооборота снижаются до нуля потери документов, их хранение соответствует требованиям архивного законодательства, а поиск любого документа занимает не более 15 секунд.
Пользователи систем ЭДО отмечают, что после внедрения электронного документооборота время поиска договора по тому или иному контрагенту сократилось с 40 минут до 30 секунд и значительно уменьшилась площадь архивных помещений.
Преимущества внедрения ЭДО
Переход на электронный документооборот кардинально преобразует работу компании, предлагая комплексные решения для современных бизнес-задач. Рассмотрим ключевые преимущества, которые получают организации после внедрения ЭДО.
Первое преимущество, которое становится очевидным сразу после начала использования безбумажного обмена, — увеличение эффективности взаимодействия. ЭДО создаёт единую цифровую среду для всех участников бизнес-процессов:
- мгновенный обмен документами между отделами и филиалами организации;
- прозрачность процессов с отслеживанием статуса каждого документа;
- автоматические уведомления о необходимости согласования или подписания;
- интеграция с CRM и ERP для сквозной работы с клиентами и контрагентами.
Далее стоит отметить снижение ошибок и времени обработки. В частности минимизируется человеческий фактор за счёт:
- использования шаблонов, которое исключает ошибки в реквизитах;
- встроенного контроля обязательных полей и форматов;
- автоматической регистрации входящих и исходящих;
- исключения потерь благодаря централизованному хранилищу.
К преимуществам относится и повышение мобильности компании. Так, ЭДО обеспечивает гибкость и непрерывность бизнес-процессов в компании, а это:
- доступ к документам 24/7 с любого ПК, планшета и даже смартфона;
- возможность удалённой работы без потери эффективности;
- наличие мобильного приложения;
- офлайн-режим с последующей синхронизацией.
К дополнительным преимуществам можно отнести и то, что системы электронного документооборота, как например, «Такском-Файлер», соответствуют всем требованиям к документации, предъявляемым со стороны регуляторов, в частности ФНС России, Росархива, СФР и др., а также возможность масштабирования при росте и развитии бизнеса.
В заключение
Системы электронного документооборота трансформируют традиционные подходы к работе с документами, становясь одним из основных инструментов автоматизации. ЭДО в управлении документацией имеет значение. Важный аспект в этом смысле — системы ЭДО обеспечивают интеллектуальный контроль доступа и аналитику документопотоков.
Немаловажное значение играет и функция создания единого защищённого хранилища данных. Системы ЭДО решают проблемы разрозненности информации.
Роль сервисов электронного документооборота в повышении прозрачности бизнес-процессов сложно переоценить — чем более открыто и понятно взаимодействие контрагентов с позиции контролирующих органов, тем меньше проверок с их стороны. В этом направлении задачи систем электронного обмена решаются, например, путём обеспечения визуализации маршрутов согласования и мгновенного доступа для аудита для проверяющих органов (в том числе при налоговом мониторинге).
Системы ЭДО позволяют обмениваться юридически значимой документацией, дают возможность полностью отказаться от бумажных носителей и расходных материалов, сэкономить на печати, доставке и хранении. Действительность документов обеспечивается использованием электронной подписи (ЭП) согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Кстати, ряд программных продуктов и систем ЭДО позволяет нескольким сотрудникам одновременно работать над одним и тем же файлом в режиме реального времени.
